Organiser un concert de musique du monde, étape par étape
Un concert de musique du monde se prépare d’abord sur le papier : programme, artistes, lieu et contraintes techniques doivent être confirmés avant d’ouvrir la billetterie. Commencez par demander la fiche technique de chaque musicien, puis vérifiez les autorisations et réservez la sonorisation adaptée. Ensuite, structurez les inscriptions, le catering, les bénévoles et les informations pratiques pour les visiteurs. La dernière semaine sert surtout à tester, rassembler et répartir le matériel.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Finaliser le programme et les artistes
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et la date
- 3
Engager des musiciens
2 personnes
- 4
Demander la fiche technique
- 5
Vérifier les autorisations
- 6
Faire les réservations techniques
- 7
Réserver le catering
- 8
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Ouvrir la billetterie
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Vérifier les données de l’artiste
- 14
Élaborer le déroulé
2 personnes
- 15
Répartir le personnel
2 personnes
- 16
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
- 17
Envoyer les informations aux visiteurs
- 18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Rassembler le matériel
3 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Tester la technique
3 personnes
- 24
Monter la scène et le fond de scène
5 personnes
- 25
Raccorder la sonorisation
3 personnes
- 26
Installer l'éclairage
3 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Installer la décoration
3 personnes
- 29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 30
Préparer les boissons
2 personnes
- 31
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
- 32
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 33
Aménager l'entrée et le guichet
2 personnes
- 34
Préparer les brochures du programme
2 personnes
- 35
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 36
Faire la balance avec tous les groupes
5 personnes
Événement
- 37
Ouvrir les portes
4 personnes
- 38
Vérifier les billets
3 personnes
- 39
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 41
Accompagner les artistes
2 personnes
- 42
Faire le discours d’ouverture
- 43
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 45
Servir les boissons
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
- 48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 49
Annoncer le programme de la pause
- 50
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
- 51
Animer les questions du public
2 personnes
- 52
Accompagner le concert final
4 personnes
- 53
Annoncer le départ
- 54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
- 55
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
- 56
Vérifier l’espace public
2 personnes
Suivi
- 57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 58
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Ranger le mobilier
4 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Démonter la technique
4 personnes
- 63
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
- 64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 65
Ranger le stock restant
2 personnes
- 66
Enregistrer les objets trouvés
- 67
Répondre aux messages des visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 8
- Escalier de podium
- Chaisesqté 180
- Tables hautesqté 12
- Tables de buffetqté 6
- Tables des artistesqté 4
- Portantsqté 4
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Moniteurs de scèneqté 4
- Microphonesqté 10
- Pieds de microqté 10
- Plateauxqté 8
- Boîtiers DIqté 6
- Câbles d'instrumentsqté 20
- Câbles XLRqté 20
- Multiprisesqté 12
- Rallongesqté 12
- Passe-câblesqté 12
- Piles de rechangeqté 24
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes d'extérieurqté 4
- Multiprisesqté 8
Décoration
- Fond de scène
- Cartes du mondeqté 4
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Tissus décoratifsqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Nappesqté 12
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 220
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 220
- Couvertsqté 220
- Plateaux de serviceqté 24
- Pinces de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 4
Cuisine
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pinces de cuisineqté 6
- Papier aluminiumqté 4
- Boîtes de conservationqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 3
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 24
- Balais et pelleqté 4
- Gantsqté 12
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Finalisez le programme et les artistes avant de communiquer une date définitive. Demandez la fiche technique de chaque groupe dès la réservation : elle détermine la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les retours et les câbles nécessaires.
- Réservez le lieu, la date et les prestations techniques dans cet ordre, puis vérifiez les autorisations avant l’ouverture de la billetterie. Prévoyez un délai d’au moins 4 semaines pour corriger un problème administratif ou technique.
- Construisez le déroulé avec des horaires précis pour l’arrivée des artistes, le montage de la scène, les balances, l’ouverture des portes et les changements de plateau. Réservez au minimum 90 minutes avant l’accueil du public pour les tests de son et de lumière.
- Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fur et à mesure, plutôt que quelques jours avant le concert. Transmettez ensuite aux artistes, aux bénévoles et aux visiteurs les horaires, l’itinéraire et les informations de stationnement dans un même message.
- La veille, rassemblez les éléments de podium, les chaises, les tables, les passe-câbles, les rallonges et les piles de rechange au même endroit. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée de l’équipe afin de ne pas mobiliser les bénévoles pendant le montage.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de musique du monde ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, réserver le lieu et la technique, vérifier les autorisations, ouvrir la billetterie et organiser l’accueil.
- Quand faut-il demander la fiche technique des musiciens ?
- Demandez-la au moment de l’engagement, au moins 6 semaines avant le concert. Faites valider la liste du matériel par le prestataire technique avant de réserver la sonorisation.
- Combien de temps prévoir pour les balances et les tests techniques ?
- Bloquez au minimum 90 minutes avant l’ouverture des portes, davantage si plusieurs groupes se succèdent. Ce créneau couvre le montage, le raccordement de la sonorisation, les balances et le test des éclairages LED.
- Quand envoyer les informations pratiques aux visiteurs ?
- Envoyez un premier message dès l’inscription, puis un rappel 3 à 5 jours avant le concert. Indiquez l’horaire, l’itinéraire, le stationnement et les éventuelles consignes d’accueil.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !