Zo organiseer je een wereldmuziekconcert

Begin met het programma en de artiesten, niet met de aankleding. Leg daarna de datum en locatie vast en controleer direct vergunningen, verzekering en stroomvoorziening. Bij een wereldmuziekconcert vraagt vooral de techniek extra aandacht: verschillende instrumenten, microfoons en DI-boxen moeten vooraf worden afgestemd. Werk vervolgens toe naar publiekswerving, catering, vrijwilligers en een draaiboek waarin opbouw, soundcheck en optredens per tijdstip staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
2 personen
3
Optredens inplannen
2 personen
4
Locatie reserveren
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Technische wensen verzamelen
2 personen
8
Techniekleverancier vastleggen
9
Cateringafspraken maken
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Online aankondiging plaatsen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Artiesteninformatie versturen
16
Draaiboek afdrukken
17
Plattegrond maken
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Consumptievoorraad bestellen
2 personen
20
Cateringvoorraad bestellen
2 personen
21
Technische planning maken
2 personen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Nooduitgangen controleren
2 personen
24
Energiepunten controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
28
Decoratie sorteren
2 personen
29
Materialen naar locatie brengen
4 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Podium opbouwen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
34
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Stoelen opstellen
3 personen
37
Bar inrichten
3 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
39
Servies klaarzetten
2 personen
40
Programma ophangen
2 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
4 personen
45
Dieetgerechten apart zetten
2 personen
46
Garderobe inrichten
2 personen
47
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
48
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
49
Lichtcheck uitvoeren
3 personen

Event

50
Artiesten ontvangen
2 personen
51
Bezoekers ontvangen
4 personen
52
Garderobe bemannen
2 personen
53
Entree registreren
2 personen
54
Welkomstinformatie uitdelen
2 personen
55
Openingswoord verzorgen
56
Artiesten begeleiden
2 personen
57
Optredens aankondigen
58
Podiumwissels begeleiden
3 personen
59
Geluidsmix bedienen
2 personen
60
Licht bedienen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Dranken serveren
3 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Koffie en thee verzorgen
2 personen
65
Buffet aanvullen
2 personen
66
Afvalbakken legen
2 personen
67
Toiletten controleren
2 personen
68
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
69
Laatste optreden afronden
3 personen
70
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

71
Kassa afsluiten
2 personen
72
Artiesten uitzwaaien
2 personen
73
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
74
Bar en buffet leeghalen
3 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Afval verzamelen
3 personen
77
Locatie schoonmaken
4 personen
78
Decoratie verwijderen
3 personen
79
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
80
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
81
Podium afbouwen
4 personen
82
Meubilair terugzetten
3 personen
83
Materialen terugbrengen
4 personen
84
Geleende spullen retourneren
2 personen
85
Gevonden voorwerpen verzamelen
86
Restvoorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Podiumrok
Stoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Bartoog
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 2

Servies

Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Karaffenaantal 12

Apparatuur

Mengtいafel
Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 10
DI-boxenaantal 6
XLR-kabelsaantal 16
Jackkabelsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Laptop
Betaalterminalaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 12
Priklichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Wereldmuziekbanierenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Folieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische voorbereiding uiterlijk 4 weken vooraf. Vraag per artiest welke instrumenten, aansluitingen en monitoren nodig zijn en maak daarvan één technische planning voor de leverancier.
Reserveer de locatie pas definitief nadat je capaciteit, nooduitgangen en energiepunten hebt gecontroleerd. Plan de opbouw en soundcheck met ruime marges; reken voor meerdere acts minstens 2 uur technische voorbereiding.
Verzamel dieetwensen en artiesteninformatie zodra de aanmeldingen binnenkomen, bij voorkeur uiterlijk 7 dagen voor het concert. Zo kun je catering en kleedkamers voorbereiden zonder op de dag zelf achter ontbrekende gegevens aan te lopen.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdvak toe, in plaats van alleen een algemene oproep te doen. Zorg minimaal voor aanspreekpunten bij ontvangst, garderobe, catering, artiestenbegeleiding en zaalbeheer.
Druk het draaiboek en de plattegrond uiterlijk 1 dag vooraf af en deel ze met techniek, catering en vrijwilligers. Zet daarin ook de volgorde van optredens, contactpersonen, nooduitgangen en het moment waarop consumptie- en cateringvoorraad klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wereldmuziekconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, artiesten en locatie. Regel vergunningen, verzekering en techniek uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert, omdat wijzigingen daarna lastig op te vangen zijn.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de soundcheck van een wereldmuziekconcert?: Plan voor meerdere artiesten minstens 2 uur soundcheck en technische opbouw. Reserveer extra tijd als instrumenten wisselen of als er draadloze microfoons, DI-boxen en meerdere podiummonitoren nodig zijn.
Wanneer stuur je artiesteninformatie en het draaiboek?: Stuur praktische artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, met aankomsttijd, optredenstijd, contactpersoon en technische afspraken. Druk het definitieve draaiboek de dag voor het concert af, nadat de planning en plattegrond zijn gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wereldmuziekconcert?: Voor een klein tot middelgroot concert heb je doorgaans minstens 5 aanspreekpunten nodig: ontvangst, garderobe, catering, artiestenbegeleiding en zaalbeheer. Plan daarnaast een reservekracht per dienst, zodat pauzes en uitval niet direct problemen geven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.