Cómo organizar un concierto de música del mundo

Organizar un concierto de música del mundo requiere coordinar artistas, permisos, sonido, catering y atención al público en un orden claro. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después confirma las necesidades técnicas y los acuerdos con proveedores. La última semana se dedica a cerrar horarios, señalización, voluntarios y suministros. Este plan te ayuda a llegar al día del concierto con la información de artistas, el plano y el trabajo técnico ya preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar a los artistas
2 personas
3
Planificar las actuaciones
2 personas
4
Reservar el lugar
2 personas
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
8
Confirmar el proveedor técnico
9
Concertar acuerdos de catering
2 personas
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar el anuncio en línea
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Enviar la información de los artistas
16
Imprimir el plan de trabajo
17
Hacer el plano
18
Diseñar la señalización
19
Pedir el suministro de consumos
2 personas
20
Encargar suministros de catering
2 personas
21
Elaborar la planificación técnica
2 personas
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
24
Comprobar los puntos de energía
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
28
Clasificar la decoración
2 personas
29
Llevar materiales al lugar
4 personas
30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Montar el escenario
4 personas
32
Montar el sistema de sonido
4 personas
33
Montar la instalación de iluminación
3 personas
34
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Colocar las sillas
3 personas
37
Montar la barra
3 personas
38
Montar el buffet de catering
3 personas
39
Preparar la vajilla
2 personas
40
Colgar el programa
2 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Colocar la señalización
2 personas
43
Montar el camerino de los artistas
2 personas
44
Preparar aperitivos
4 personas
45
Separar los platos para dietas especiales
2 personas
46
Montar el guardarropa
2 personas
47
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
48
Realizar la prueba de sonido
4 personas
49
Realizar la comprobación de luces
3 personas

Evento

50
Recibir a los artistas
2 personas
51
Recibir a los visitantes
4 personas
52
Atender el guardarropa
2 personas
53
Registrar la entrada
2 personas
54
Repartir información de bienvenida
2 personas
55
Dar el discurso de apertura
56
Acompañar a los artistas
2 personas
57
Anunciar las actuaciones
58
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
59
Operar la mezcla de sonido
2 personas
60
Controlar la iluminación
61
Servir aperitivos
3 personas
62
Servir las bebidas
3 personas
63
Rellenar las bebidas
2 personas
64
Encargarse del café y el té
2 personas
65
Reponer el bufé
2 personas
66
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
67
Comprobar los baños
2 personas
68
Responder preguntas del público
2 personas
69
Cerrar la última actuación
3 personas
70
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

71
Cerrar la caja
2 personas
72
Despedir a los artistas
2 personas
73
Guardar los restos refrigerados
2 personas
74
Vaciar la barra y el buffet
3 personas
75
Lavar la vajilla
3 personas
76
Recoger la basura
3 personas
77
Limpiar el lugar
4 personas
78
Retirar la decoración
3 personas
79
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
80
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
81
Desmontar el escenario
4 personas
82
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
83
Devolver los materiales
4 personas
84
Devolver los objetos prestados
2 personas
85
Recoger objetos perdidos
86
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 12
Bar
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Sillas del vestuariocant. 8
Mesas de vestuariocant. 2

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20
Jarrascant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 6
Soportes de micrófonocant. 10
Cajas DIcant. 6
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 10
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Portátil
Terminal de pagocant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 12
Guirnaldas de luces con pinzascant. 6

Decoración

Banderas de música del mundocant. 8
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Portamenúscant. 12
Carteles direccionalescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los artistas antes de anunciar el concierto. Pide a cada grupo sus horarios de llegada, necesidades técnicas y requisitos de vestuario con al menos 4 semanas de antelación.
Comprueba permisos, seguro y salidas de emergencia antes de firmar todos los acuerdos operativos. Reserva entre 2 y 3 horas para revisar el espacio, los puntos de energía y el recorrido del público.
Convierte las necesidades técnicas de cada actuación en un único plan para el proveedor de sonido. Incluye mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI y cableado, y deja al menos 90 minutos para la prueba de sonido.
Calcula el catering por separado para artistas, voluntarios y público. Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y confirma los pedidos de comida y consumibles como mínimo 7 días antes.
Asigna a cada voluntario una función y un horario concreto, e imprime el plan de trabajo el día anterior. Coloca la señalización, el plano, el guardarropa y las zonas de bar antes de abrir las puertas, no durante la primera actuación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música del mundo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y confirma a los artistas; deja las comprobaciones técnicas, los pedidos y la asignación de voluntarios cerrados durante la última semana.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba al menos 90 minutos antes de la apertura y deja tiempo entre actuaciones para cambiar micrófonos, instrumentos y conexiones. Envía al proveedor técnico la información de cada artista como mínimo 7 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto pequeño?: Calcula al menos 1 voluntario para coordinación, 2 para entradas o inscripciones, 1 para artistas y 1 para apoyo técnico y público: 5 personas como base. Añade personal si el bar, el catering o el guardarropa funcionan simultáneamente.
¿Cuándo hay que pedir el catering y las bebidas?: Confirma el catering y los suministros entre 7 y 10 días antes del concierto. Cierra primero el número de asistentes y las dietas; revisa las cantidades y la entrega de vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y jarras 48 horas antes.

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