Weltmusikkonzert organisieren: von der Idee bis zum Konzertabend

Bei einem Weltmusikkonzert greifen Programm, Künstlerbetreuung, Bühnentechnik und Publikumseinlass eng ineinander. Lege zuerst Datum, Programm und Auftritte fest, bevor du Location, Technik und Catering verbindlich buchst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. Plane außerdem früh, welche Informationen die Künstler benötigen und wie Bühne, Backstage, Notausgänge und Stromversorgung vor Ort funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Künstler bestätigen
2 Personen
3
Auftritte einplanen
2 Personen
4
Location reservieren
2 Personen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
8
Technikdienstleister festlegen
9
Catering-Vereinbarungen treffen
2 Personen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Online-Ankündigung veröffentlichen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Künstlerinformationen versenden
16
Drehbuch ausdrucken
17
Lageplan erstellen
18
Beschilderung entwerfen
19
Verbrauchsmaterial bestellen
2 Personen
20
Cateringvorrat bestellen
2 Personen
21
Technische Planung erstellen
2 Personen
22
Freiwillige einteilen
2 Personen
23
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
24
Strompunkte überprüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
28
Dekoration sortieren
2 Personen
29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Bühne aufbauen
4 Personen
32
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
33
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
34
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
35
Tische aufstellen
3 Personen
36
Stühle aufstellen
3 Personen
37
Bar einrichten
3 Personen
38
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
39
Geschirr bereitstellen
2 Personen
40
Programm aufhängen
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Beschilderung anbringen
2 Personen
43
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
44
Snacks vorbereiten
4 Personen
45
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
46
Garderobe einrichten
2 Personen
47
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
48
Soundcheck durchführen
4 Personen
49
Lichtcheck durchführen
3 Personen

Event

50
Künstler empfangen
2 Personen
51
Besucher empfangen
4 Personen
52
Garderobe besetzen
2 Personen
53
Einlass registrieren
2 Personen
54
Willkommensinformationen verteilen
2 Personen
55
Eröffnungsrede halten
56
Künstler betreuen
2 Personen
57
Auftritte ankündigen
58
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
59
Tonmischung bedienen
2 Personen
60
Licht steuern
61
Snacks servieren
3 Personen
62
Getränke servieren
3 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
65
Buffet auffüllen
2 Personen
66
Mülleimer leeren
2 Personen
67
Toiletten kontrollieren
2 Personen
68
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
69
Finalen Auftritt abschließen
3 Personen
70
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

71
Kasse abschließen
2 Personen
72
Artiesten verabschieden
2 Personen
73
Reste gekühlt lagern
2 Personen
74
Bar und Buffet leerräumen
3 Personen
75
Geschirr abwaschen
3 Personen
76
Abfall sammeln
3 Personen
77
Location reinigen
4 Personen
78
Dekoration entfernen
3 Personen
79
Tonanlage abbauen
4 Personen
80
Lichttechnik abbauen
3 Personen
81
Bühne abbauen
4 Personen
82
Möbel zurückstellen
3 Personen
83
Materialien zurückbringen
4 Personen
84
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
85
Fundsachen sammeln
86
Restbestand verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
Bühnenrock
StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 12
Bartheke
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
KaraffenAnz. 12

Ausstattung

Mengtisch
Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 4
KabelmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 10
DI-BoxenAnz. 6
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
Laptop
KartenterminalAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Lichterketten mit GlühbirnenAnz. 6

Dekoration

Weltmusik-BannerAnz. 8
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenhalterAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
FolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Künstler und Auftrittszeiten zuerst schriftlich. Sammle dabei technische Anforderungen wie Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und Anschlüsse, damit der Technikdienstleister nicht erst kurz vor dem Konzert nachfragen muss.
Reserviere die Location erst, wenn Bühne, Sitzplätze, Garderobe, Umkleide und Catering dort praktisch unterzubringen sind. Prüfe außerdem früh die Notausgänge und die vorhandenen Strompunkte.
Schicke Einladungen und die Online-Ankündigung mit einem klaren Anmeldetermin heraus. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert, damit die Catering-Menge nicht auf Schätzungen beruht.
Teile Freiwillige nach konkreten Zeitfenstern ein: Aufbau, Einlass, Garderobe, Catering, Künstlerbetreuung und Abbau. Gib jeder Schicht einen Ansprechpartner und drucke Lageplan, Drehbuch und Beschilderung vor dem Veranstaltungstag aus.
Plane die Technik nicht nur für den Auftritt, sondern auch für den Aufbau. Aktive Lautsprecher, Subwoofer, Funk- und Kabelmikrofone, Mikrofonständer, XLR- und Jackkabel sowie Kabeltrommeln müssen vor dem Soundcheck vollständig vor Ort sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weltmusikkonzert organisieren?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm, Künstlern und Location. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Catering sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Wann müssen die Künstler für ein Weltmusikkonzert bestätigt sein?: Bestätige die Künstler idealerweise drei Monate vor dem Termin. Verschicke technische Anforderungen, Auftrittszeiten, Anreiseinformationen und den Lageplan spätestens zwei Wochen vorher.
Wie viel Technik braucht man für ein Weltmusikkonzert?: Das hängt von Raumgröße, Besetzung und Programm ab, aber plane mindestens Lautsprecher, Bühnenmonitore, passende Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie ausreichend XLR- und Stromkabel ein. Eine vollständige technische Planung sollte drei bis vier Wochen vor dem Konzert vorliegen.
Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche festlegen?: Vereinbare das Catering etwa vier Wochen vor dem Konzert. Frage die Gäste bei der Anmeldung nach Ernährungswünschen und schließe die Mengen spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung ab.

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