Organiser un concert de musique du monde, étape par étape

Un concert de musique du monde se prépare d’abord autour de la date, du programme et des artistes. Réservez ensuite le lieu, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis traduisez les besoins techniques en planning précis. L’accueil du public, la restauration et les loges demandent aussi une organisation séparée. Ce qui est souvent oublié : les horaires d’installation, les besoins alimentaires des artistes, les sorties de secours et la répartition des bénévoles le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
2 personnes
3
Planifier les spectacles
2 personnes
4
Réserver le lieu
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
8
Convenir du prestataire technique
9
Organiser les prestations de traiteur
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier l'annonce en ligne
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer les informations sur les artistes
16
Imprimer le déroulé
17
Créer le plan
18
Concevoir la signalétique
19
Commander les provisions de consommation
2 personnes
20
Commander les fournitures de catering
2 personnes
21
Élaborer le planning technique
2 personnes
22
Répartir les bénévoles
2 personnes
23
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
24
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
28
Trier la décoration
2 personnes
29
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Monter la scène
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Monter l’installation lumière
3 personnes
34
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Aménager le bar
3 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Préparer la vaisselle
2 personnes
40
Afficher le programme
2 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Installer la signalisation
2 personnes
43
Aménager la loge des artistes
2 personnes
44
Préparer les en-cas
4 personnes
45
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
46
Aménager le vestiaire
2 personnes
47
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
48
Effectuer la vérification du son
4 personnes
49
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes

Événement

50
Accueillir les artistes
2 personnes
51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Tenir le vestiaire
2 personnes
53
Enregistrer l’entrée
2 personnes
54
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
55
Faire le discours d’ouverture
56
Accompagner les artistes
2 personnes
57
Annoncer les spectacles
58
Coordonner les changements de scène
3 personnes
59
Gérer le mixage sonore
2 personnes
60
Gérer l’éclairage
61
Servir des amuse-bouches
3 personnes
62
Servir les boissons
3 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Préparer le café et le thé
2 personnes
65
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
66
Vider les poubelles
2 personnes
67
Vérifier les toilettes
2 personnes
68
Répondre aux questions du public
2 personnes
69
Clore la dernière prestation
3 personnes
70
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

71
Clôturer la caisse
2 personnes
72
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
73
Stocker les restes au frais
2 personnes
74
Vider le bar et le buffet
3 personnes
75
Faire la vaisselle
3 personnes
76
Rassembler les déchets
3 personnes
77
Nettoyer le lieu
4 personnes
78
Retirer la décoration
3 personnes
79
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
80
Démonter l’éclairage
3 personnes
81
Démonter la scène
4 personnes
82
Remettre le mobilier en place
3 personnes
83
Rapporter le matériel
4 personnes
84
Rendre les articles empruntés
2 personnes
85
Rassembler les objets trouvés
86
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 12
Comptoir du bar
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Chaises des vestiairesqté 8
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafesqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 10
Boîtiers DIqté 6
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 10
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 12
Ordinateur portable
Terminal de paiementqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Bannières de musique du mondeqté 8
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Porte-menusqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Papier aluminiumqté 3
Boîtes de conservationqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et les artistes avant de communiquer l’événement. Gardez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations et les prestataires techniques.
Demandez aux artistes une fiche technique et leurs besoins alimentaires au moins 4 semaines avant le concert. Faites préciser le nombre de microphones, de retours de scène, de boîtiers DI et les horaires d’arrivée.
Réservez le lieu avant d’acheter le matériel ou les provisions. Vérifiez sur place les sorties de secours, les points d’alimentation électrique, l’espace scénique et les zones prévues pour les loges.
Construisez le planning technique à rebours de l’ouverture des portes : comptez généralement 3 à 4 heures pour l’installation, les balances et les derniers tests. Imprimez le déroulé et distribuez-le aux équipes.
Ne prévoyez pas les bénévoles uniquement pour l’accueil. Répartissez des personnes pour les inscriptions, le vestiaire, le bar, l’orientation, les loges et le rangement, avec un responsable identifié par zone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de musique du monde ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver le lieu, vérifier les autorisations, engager le prestataire technique et organiser les inscriptions.
Quand faut-il réserver la salle pour un concert ?: Réservez la salle dès que la date et le programme sont suffisamment avancés, généralement 2 à 3 mois avant l’événement. Demandez immédiatement les horaires d’accès pour l’installation et le démontage.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Comptez au moins 3 à 4 heures pour installer la scène, la table de mixage, les enceintes, les micros et les câbles, puis effectuer les balances. Ajoutez du temps si plusieurs groupes jouent avec des configurations différentes.
Quand demander les besoins alimentaires des artistes ?: Demandez-les au moment de confirmer leur venue et relancez-les 3 à 4 semaines avant le concert. Vous pourrez ainsi commander les fournitures de catering et prévoir les repas ou boissons sans improviser le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.