Zo organiseer je een vrijwilligersmarkt

Een vrijwilligersmarkt staat of valt met een duidelijke volgorde. Leg eerst datum, programma en locatie vast, controleer daarna vergunningen en benader organisaties met een concreet aanmeldformulier. Zodra de deelnemers bekend zijn, maak je de standindeling, regel je tafels, techniek en catering en deel je alle praktische informatie. Reserveer tijd voor naambadges, een standhouderspakket en een vrijwilligersrooster: juist die onderdelen worden vaak pas in de laatste week geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Deelnemende organisaties benaderen
3 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotietekst publiceren
2 personen
8
Posters verspreiden
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Standhouders bevestigen
2 personen
13
Standindeling maken
2 personen
14
Programma aan presentator geven
15
Catering reserveren
16
Drank- en snackvoorraad bepalen
2 personen
17
Materialen inventariseren
2 personen
18
Tafels en stoelen reserveren
19
Techniek reserveren
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
22
Contactlijst afdrukken
23
Route- en parkeerinformatie sturen
24
Naambadges voorbereiden
2 personen
25
Standhouderspakket samenstellen
2 personen
26
Plattegrond afdrukken
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Materialen controleren
2 personen
29
Etiketten voor allergenen maken
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
33
Standplaatsen markeren
3 personen
34
Informatiebalie opbouwen
2 personen
35
Cateringtafel opbouwen
3 personen
36
Techniek aansluiten
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Standhouders ontvangen
3 personen
40
Standhouders naar plek begeleiden
4 personen
41
Standhouders informeren
2 personen
42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Programma aankondigen
45
Informatie over vrijwilligerswerk geven
3 personen
46
Aanmeldingen van bezoekers noteren
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Standhouders ondersteunen
2 personen
53
Foto's maken
54
Pauzes van vrijwilligers regelen
55
Laatste programmaonderdeel aankondigen
56
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
57
Standhouders laten afbouwen
4 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Tafels en stoelen terugzetten
6 personen
60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Locatie afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Afval verzamelen
4 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Materialen sorteren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Foto's archiveren
69
Bedankbericht versturen
2 personen
70
Aanmeldingen doorsturen
71
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 90
Biertafelsaantal 6
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Statafelsaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Ventilatorenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Aankleeddoekenaantal 6
Kleefstripsaantal 4
Tafeldecoratieaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Openersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4

Kantoor

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Balpennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
Klembordenaantal 8
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Papiervoorraadaantal 1000

Presentatie

Presentatiebordenaantal 20
Flip-oversaantal 3
Flip-overblokkenaantal 6
Whiteboardsaantal 3
Whiteboardstiftenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Krijtaantal 4
Informatiebordenaantal 12

Bewegwijzering

Pijlbordenaantal 12
Standaardsaantal 12
Kegelsaantal 12
Hesjesaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Vraag deelnemende organisaties bij hun aanmelding hoeveel mensen komen, welke tafelruimte ze nodig hebben en of ze stroom, een laptop of andere techniek gebruiken. Zo maak je de standindeling voordat tafels en stekkerdozen worden gereserveerd.
Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk een week vooraf mee met de bevestiging. Vermeld ook waar standhouders zich melden en hoe laat ze kunnen opbouwen; zonder die informatie ontstaan opstoppingen bij de start.
Plan de techniek per stand en per programmaonderdeel. Tel verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf, test microfoon, draagbare speakers, beamer en projectiescherm en wijs één persoon aan die tijdens de markt storingen oplost.
Maak na de sluiting van de aanmeldingen een definitieve deelnemerslijst en standplattegrond. Druk de contactlijst en naambadges pas daarna af, zodat wijzigingen in organisaties of contactpersonen niet met de hand hoeven te worden aangepast.
Zet drank en snacks niet alleen voor bezoekers klaar, maar ook voor standhouders en vrijwilligers. Controleer dieetwensen vooraf en richt een aparte plek in voor koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, glazen en koelboxen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, programma en locatie vast; daarna heb je tijd nodig voor vergunningen, deelnemerswerving, promotie en reserveringen.
Hoeveel weken van tevoren moet je organisaties uitnodigen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf en geef 2 tot 3 weken voor aanmelding. Bevestig standhouders daarna uiterlijk 3 weken voor de markt, zodat je de indeling en materialen definitief kunt maken.
Wanneer maak je de standindeling van een vrijwilligersmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnenkomen en leg de definitieve plattegrond 2 tot 3 weken vooraf vast. Houd rekening met looproutes, informatiebalie, stroompunten en ruimte voor opbouw.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrijwilligersmarkt?: Plan minimaal 1 coördinator, 1 persoon bij de informatiebalie en per opbouw- of afbouwmoment 2 tot 4 extra helpers. Bij een markt met veel stands is 1 aanspreekpunt per 10 tot 15 organisaties praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.