Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligersmarkt
Een vrijwilligersmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen organisaties uitnodigen en tafels neerzetten. Leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna toe naar aanmeldingen, standindeling en publieksinformatie. In de laatste weken lopen praktische zaken snel door elkaar: dieetwensen, techniek, badges, route-informatie en de vrijwilligersbezetting. Deze checklist helpt je de 71 taken en 73 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat standhouders weten waar ze aan toe zijn en bezoekers direct hun weg vinden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Deelnemende organisaties benaderen
3 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotietekst publiceren
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Programma aan presentator geven
Catering reserveren
Drank- en snackvoorraad bepalen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Techniek reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Contactlijst afdrukken
Route- en parkeerinformatie sturen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standhouderspakket samenstellen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Etiketten voor allergenen maken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek begeleiden
4 personen
Standhouders informeren
2 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Informatie over vrijwilligerswerk geven
3 personen
Aanmeldingen van bezoekers noteren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Foto's maken
Pauzes van vrijwilligers regelen
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
6 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen
Aanmeldingen doorsturen
Onkosten verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 90
- Biertafelsaantal 6
- Informatiebalie
- Kledingrekkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 24
- Statafelsaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Beamer
- Projectiescherm
- Ventilatorenaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Aankleeddoekenaantal 6
- Kleefstripsaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 18
- Serveertangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Openersaantal 4
- Waterkannenaantal 8
- Koelelementenaantal 16
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
Kantoor
- Naambadgesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Balpennenaantal 40
- Notitieblokkenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Markeerstiftenaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Schaaraantal 6
- Nietmachinesaantal 3
- Papiervoorraadaantal 1000
Presentatie
- Presentatiebordenaantal 20
- Flip-oversaantal 3
- Flip-overblokkenaantal 6
- Whiteboardsaantal 3
- Whiteboardstiftenaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Krijtaantal 4
- Informatiebordenaantal 12
Bewegwijzering
- Pijlbordenaantal 12
- Standaardsaantal 12
- Kegelsaantal 12
- Hesjesaantal 12
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Bevestig standhouders uiterlijk twee weken voor de markt en verwerk daarna de definitieve deelnemerslijst. Zo kun je de standindeling, badges en het standhouderspakket in één keer afronden.
- Stuur route- en parkeerinformatie samen met het programma naar deelnemers en presentator. Vermeld daarin ook hoe laat zij kunnen opbouwen; dat voorkomt opstoppingen bij de ingang.
- Tel catering niet alleen per bezoeker, maar ook per standhouder en vrijwilliger. Plan voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon en controleer vooraf dieetwensen en allergieën.
- Test laptops, microfoon, draagbare speakers, beamer en projectiescherm uiterlijk een week vooraf op de locatie. Neem extra verlengsnoeren en stekkerdozen mee, omdat stands vaak verder van een wandcontactdoos staan dan verwacht.
- Maak de vrijwilligersindeling met blokken van twee tot drie uur en wijs aparte mensen aan voor ontvangst, techniek en afbouw. Druk de contactlijst af; tijdens de markt kun je niet rekenen op een lege telefoon of stabiele internetverbinding.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Benader organisaties daarna direct, zodat je ongeveer 4 weken voor de markt de standhouders en indeling kunt bevestigen.
- Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een vrijwilligersmarkt?
- Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen wekelijks en stuur uiterlijk 2 weken voor de markt een bevestiging met route, parkeren en opbouwtijd.
- Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig per stand?
- Reken als startpunt op 1 tafel en 2 stoelen per organisatie. Vraag bij de aanmelding of een deelnemer extra ruimte, een kledingrek of een informatiebalie nodig heeft en leg de definitieve aantallen 2 weken vooraf vast.
- Wanneer regel ik techniek en catering voor een vrijwilligersmarkt?
- Reserveer techniek en catering zodra de locatie en het programma bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer 7 dagen voor de markt de aantallen, dieetwensen, stroompunten en de werking van microfoon en beamer.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!