Organiser un forum des associations sans rien laisser au hasard

Un forum des associations se prépare d’abord comme un parcours pour les visiteurs, puis comme une journée de travail pour les exposants. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les stands, les besoins techniques, l’accueil et les équipes de bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements, les informations de stationnement, les badges et la confirmation finale des associations participantes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Contacter les organisations participantes
3 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier le texte promotionnel
2 personnes
8
Distribuer les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les exposants
2 personnes
13
Préparer le plan du stand
2 personnes
14
Remettre le programme à l’animateur
15
Réserver le catering
16
Déterminer les stocks de boissons et de snacks
2 personnes
17
Inventorier le matériel
2 personnes
18
Réserver des tables et des chaises
19
Réserver la technique
20
Recruter des bénévoles
2 personnes
21
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
22
Imprimer la liste de contacts
23
Envoyer les informations d'accès et de parking
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Préparer le kit des exposants
2 personnes
26
Imprimer le plan
27
Faire les courses
3 personnes
28
Vérifier le matériel
2 personnes
29
Créer des étiquettes pour allergènes
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
6 personnes
33
Marquer les emplacements
3 personnes
34
Monter le comptoir d'information
2 personnes
35
Monter la table de catering
3 personnes
36
Brancher la technique
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
4 personnes
41
Informer les exposants
2 personnes
42
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Annoncer le programme
45
Donner des informations sur le bénévolat
3 personnes
46
Enregistrer les inscriptions des visiteurs
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Soutenir les exposants
2 personnes
53
Prendre des photos
54
Organiser les pauses des bénévoles
55
Annoncer le dernier élément du programme
56
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
57
Faire démonter les stands
4 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Remettre les tables et les chaises en place
6 personnes
60
Éteindre la technique
2 personnes
61
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Trier les matériaux
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Archiver les photos
69
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
70
Transférer les inscriptions
71
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 90
Tables de bièreqté 6
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 24
Tables hautesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ventilateursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Tissus de couvertureqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Décoration de tableqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Ouvre-bouteillesqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 30
Presse-papiersqté 8
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Stock de papierqté 1000

Présentation

Panneaux de présentationqté 20
Chevaletsqté 3
Blocs pour chevaletqté 6
Tableaux blancsqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Craieqté 4
Panneaux d'informationqté 12

Signalétique

Panneaux indicateursqté 12
Supportsqté 12
Cônesqté 12
Giletsqté 12

Courses

Courses

Conseils

Fixez le plan de la salle avant de confirmer les stands : prévoyez la circulation, l’accueil, les tables, les chaises et les espaces nécessaires aux démonstrations. Un plan envoyé au moins 7 jours avant aide les associations à préparer leur installation.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, puis mettez à jour la liste au moins une fois par semaine. Demandez dès le formulaire les coordonnées, les besoins électriques, le matériel souhaité et les éventuelles contraintes alimentaires.
Préparez un dossier exposant 5 à 7 jours avant le forum. Il doit rassembler l’horaire d’arrivée, le numéro du stand, le programme, les indications de stationnement et le contact joignable le jour même.
Testez la technique la veille : microphone, enceinte, ordinateur, vidéoprojecteur, rallonges et multiprises. Prévoyez au moins une personne responsable des branchements, car les prises disponibles sont souvent moins nombreuses que prévu.
Organisez les bénévoles par créneaux plutôt qu’avec une simple liste de noms. Pour chaque période, désignez une personne à l’accueil, une au suivi des stands et une disponible pour les imprévus, puis imprimez la liste des contacts.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un forum des associations ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver le lieu et vérifier les autorisations, puis il faut encore compter 3 à 4 semaines pour les inscriptions, la communication et la préparation logistique.
Quand faut-il confirmer les associations participantes ?: Fixez une date de clôture environ 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite la confirmation du stand, les horaires d’arrivée et les informations pratiques au plus tard 7 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il pour un forum des associations ?: Pour un forum d’une journée, comptez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 référent logistique et 1 personne disponible pour les stands par créneau. Avec des rotations de 2 à 3 heures, prévoyez généralement 6 à 10 bénévoles au total.
Que faut-il vérifier la veille d’un forum des associations ?: Vérifiez le plan des stands, les badges, les tables et les chaises, les branchements, le microphone, les boissons et les documents d’accueil. Faites aussi un dernier contrôle de la liste des associations et des numéros de téléphone, idéalement avant 18 h la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.