Cómo organizar un mercado de voluntariado sin perder el control
Un mercado de voluntariado reúne organizaciones, visitantes y un equipo de apoyo en un mismo espacio. Para que funcione, empieza por la fecha, el programa y los permisos; después confirma a las organizaciones y abre las inscripciones. Cuando sepas cuántos participantes habrá, podrás cerrar el plano de puestos, el mobiliario, la técnica, las bebidas y la distribución de voluntarios. Los fallos suelen aparecer al final: información incompleta sobre aparcamiento, acreditaciones sin preparar o materiales que nadie ha inventariado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar permisos
- 4
Contactar con las organizaciones participantes
3 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar el texto promocional
2 personas
- 8
Distribuir carteles
3 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Actualizar la lista de participantes
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 13
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 14
Entregar el programa al presentador
- 15
Reservar el catering
- 16
Determinar el stock de bebidas y snacks
2 personas
- 17
Inventariar materiales
2 personas
- 18
Reservar mesas y sillas
- 19
Reservar técnica
- 20
Reclutar voluntarios
2 personas
- 21
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
- 22
Imprimir la lista de contactos
- 23
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
- 24
Preparar acreditaciones
2 personas
- 25
Preparar el paquete para expositores
2 personas
- 26
Imprimir el plano
- 27
Hacer la compra
3 personas
- 28
Comprobar los materiales
2 personas
- 29
Crear etiquetas de alérgenos
2 personas
- 30
Enfriar bebidas
2 personas
Evento
- 31
Abrir la ubicación
2 personas
- 32
Montar mesas y sillas
6 personas
- 33
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
- 34
Montar el mostrador de información
2 personas
- 35
Montar la mesa de catering
3 personas
- 36
Conectar la técnica
2 personas
- 37
Colgar la decoración
3 personas
- 38
Colocar la señalización
2 personas
- 39
Recibir a los expositores
3 personas
- 40
Guiar a los expositores a su lugar
4 personas
- 41
Informar a los responsables de los stands
2 personas
- 42
Atender la mesa de registro
2 personas
- 43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 44
Anunciar el programa
- 45
Dar información sobre el voluntariado
3 personas
- 46
Anotar las inscripciones de los visitantes
2 personas
- 47
Servir café y té
2 personas
- 48
Reponer los aperitivos
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Comprobar los baños
- 52
Apoyar a los expositores
2 personas
- 53
Tomar fotos
- 54
Organizar los descansos de los voluntarios
- 55
Anunciar el último punto del programa
- 56
Despedir a los visitantes
3 personas
- 57
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
- 58
Recoger el catering
3 personas
- 59
Volver a colocar las mesas y sillas
6 personas
- 60
Apagar la técnica
2 personas
- 61
Cerrar el recinto
2 personas
Seguimiento
- 62
Recoger la basura
4 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Lavar la vajilla
2 personas
- 65
Guardar el stock restante
2 personas
- 66
Clasificar los materiales
2 personas
- 67
Devolver el material prestado
2 personas
- 68
Archivar fotos
- 69
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
- 70
Reenviar las inscripciones
- 71
Recopilar gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 90
- Mesas de cervezacant. 6
- Punto de información
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 24
- Mesas altascant. 8
Equipo
- Portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Ventiladorescant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Telones de vestuariocant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
- Decoración de mesacant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 18
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 3
- Abrebotellascant. 4
- Jarras de aguacant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
Oficina
- Credencialescant. 120
- Portabadgescant. 120
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de notascant. 30
- Portapapelescant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 3
- Stock de papelcant. 1000
Presentación
- Paneles de presentacióncant. 20
- Pizarras de hojascant. 3
- Bloc de rotafoliocant. 6
- Pizarras blancascant. 3
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Pizarrascant. 8
- Tizacant. 4
- Paneles informativoscant. 12
Señalización
- Carteles direccionalescant. 12
- Soportescant. 12
- Conoscant. 12
- Chalecoscant. 12
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de abrir el formulario de inscripción. Comprueba los permisos con varias semanas de margen, porque pueden condicionar el aforo, el horario o el uso de equipos.
- Pide a cada organización sus necesidades al inscribirse: soporte del puesto, electricidad, mesa, sillas y preferencias dietéticas. Actualiza una única lista de participantes y úsala para el plano y el paquete de expositores.
- Dibuja el plano de puestos cuando tengas una cifra estable de participantes, idealmente entre 2 y 3 semanas antes. Reserva pasillos despejados y coloca el punto de información en un lugar visible, no al fondo de la sala.
- Asigna los turnos de voluntarios por función y franja horaria, no solo por número total. Deja al menos una persona para información, una para incidencias técnicas y otra para recibir a las organizaciones durante el montaje.
- Envía la ruta, el aparcamiento, el programa y la hora de llegada al menos 7 días antes. Prepara las acreditaciones, la lista de contactos y el paquete para expositores con antelación, y revisa materiales, cables, regletas, micrófono y proyector el día anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de voluntariado?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y comprueba los permisos; deja las últimas 2 semanas para cerrar participantes, plano, catering, voluntarios y materiales.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones de las organizaciones?
- Ábrelas cuando la fecha, el programa y el lugar estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra las inscripciones al menos 2 o 3 semanas antes para poder hacer el plano de puestos y reservar mesas y sillas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de voluntariado?
- Calcula como base una persona para el punto de información, una para coordinar el montaje y una para resolver incidencias por cada turno. Añade apoyo según el número de puestos y reserva al menos 1 o 2 personas de sustitución.
- ¿Cuándo envío la información de ruta y aparcamiento?
- Envíala 7 días antes y vuelve a incluirla en el recordatorio final. Indica también la hora de llegada, el acceso para el montaje y a quién deben llamar si una organización se retrasa.
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