Einen Freiwilligenmarkt strukturiert organisieren
Ein Freiwilligenmarkt steht und fällt mit einer verlässlichen Organisation der teilnehmenden Initiativen. Lege zuerst Termin, Programm und Ort fest, kläre Genehmigungen und öffne danach die Anmeldung. Sobald die Organisationen zugesagt haben, planst du Stände, Technik, Verpflegung und Helferschichten. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Namensschilder, aktuelle Kontaktlisten oder klare Informationen zu Anfahrt und Parken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
3 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Werbetext veröffentlichen
2 Personen
- 8
Poster verteilen
3 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 13
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 14
Programm an den Moderator geben
- 15
Catering reservieren
- 16
Getränke- und Snackvorräte festlegen
2 Personen
- 17
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 18
Tische und Stühle reservieren
- 19
Technik reservieren
- 20
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 21
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
- 22
Kontaktliste ausdrucken
- 23
Route- und Parkinformationen senden
- 24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 25
Ausstellerpaket zusammenstellen
2 Personen
- 26
Lageplan drucken
- 27
Einkaufen gehen
3 Personen
- 28
Materialien prüfen
2 Personen
- 29
Etiketten für Allergene erstellen
2 Personen
- 30
Getränke kühlen
2 Personen
Event
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
- 33
Standplätze markieren
3 Personen
- 34
Infotresen aufbauen
2 Personen
- 35
Catering-Tisch aufbauen
3 Personen
- 36
Technik anschließen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 38
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 39
Aussteller empfangen
3 Personen
- 40
Aussteller zum Stand begleiten
4 Personen
- 41
Standbetreiber informieren
2 Personen
- 42
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 43
Besucher begrüßen
3 Personen
- 44
Programm ankündigen
- 45
Informationen zum Ehrenamt geben
3 Personen
- 46
Besucheranmeldungen notieren
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Snacks auffüllen
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
- 52
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 53
Fotos machen
- 54
Pausen der Freiwilligen organisieren
- 55
Letzten Programmpunkt ankündigen
- 56
Besucher verabschieden
3 Personen
- 57
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle zurückstellen
6 Personen
- 60
Technik ausschalten
2 Personen
- 61
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Abfall sammeln
4 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 65
Restbestand einlagern
2 Personen
- 66
Materialien sortieren
2 Personen
- 67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Fotos archivieren
- 69
Dankesnachricht versenden
2 Personen
- 70
Anmeldungen weiterleiten
- 71
Ausgaben sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 90
- BiertischeAnz. 6
- Informationsstand
- KleiderständerAnz. 4
- TischdeckenAnz. 24
- StehtischeAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VentilatorenAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- StehlampenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- AnkleidetücherAnz. 6
- KlebestreifenAnz. 4
- TischdekorationAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 18
- ServierzangenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 16
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
Büro
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 8
- MarkerAnz. 12
- KlebebandAnz. 8
- SchereAnz. 6
- TackerAnz. 3
- PapierbestandAnz. 1000
Präsentation
- PräsentationstafelnAnz. 20
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-BlöckeAnz. 6
- WhiteboardsAnz. 3
- WhiteboardmarkerAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- KreideAnz. 4
- InfotafelnAnz. 12
Beschilderung
- WegweiserAnz. 12
- StänderAnz. 12
- KegelAnz. 12
- WarnwestenAnz. 12
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumsuche. Prüfe Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung veröffentlichst.
- Setze für die Anmeldung ein klares Enddatum, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei Kontaktperson, Platzbedarf, Strombedarf und Ernährungswünsche statt diese Angaben später einzeln nachzufragen.
- Erstelle nach Anmeldeschluss einen Standplan mit festen Tischnummern und schicke jeder Organisation ein Ausstellerpaket. So wissen die Beteiligten vorab, wann sie aufbauen, wo ihr Stand steht und welche Ausstattung vorhanden ist.
- Übermittle dem Moderator das endgültige Programm spätestens 3 Tage vor Beginn. Drucke außerdem die Teilnehmer- und Kontaktliste aus; am Veranstaltungstag ist eine Datei auf einem Laptop nicht immer schnell erreichbar.
- Plane Helferschichten von 2 bis 3 Stunden und besetze Einlass, Aufbau, Technik und Abbau getrennt. Prüfe am Vortag, ob Mikrofon, Lautsprecher, Beamer, Verlängerungskabel sowie Kaffee- und Getränkevorräte tatsächlich vor Ort sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?
- Starte etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, die Suche nach Organisationen und die Standplanung brauchst du meist mehrere Abstimmungsrunden.
- Wann sollte die Anmeldung für Organisationen enden?
- Schließe die Anmeldung 3 bis 4 Wochen vor dem Freiwilligenmarkt. Danach bleiben dir noch mindestens 2 Wochen für Standaufteilung, Bestätigungen, Namensschilder und das Ausstellerpaket.
- Wie viele Helfer braucht ein Freiwilligenmarkt?
- Plane pro gleichzeitig besetztem Aufgabenbereich mindestens eine Person ein: Einlass, Aufbau, Technik und Abbau. Bei einem Markt mit vier Bereichen sind daher mindestens 4 Helfer gleichzeitig nötig; für Pausen und Schichten solltest du die Gesamtzahl verdoppeln.
- Wann verschickt man Anfahrt- und Parkinformationen?
- Sende Route, Parkmöglichkeiten und Aufbauzeiten spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Wiederhole die wichtigsten Angaben am Vortag in einer kurzen Nachricht, damit sie nicht in alten Einladungen untergehen.
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