Zo organiseer je een theater open dag

Begin met de beschikbare theaterzalen, openingstijden en bezoekerscapaciteit. Werk daarna het programma uit met rondleidingen, optredens en workshops, zodat je per tijdsblok weet hoeveel mensen je verwacht. Open tijdig het aanmeldformulier en verzamel dieetwensen en rondleidingkeuzes. Plan vervolgens vrijwilligers per ontvangst-, route- en techniektaak. Test microfoons, luidsprekers, beamer en verlichting vooraf en loop de veiligheidsroute fysiek door voordat je uitnodigingen verstuurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Theaterzalen reserveren
3
Programma en rondleidingen bepalen
2 personen
4
Optredens en workshops vastleggen
2 personen
5
Veiligheidsroute doorlopen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
8
Evenement online publiceren
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Rondleidingstijden bevestigen
13
Vrijwilligers inplannen
2 personen
14
Cateringhoeveelheden berekenen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Catering en materialen bestellen
17
Technische benodigdheden testen
2 personen
18
Rondleidingsroute markeren
2 personen
19
Informatieborden voorbereiden
20
Naamkaartjes voorbereiden
21
Programmafolders printen
22
Bewegwijzering printen
23
Catering ophalen
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Entreebalie opbouwen
2 personen
28
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Informatiebalies inrichten
3 personen
33
Programmafolders klaarleggen
34
Techniek aansluiten
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Lichtstanden controleren
2 personen
37
Workshopruimtes inrichten
3 personen
38
Rondleiders instrueren
2 personen
39
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
40
EHBO- en noodinformatie klaarleggen
41
Publieksruimtes nalopen
2 personen

Event

42
Deuren openen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
45
Programmafolders uitdelen
2 personen
46
Rondleidingen begeleiden
4 personen
47
Workshops begeleiden
4 personen
48
Optredens aankondigen
49
Artiesten ontvangen
2 personen
50
Gasten naar zalen begeleiden
3 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Servies verzamelen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
58
Gevonden voorwerpen registreren
59
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

62
Cateringresten koelen
2 personen
63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Publieksruimtes schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Workshopmateriaal opruimen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
73
Aanmeldgegevens archiveren
74
Gevonden voorwerpen afhandelen
75
Bedankbericht versturen
76
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 150
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Audiomengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Portofoonsaantal 6

Decoratie

Theaterpostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Fotowand
Decoratieve theatermaskersaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Catering

Waterdispensersaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koelkrattenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 3
Openersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Registratie

Inschrijftafelsaantal 2
Baliebordjesaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 180
Programmafoldersaantal 200
Polsbandjesaantal 200

Bewegwijzering

Pijlbordenaantal 20
Standaardsaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Workshopmateriaal

Oefenblokkenaantal 40
Potlodenaantal 50
Viltstiftenaantal 40
Knutselpapieraantal 300
Schminksetsaantal 4
Spiegelsaantal 6
Handpoppenaantal 12

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Nooduitgangsbordenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8

Boodschappen

Koffieaantal 6

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en bevestig elke deelnemer uiterlijk enkele dagen vooraf. Zo voorkom je dat bezoekers tegelijk bij een zaal, kleedkamer of smalle doorgang aankomen.
Loop de route met iemand die het gebouw niet kent. Markeer kruisingen, trappen en wachtruimtes met bewegwijzering en controleer of informatieborden ook vanuit de publieksstroom leesbaar zijn.
Test alle techniek minimaal één keer vóór de open dag én opnieuw op de ochtend zelf. Controleer draadloze microfoons, audiomengpaneel, beamer, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen als één geheel.
Maak de catering op basis van de aanmeldingen en tel dieetwensen apart op. Zet dranken op tijd koud en regel koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, glazen, borden en bestek op een aparte uitgifteplek.
Geef vrijwilligers een kort draaiboek met tijden, portofoongebruik en escalatiepunten. Laat één persoon het programma bewaken en wijs per rondleiding een vaste begeleider aan, zodat wijzigingen niet overal tegelijk ontstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een theater open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met zalen, openingstijden en programma. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de aanmeldlink vaststaan; plan de laatste controle van techniek en veiligheid in de week ervoor.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een theater open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één per gelijktijdige rondleiding en één centraal aanspreekpunt voor techniek en programma. Bij drie gelijktijdige publieksstromen kom je daarmee al snel op 5 tot 7 mensen, exclusief artiesten en technici.
Wanneer test je de techniek voor een theater open dag?: Doe een volledige test uiterlijk 3 dagen vooraf en een korte herhaling op de ochtend van het evenement. Test niet alleen apparaten afzonderlijk, maar ook microfoons via het mengpaneel, de luidsprekers, de beamer en alle kabelverbindingen.
Hoeveel catering heb je nodig voor een theater open dag?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en houd per onderdeel een kleine reserve aan. Bereken drank voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 consumpties per persoon en verwerk dieetwensen apart voordat je bestelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.