Zo organiseer je een voorlichtingsavond

Begin met het doel, de datum en een programma met duidelijke tijdsblokken. Reserveer daarna de ruimtes en bevestig presentatoren, zodat je weet hoeveel lokalen, stoelen en techniek nodig zijn. Open vroeg een aanmeldformulier en verzamel vragen, dieetwensen en praktische informatie van bezoekers. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties testen, route- en parkeergegevens publiceren en ontvangstmaterialen klaarleggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en lokalen reserveren
3
Informatiebijeenkomsten plannen
2 personen
4
Presentatoren bevestigen
2 personen
5
Informatie voor bezoekers verzamelen
3 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Promotie op website plaatsen
10
Promotie op sociale media plaatsen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
14
Parkeerinformatie publiceren
15
Route naar lokalen uitwerken
2 personen
16
Presentaties verzamelen
2 personen
17
Presentaties technisch testen
2 personen
18
Informatietafels indelen
2 personen
19
Cateringhoeveelheden bestellen
20
Drank- en serviesvoorraad controleren
2 personen
21
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
22
Aanwezigheidslijsten printen
23
Programma's printen
2 personen
24
Informatiefolders printen
3 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
27
Verse producten controleren
2 personen
28
Catering voorbereiden
3 personen
29
Draaiboek en plattegrond printen
30
Sleutels en toegang controleren
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Entree en ontvangstbalie opbouwen
3 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Informatietafels inrichten
4 personen
35
Presentatieruimtes inrichten
3 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Versiering ophangen
2 personen
38
Techniek aansluiten
2 personen
39
Microfoons en speakers testen
2 personen
40
Presentaties klaarzetten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
42
Hapjes op schalen leggen
3 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Ontvangstteam instrueren
3 personen
45
Presentatoren ontvangen
2 personen

Event

46
Deuren openen
3 personen
47
Bezoekers registreren
4 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Programma's uitdelen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Informatietafels bemensen
8 personen
53
Openingswoord verzorgen
54
Voorlichtingspresentatie geven
2 personen
55
Vragenronde begeleiden
2 personen
56
Rondleidingen begeleiden
4 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Hapjes bijvullen
2 personen
59
Dieetwensen controleren
2 personen
60
Bezoekers naar lokalen verwijzen
3 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
62
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
63
Laatste vragen beantwoorden
4 personen
64
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Techniek uitschakelen
2 personen
66
Informatietafels afbouwen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Servies verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Overgebleven catering verpakken
2 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Lokalen schoonmaken
4 personen
73
Sanitair schoonmaken
2 personen
74
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
75
Versiering verwijderen
2 personen
76
Materialen terugplaatsen
3 personen
77
Ramen en deuren controleren
2 personen
78
Locatie afsluiten
2 personen
79
Foto's en bestanden archiveren
80
Bedankbericht versturen
81
Geleende materialen retourneren
2 personen
82
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Tafelkledenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveer tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoud kannenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 5
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkersaantal 3
Laptopladersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Kaarshoudersaantal 10
Ledkaarsenaantal 20
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Kleefstripsaantal 4
Kabelbindersaantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Papieren handdoekenaantal 6
Handdesinfectieaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 150
Programmaflyersaantal 150
Informatiefoldersaantal 300
Aanmeldlijstenaantal 10
Pennenaantal 30
Potlodenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Plakbriefjesaantal 10
Stiftenaantal 20
A4-papieraantal 5
Clipboardsaantal 10
Enveloppenaantal 100
Badgehoudersaantal 150
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Kartonaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Fluoriserende hesjesaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten en zet tussen presentaties minimaal 10 minuten voor wisselen, vragen en verplaatsing naar een ander lokaal.
Bevestig presentatoren uiterlijk twee weken vooraf en vraag presentaties minimaal vijf werkdagen voor de avond op. Test elk bestand vervolgens op de laptop, projector en het projectiescherm dat je gebruikt.
Publiceer parkeerinformatie en een route naar de lokalen tegelijk met de uitnodiging. Zet bij de ingang bovendien een duidelijke verwijzing naar de aanwezigheidslijst, naamkaartjes en informatietafels.
Maak de bezoekersregistratie uiterlijk drie werkdagen vooraf definitief. Print daarna de aanwezigheidslijsten en programma's, met enkele extra exemplaren voor onverwachte bezoekers.
Controleer catering en techniek niet pas op de dag zelf: tel kopjes, glazen, thermoskannen, serveerschalen, microfoons en verlengsnoeren minstens 48 uur vooraf en leg een reserveoplossing klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een voorlichtingsavond organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met datum, programma, ruimtes en presentatoren. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur vier weken voor de avond, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een voorlichtingsavond versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf en sluit de aanmeldingen drie tot vijf werkdagen voor de bijeenkomst. Zo kun je dieetwensen, catering en aanwezigheidslijsten nog verwerken.
Hoe test je de techniek voor een voorlichtingsavond?: Test elke presentatie uiterlijk vijf werkdagen vooraf op de gebruikte laptop en projector. Doe op de dag zelf nog een korte controle van geluid, draadloze microfoons, projectieschermen en verlengsnoeren.
Hoeveel tijd moet er tussen presentaties zitten?: Plan minimaal 10 minuten tussen twee presentaties voor vragen, wisselen van spreker en verplaatsing van bezoekers. Bij lokalen op verschillende verdiepingen is 15 minuten veiliger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.