Cómo organizar una noche informativa sin perder detalles

Una noche informativa funciona cuando los visitantes saben adónde ir, qué van a escuchar y a quién pueden preguntar. Empieza fijando la fecha, el programa y las salas; después confirma a los ponentes y abre las inscripciones. En las semanas siguientes tendrás que reunir la información, responder dudas y preparar la ruta por el edificio. Los últimos días se centran en las presentaciones, las listas, las acreditaciones, el catering y las pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar espacios y salas
3
Planificar reuniones informativas
2 personas
4
Confirmar presentadores
2 personas
5
Recopilar información para los visitantes
3 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Publicar la promoción en la página web
10
Publicar promoción en redes sociales
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
14
Publicar información de estacionamiento
15
Desarrollar la ruta hacia las aulas
2 personas
16
Recopilar las presentaciones
2 personas
17
Probar técnicamente las presentaciones
2 personas
18
Distribuir las mesas de información
2 personas
19
Pedir las cantidades de catering
20
Comprobar el stock de bebidas y vajilla
2 personas
21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
22
Imprimir listas de asistencia
23
Imprimir los programas
2 personas
24
Imprimir folletos informativos
3 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
27
Comprobar los productos frescos
2 personas
28
Preparar el catering
3 personas
29
Imprimir el programa y el plano
30
Comprobar llaves y acceso
2 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Montar la entrada y el mostrador de recepción
3 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar mesas de información
4 personas
35
Montar las salas de presentación
3 personas
36
Colgar señalización
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Conectar la técnica
2 personas
39
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
40
Preparar las presentaciones
2 personas
41
Preparar café y té
3 personas
42
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Instruir al equipo de recepción
3 personas
45
Recibir a los presentadores
2 personas

Evento

46
Abrir las puertas
3 personas
47
Registrar a los visitantes
4 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Repartir programas
2 personas
50
Servir café y té
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Atender las mesas de información
8 personas
53
Dar el discurso de apertura
54
Dar la presentación informativa
2 personas
55
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
56
Guiar visitas
4 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Reponer aperitivos
2 personas
59
Comprobar las necesidades dietéticas
2 personas
60
Indicar a los visitantes los locales
3 personas
61
Comprobar los baños periódicamente
62
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
63
Responder las últimas preguntas
4 personas
64
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

65
Apagar la técnica
2 personas
66
Desmontar las mesas informativas
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Recoger la vajilla
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar los locales
4 personas
73
Limpiar los sanitarios
2 personas
74
Retirar la señalización
2 personas
75
Retirar la decoración
2 personas
76
Volver a colocar los materiales
3 personas
77
Revisar ventanas y puertas
2 personas
78
Cerrar el recinto
2 personas
79
Archivar fotos y archivos
80
Enviar mensaje de agradecimiento
81
Devolver el material prestado
2 personas
82
Guardar los materiales sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Mantelescant. 12
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 20
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 8
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas para servircant. 8
Jarras medidorascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Jarras térmicascant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Altavocescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 5
Memorias USBcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 3
Cargadores de portátilcant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Portavelascant. 10
Velas LEDcant. 20
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de mesacant. 12
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 2

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Toallas de papelcant. 6
Desinfectante de manoscant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 4

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 150
Folletos del programacant. 150
Folletos informativoscant. 300
Listas de inscripcióncant. 10
Bolígrafoscant. 30
Lápicescant. 20
Bloc de notascant. 20
Notas adhesivascant. 10
Rotuladorescant. 20
Papel A4cant. 5
Portapapelescant. 10
Sobrescant. 100
Portabadgescant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Cartóncant. 20

Seguridad

Linternascant. 4
Chalecos fluorescentescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Canaletas para cablescant. 12

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas antes de redactar la invitación. Si hay varias aulas, asigna cada sesión a una sala desde el principio y publica esa información junto con el horario.
Confirma a cada presentador y pide su presentación con al menos 7 días de antelación. Prueba los portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos y cables antes de que lleguen los visitantes.
Abre el formulario de inscripción cuando publiques la invitación y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Revisa las inscripciones cada 2 o 3 días para ajustar las cantidades del catering.
Prepara una ruta sencilla desde la entrada hasta las aulas y publica también la información de estacionamiento. Coloca mesas de información, tarjetas de nombre y listas de asistencia en la entrada, no en otra sala.
Imprime los programas, folletos y listas de asistencia 1 o 2 días antes. Ese mismo día comprueba las bebidas, la vajilla, los termos, las jarras y el espacio para abrigos; son detalles que suelen quedar para el final.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una noche informativa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero las salas, fija el programa y confirma a los presentadores; deja las impresiones y la compra final para los últimos 2 días.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Envía un recordatorio 7 días antes con el horario, la ruta hacia las aulas y la información de estacionamiento.
¿Cuándo hay que probar el equipo de una noche informativa?: Haz una prueba completa entre 3 y 5 días antes y repite una comprobación rápida el mismo día. Prueba cada presentación en el portátil que se utilizará, además de los proyectores, micrófonos, altavoces y cables.
¿Cuánto catering necesito para una noche informativa?: Calcula las cantidades según el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 %. Cierra el pedido entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas las preferencias dietéticas revisadas.

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