Einen Informationsabend Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Informationsabend entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Legen Sie zuerst Termin, Programm, Räume und Moderation fest, bevor Sie Einladungen verschicken. Danach folgen Anmeldung, Besucherinformationen und die technische Planung der Präsentationen. In der letzten Woche prüfen Sie Teilnehmerzahlen, Catering, Namensschilder, Drucksachen und den Weg zu den Räumen. So vermeiden Sie typische Engpässe am Eingang und Verzögerungen zwischen den Programmpunkten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Säle reservieren
3
Infoveranstaltungen planen
2 Personen
4
Moderatoren bestätigen
2 Personen
5
Informationen für Besucher sammeln
3 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Werbung auf der Website veröffentlichen
10
Werbung in sozialen Medien posten
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Besucherfragen beantworten
2 Personen
14
Parkinformationen veröffentlichen
15
Weg zu den Räumen ausarbeiten
2 Personen
16
Präsentationen sammeln
2 Personen
17
Präsentationen technisch testen
2 Personen
18
Infotische einteilen
2 Personen
19
Cateringmengen bestellen
20
Getränke- und Geschirrvorrat prüfen
2 Personen
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Anwesenheitslisten ausdrucken
23
Programme drucken
2 Personen
24
Infobroschüren drucken
3 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
27
Frische Produkte prüfen
2 Personen
28
Catering vorbereiten
3 Personen
29
Ablaufplan und Lageplan ausdrucken
30
Schlüssel und Zutritt kontrollieren
2 Personen
31
Location öffnen
2 Personen
32
Eingang und Empfangstresen aufbauen
3 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Informationstische einrichten
4 Personen
35
Präsentationsräume einrichten
3 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
2 Personen
38
Technik anschließen
2 Personen
39
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
40
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
41
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
42
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Empfangsteam einweisen
3 Personen
45
Moderatoren empfangen
2 Personen

Event

46
Türen öffnen
3 Personen
47
Besucher registrieren
4 Personen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Programme ausgeben
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Informationstische besetzen
8 Personen
53
Eröffnungsrede halten
54
Informationspräsentation halten
2 Personen
55
Fragerunde moderieren
2 Personen
56
Führungen begleiten
4 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Snacks nachfüllen
2 Personen
59
Diätwünsche prüfen
2 Personen
60
Besucher zu Räumen lotsen
3 Personen
61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
62
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
63
Letzte Fragen beantworten
4 Personen
64
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Technik ausschalten
2 Personen
66
Infotische abbauen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Geschirr sammeln
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Räume reinigen
4 Personen
73
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
74
Beschilderung entfernen
2 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Materialien zurückstellen
3 Personen
77
Fenster und Türen kontrollieren
2 Personen
78
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
79
Fotos und Dateien archivieren
80
Dankesnachricht versenden
81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
TischdeckenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltekannenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 5
USB-SticksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 3
Laptop-LadegeräteAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
KerzenhalterAnz. 10
StumpenkerzenAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 12
TischschilderAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4
KabelbinderAnz. 2

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
PapierhandtücherAnz. 6
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Papierwaren

NamensschilderAnz. 150
ProgrammflyerAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 300
AnmeldelistenAnz. 10
StifteAnz. 30
BleistifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
KlebezettelAnz. 10
StifteAnz. 20
A4-PapierAnz. 5
KlemmbretterAnz. 10
UmschlägeAnz. 100
BadgehalterAnz. 150
KlebebandAnz. 6
ScherenAnz. 6
TackerAnz. 3
KartonAnz. 20

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12

Tipps

Legen Sie Termin und Programm zuerst fest und reservieren Sie die benötigten Räume frühzeitig. Planen Sie zusätzlich Zeit für Aufbau, Techniktest und den Abbau ein, statt nur die eigentliche Veranstaltungsdauer zu berücksichtigen.
Öffnen Sie das Anmeldeformular erst, wenn Programm, Raumangaben und Parkinformationen feststehen. Fragen Sie bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche ab und bearbeiten Sie offene Besucherfragen spätestens innerhalb von zwei Werktagen.
Testen Sie jede Präsentation mit dem vorgesehenen Laptop, Projektor, Lautsprecher und Funkmikrofon im Raum. Führen Sie den vollständigen Techniktest spätestens am Vortag durch und legen Sie Verlängerungskabel als Reserve bereit.
Planen Sie den Empfang für die erwartete Besucherzahl: Drucken Sie Anwesenheitslisten, Namensschilder, Programme und Infobroschüren mindestens einen Tag vorher. Teilen Sie außerdem Infotische und die Besucherführung so ein, dass niemand den Raum suchen muss.
Bestellen Sie Catering und Getränke nach der finalen Anmeldezahl und prüfen Sie Geschirr, Thermoskannen und Warmhaltekannen vor dem Veranstaltungstag. Für das erste Veranstaltungsstunde können Sie grob zwei bis drei Getränke pro Person kalkulieren; berücksichtigen Sie dabei gemeldete Ernährungswünsche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationsabend organisieren?: Beginnen Sie idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. In dieser Phase sollten Termin, Programm, Räume und Moderatoren feststehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig starten können.
Was muss man eine Woche vor einem Informationsabend erledigen?: Prüfen Sie sieben Tage vorher die Anmeldungen, Besucherfragen, Ernährungswünsche und Parkinformationen. Sammeln Sie außerdem alle Präsentationen ein und klären Sie, ob Technik, Infotische und Catering zur erwarteten Teilnehmerzahl passen.
Wann sollte die Technik für einen Informationsabend getestet werden?: Testen Sie Präsentationen, Projektoren, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag im Veranstaltungsraum. Planen Sie dafür mindestens 60 Minuten ein und prüfen Sie auch Anschlüsse, Verlängerungskabel und die Sicht auf die Projektionsleinwand.
Wie viel Catering braucht man für einen Informationsabend?: Bestellen Sie die Speisen nach der finalen Anmeldezahl und rechnen Sie Getränke für die geplante Dauer. Für das erste Stunde sind etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein praktikabler Richtwert; bei längeren Abenden ergänzen Sie entsprechend.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.