Organiser une soirée d’information étape par étape

Une soirée d’information réussie se prépare dans un ordre précis : programme, lieux, intervenants, inscriptions, puis accueil. Commencez par fixer la date et le déroulé avant de réserver les salles et de confirmer les présentateurs. Les informations destinées aux visiteurs doivent être prêtes avant l’envoi des invitations, notamment l’accès, le stationnement et le parcours dans les locaux. Les derniers jours servent surtout à contrôler les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports de présentation et le matériel technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les espaces et les salles
3
Planifier les réunions d’information
2 personnes
4
Confirmer les présentateurs
2 personnes
5
Rassembler les informations pour les visiteurs
3 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Publier la promotion sur le site web
10
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
14
Publier les informations de stationnement
15
Élaborer le parcours vers les salles
2 personnes
16
Rassembler les présentations
2 personnes
17
Tester techniquement les présentations
2 personnes
18
Répartir les tables d’information
2 personnes
19
Commander les quantités de restauration
20
Vérifier les stocks de boissons et de vaisselle
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les listes de présence
23
Imprimer les programmes
2 personnes
24
Imprimer les brochures d'information
3 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
27
Contrôler les produits frais
2 personnes
28
Préparer le service traiteur
3 personnes
29
Imprimer le déroulé et le plan
30
Vérifier les clés et l’accès
2 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer l’entrée et le comptoir d’accueil
3 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer les tables d’information
4 personnes
35
Aménager les espaces de présentation
3 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Suspendre la décoration
2 personnes
38
Brancher la technique
2 personnes
39
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
40
Préparer les présentations
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
3 personnes
42
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
45
Accueillir les présentateurs
2 personnes

Événement

46
Ouvrir les portes
3 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Assurer la permanence aux tables d’information
8 personnes
53
Faire le discours d’ouverture
54
Faire la présentation d’information
2 personnes
55
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
56
Accompagner les visites guidées
4 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
59
Vérifier les demandes alimentaires
2 personnes
60
Orienter les visiteurs vers les salles
3 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
62
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
63
Répondre aux dernières questions
4 personnes
64
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

65
Éteindre la technique
2 personnes
66
Démonter les tables d'information
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Emballer le catering restant
2 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer les locaux
4 personnes
73
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
74
Retirer la signalétique
2 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Remettre le matériel en place
3 personnes
77
Vérifier les fenêtres et les portes
2 personnes
78
Fermer le lieu
2 personnes
79
Archiver les photos et les fichiers
80
Envoyer un message de remerciement
81
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
82
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Nappesqté 12
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 8
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 4
Carafes isothermesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Haut-parleursqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 5
Clés USBqté 4
Cliques de présentationqté 3
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Bougeoirsqté 10
Bougies LEDqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Pancartes de tableqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Serre-câblesqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Essuie-toutqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 4

Papeterie

Badges nominatifsqté 150
Flyers du programmeqté 150
Brochures d’informationqté 300
Listes d’inscriptionqté 10
Stylosqté 30
Crayonsqté 20
Blocs-notesqté 20
Post-itqté 10
Marqueursqté 20
Papier A4qté 5
Presse-papiersqté 10
Enveloppesqté 100
Porte-badgesqté 150
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Cartonqté 20

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gilets fluorescentsqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Conseils

Fixez la date, le programme et les salles en premier, puis confirmez les présentateurs avant de rédiger les invitations. Prévoyez au moins deux semaines pour recueillir les informations manquantes auprès de chacun.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et suivez les réponses chaque semaine. Demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire afin de ne pas devoir relancer les visiteurs séparément.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 5 jours avant la soirée : adresse, stationnement, horaires et parcours vers les salles. Un plan simple évite que l’accueil doive guider chaque personne individuellement.
Rassemblez toutes les présentations au moins 3 jours avant l’événement et testez-les sur l’ordinateur et le projecteur réellement utilisés. Vérifiez aussi les haut-parleurs, les microphones sans fil, les rallonges et les câbles de secours.
Préparez la veille les badges nominatifs, les listes de présence, les programmes et les brochures. Contrôlez les quantités de boissons, de vaisselle et de restauration après la clôture des inscriptions, plutôt que de commander sur une estimation ancienne.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée d’information ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite au moins 10 jours pour les inscriptions et prévoyez une relance environ 7 jours avant la soirée.
Combien de temps prévoir pour organiser une soirée d’information ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une soirée avec plusieurs présentateurs, des inscriptions et plusieurs salles. Les réservations et confirmations doivent être faites durant la première semaine.
Quand tester le matériel de présentation ?: Rassemblez les fichiers et faites un test complet au moins 3 jours avant l’événement. Refaites un contrôle rapide 1 à 2 heures avant l’arrivée des visiteurs, notamment pour le son, les projections et les rallonges.
Quand préparer les badges et les listes de présence ?: Préparez-les la veille, après la dernière mise à jour des inscriptions. Gardez une liste vierge et quelques badges supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les erreurs de saisie.

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