Zo organiseer je een verpakkingsbeurs zonder gaten in de planning

Begin met de beursdatum, openingstijden en zaalindeling; die keuzes bepalen hoeveel exposanten, stands en bezoekers je aankunt. Stel daarna de exposantenlijst samen en leg aanmeldingen, voorwaarden en standtoewijzing vast. Plan presentaties en demonstraties pas nadat de plattegrond duidelijk is, zodat techniek en looproutes kloppen. In de laatste fase draait alles om registratie, badges, bewegwijzering, catering en een controle van de 108 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Exposantenvoorwaarden versturen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Exposantenstands toewijzen
2 personen
10
Standplattegrond maken
2 personen
11
Standnummers vastleggen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Programma voor bezoekers maken
2 personen
14
Presentaties en demonstraties plannen
2 personen
15
Catering reserveren
16
Meubilair reserveren
17
Techniek reserveren
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Naamkaartjes ontwerpen
20
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
21
Exposantenbadges voorbereiden
22
Infomappen samenstellen
2 personen
23
Programma laten drukken
24
Exposanteninformatie drukken
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Catering gekoeld opslaan
2 personen
28
Registratietafel voorbereiden
2 personen
29
Materialen per stand klaarzetten
3 personen
30
Zaal schoon en leeg opleveren
2 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Standwanden opbouwen
4 personen
33
Standnummers ophangen
2 personen
34
Exposantentafels inrichten
4 personen
35
Verpakkingsvoorbeelden uitstallen
4 personen
36
Registratiesysteem testen
2 personen
37
Techniek en presentaties testen
2 personen
38
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Exposanten ontvangen
3 personen
43
Bezoekers registreren
4 personen
44
Badges uitdelen
2 personen
45
Programma's verstrekken
2 personen
46
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
47
Demonstraties begeleiden
2 personen
48
Presentaties aankondigen
49
Presentatieruimte bedienen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Voorraad bij de stands aanvullen
2 personen
56
Contactgegevens van bezoekers verzamelen
2 personen
57
Laatste ronde langs exposanten
2 personen
58
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
59
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

60
Verpakkingsmaterialen afbreken
4 personen
61
Standwanden demonteren
4 personen
62
Meubilair verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Restanten sorteren
2 personen
65
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
66
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
67
Geleende materialen controleren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
70
Exposantenbedankingen versturen
71
Bezoekersopvolging versturen
72
Facturen en borg controleren
73
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Statafelsaantal 8
Bezoekersstoelenaantal 80
Exposantenstoelenaantal 48
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Standwandenaantal 24
Tafellinnenaantal 30

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
USB-ladersaantal 8
Labelprinter
Barcode scannersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 12
Plantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Stoffen achterwandenaantal 12
Displayrekkenaantal 24
Folderhoudersaantal 30
Productstandaardsaantal 30

Verlichting

LED-spotlightsaantal 16
Bureaulampenaantal 12
Lichtverlengkabelsaantal 8

Catering

Boodschappen

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 200
Exposantenbadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 260
Lanyardsaantal 260
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 40
Aanmeldformulierenaantal 250
Naamstickersaantal 250

Communicatie

Walkietalkiesaantal 8
Telefoonladersaantal 6
Notitieblokkenaantal 20
Informatiebrochuresaantal 250
Exposantenmappenaantal 30
Programmafoldersaantal 250
Visitekaartjesbakjesaantal 24

Bewegwijzering

Entreebordenaantal 3
Standnummerbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Toiletbordenaantal 4
Uitgangsbordenaantal 4
Pionnenaantal 12

Presentatie

Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Whiteboardstiftenaantal 12
Laserpointersaantal 2
Klikafstandsbedieningenaantal 2

Verpakkingsmateriaal

Kartonnen dozenaantal 40
Golfkartonnen platenaantal 20
Papieren zakkenaantal 100
Kraftzakkenaantal 100
Kartonnen kokersaantal 30
Papieren wikkelsaantal 100
Cadeaulintaantal 10
Touwrollenaantal 6
Papieren vulmateriaalaantal 10
Bubbelfolieaantal 4
Verzendlabelsaantal 200
Palletwikkelfolieaantal 2

Gereedschap

Scharenaantal 12
Stanleymessenaantal 8
Meetlintenaantal 4
Lijmpistolenaantal 4
Tackerpistolenaantal 4
Hameraantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Plakgumaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 2
Papieren handdoekenaantal 12

Opslag

Plastic krattenaantal 20
Opbergbakkenaantal 12
Dekkledenaantal 8
Transportkarrenaantal 4

Tips

Leg de standplattegrond vast voordat je exposanten hun standnummer stuurt. Houd ruimte vrij voor registratie, presentaties, demonstraties, catering en looppaden; anders moeten tafels en standwanden op het laatste moment worden verschoven.
Stuur exposanteninformatie tegelijk met de voorwaarden en parkeerinformatie. Vermeld daarin ook opbouwtijden, standafmetingen, het gebruik van techniek en waar laptops, verlengkabels en stekkerdozen beschikbaar zijn.
Plan presentaties en demonstraties in tijdsblokken en controleer per blok de beamer, het projectiescherm, de presentatielaptop, microfoons en speakers. Test de volledige opstelling vóór de deuren opengaan, niet alleen de losse apparaten.
Maak registratie schaalbaar voor de verwachte bezoekersstroom. Zet de registratietafel klaar met badges, naamkaartjes, laptops of tablets, een labelprinter en barcode scanners; één langzaam registratiepunt veroorzaakt direct een rij.
Controleer de catering op aantallen én gebruiksmomenten. Reken niet alleen op koffie en water, maar controleer ook koffiekopjes, glazen, borden, bestek, serveerplateaus, thermoskannen en waterkokers voordat de leveranciers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een verpakkingsbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, exposantenlijst en zaalindeling. Reserveer catering, meubilair en techniek zodra de verwachte opkomst en het aantal stands bekend zijn; drukwerk en badges volgen idealiter in de laatste 2 weken.
Hoe deel je een verpakkingsbeurs logisch in?: Maak eerst een plattegrond met standnummers en laat hoofdlooppaden vrij tussen registratie, stands, presentaties en catering. Reserveer per exposant de afgesproken standruimte en controleer minstens 2 weken vooraf of tafels, standwanden en stoelen in die indeling passen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een verpakkingsbeurs?: Verstuur de eerste uitnodigingen ongeveer 8 tot 10 weken vooraf en zet het aanmeldformulier direct online. Stuur parkeerinformatie, programma en praktische exposanteninformatie uiterlijk 1 week voor de beurs opnieuw, zodat bezoekers niet op losse berichten hoeven te zoeken.
Wat moet je op de dag van een verpakkingsbeurs als eerste controleren?: Controleer 2 tot 3 uur vóór opening de registratie, standnummers, bewegwijzering, badges en zaalopstelling. Test daarna alle presentatietechniek en loop de catering na, inclusief koffie, water, servies, afvalbakken en reservebenodigdheden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.