Organiser un salon de l'emballage, étape par étape

Un salon de l’emballage se prépare d’abord sur le papier : date, horaires, lieu et capacité déterminent tout le reste. Enchaînez ensuite les inscriptions des exposants, l’attribution des stands et le programme visiteurs avant de réserver le mobilier, le catering et la technique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations de parking, les badges et les branchements sur les stands. Prévoyez aussi les documents imprimés et la signalétique avant la dernière semaine.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les conditions des exposants
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Attribuer les stands des exposants
2 personnes
10
Créer le plan des stands
2 personnes
11
Fixer les numéros de stand
12
Envoyer les infos de parking
13
Créer le programme des visiteurs
2 personnes
14
Planifier les présentations et démonstrations
2 personnes
15
Réserver le catering
16
Réserver le mobilier
17
Réserver la technique
18
Concevoir la signalétique
19
Concevoir les badges nominatifs
20
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
21
Préparer les badges exposants
22
Composer les dossiers d’information
2 personnes
23
Faire imprimer le programme
24
Imprimer les informations exposants
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Stocker le catering au frais
2 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Préparer le matériel par stand
3 personnes
30
Restituer la salle propre et vide
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les cloisons de stand
4 personnes
33
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
34
Aménager les tables des exposants
4 personnes
35
Présenter des exemples d’emballage
4 personnes
36
Tester le système d'inscription
2 personnes
37
Tester la technique et les présentations
2 personnes
38
Aménager le point café et boissons
3 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Préparer le matériel d’information
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
47
Encadrer les démonstrations
2 personnes
48
Annoncer les présentations
49
Gérer la salle de présentation
2 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Réapprovisionner les stands
2 personnes
56
Collecter les coordonnées des visiteurs
2 personnes
57
Dernier tour auprès des exposants
2 personnes
58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
59
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

60
Démonter les matériaux d'emballage
4 personnes
61
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
62
Rassembler le mobilier
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Trier les restes
2 personnes
65
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
66
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
67
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Stocker le matériel restant
2 personnes
70
Envoyer les remerciements aux exposants
71
Envoyer le suivi des visiteurs
72
Vérifier les factures et la caution
73
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 24
Tables hautesqté 8
Chaises pour les visiteursqté 80
Chaises des exposantsqté 48
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 10
Panneaux de standqté 24
Nappesqté 30

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Chargeurs USBqté 8
Imprimante d'étiquettes
Scanners de codes-barresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 12
Plantesqté 12
Décoration de tableqté 12
Fonds de scène en tissuqté 12
Présentoirsqté 24
Présentoirs à brochuresqté 30
Présentoirs de produitsqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Lampes de bureauqté 12
Rallonges électriquesqté 8

Catering

Courses

Inscription

Badges visiteursqté 200
Badges des exposantsqté 60
Porte-badgesqté 260
Lanyardsqté 260
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Formulaires d'inscriptionqté 250
Étiquettes nominativesqté 250

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs de téléphoneqté 6
Blocs-notesqté 20
Brochures d’informationqté 250
Dossiers des exposantsqté 30
Brochures du programmeqté 250
Présentoirs à cartes de visiteqté 24

Signalétique

Panneaux d'entréeqté 3
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de toilettesqté 4
Panneaux de sortieqté 4
Cônesqté 12

Présentation

Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Pointeurs laserqté 2
Télécommandes Klikqté 2

Matériel d’emballage

Boîtes en cartonqté 40
Plaques en carton onduléqté 20
Sacs en papierqté 100
Sacs kraftqté 100
Tubes en cartonqté 30
Emballages en papierqté 100
Ruban cadeauqté 10
Rouleaux de cordeqté 6
Matériau de rembourrage en papierqté 10
Film à bullesqté 4
Étiquettes d'expéditionqté 200
Film étirable pour palettesqté 2

Outils

Ciseauxqté 12
Couteaux Stanleyqté 8
Mètres rubansqté 4
Pistolets à colleqté 4
Agrafeusesqté 4
Marteauqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Serre-câblesqté 200
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Colle repositionnableqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 2
Essuie-toutqté 12

Stockage

Caisses en plastiqueqté 20
Bacs de rangementqté 12
Bâchesqté 8
Chariots de transportqté 4

Conseils

Commencez par valider la date, les horaires et l’agencement de la salle. Le plan des stands doit être établi avant d’attribuer les numéros et d’envoyer les informations pratiques aux exposants.
Ouvrez les inscriptions avec des conditions exposants explicites. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, les équipements nécessaires et les contraintes liées au stand afin d’éviter les changements tardifs.
Construisez le programme visiteurs après avoir confirmé les présentations et les démonstrations. Réservez des créneaux précis et vérifiez que le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs sont compatibles avec la salle.
Réservez le mobilier et le catering dès que le nombre d’exposants et de visiteurs devient fiable. Comptez séparément les tables d’exposition, les chaises exposants, les chaises visiteurs, les tables de buffet et les porte-manteaux.
Préparez l’accueil au moins quelques jours avant l’ouverture : badges visiteurs et exposants, scanners de codes-barres, dossiers d’information, programme imprimé et signalétique. Testez aussi les rallonges, multiprises, ordinateurs et chargeurs USB sur place.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un salon de l'emballage ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue, car les inscriptions, le plan des stands et les réservations dépendent les uns des autres. Gardez au minimum une dernière semaine pour imprimer les badges, le programme et la signalétique.
Comment attribuer les stands des exposants ?: Attendez d’avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins de chaque exposant. Dessinez ensuite le plan de la salle, attribuez les numéros de stand et envoyez à chacun son emplacement avec les informations de parking et d’accès.
Que faut-il prévoir pour l'accueil des visiteurs ?: Prévoyez une table d’inscription, des badges visiteurs, des scanners de codes-barres et des dossiers d’information. Installez la signalétique avant l’ouverture et gardez une marge pour les inscriptions sur place.
Quand réserver le matériel technique du salon ?: Réservez-le dès que les présentations et démonstrations sont fixées, idéalement avant la dernière semaine. Testez au moins une fois le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises dans la salle.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.