Eine Verpackungsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Verpackungsmesse entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen reibungslosen Messetag. Legen Sie zuerst Termin, Räume und Ziel der Messe fest, bevor Sie Aussteller einladen. Danach folgen Anmeldungen, Standvergabe, Besucherprogramm sowie Catering und Technik. Besonders häufig fehlen am Ende klare Parkinformationen, beschriftete Ausweise, funktionierende Präsentationstechnik oder genügend Zeit für den Aufbau. Mit einem festen Ablauf vermeiden Sie diese Engpässe.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Ausstellerbedingungen versenden
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Ausstellerstände zuweisen
2 Personen
10
Standplan erstellen
2 Personen
11
Standnummern festlegen
12
Parkinformationen versenden
13
Programm für Besucher erstellen
2 Personen
14
Präsentationen und Vorführungen planen
2 Personen
15
Catering reservieren
16
Möbel reservieren
17
Technik reservieren
18
Beschilderung entwerfen
19
Namensschilder entwerfen
20
Besucherausweise vorbereiten
2 Personen
21
Ausstellerbadges vorbereiten
22
Infomappen zusammenstellen
2 Personen
23
Programm drucken lassen
24
Ausstellerinformationen drucken
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Catering gekühlt lagern
2 Personen
28
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
29
Materialien pro Stand bereitstellen
3 Personen
30
Halle sauber und leer übergeben
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Stellwände aufbauen
4 Personen
33
Standnummern aufhängen
2 Personen
34
Ausstellertische einrichten
4 Personen
35
Verpackungsbeispiele ausstellen
4 Personen
36
Registrierungssystem testen
2 Personen
37
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
38
Kaffee- und Getränkestand einrichten
3 Personen
39
Beschilderung anbringen
2 Personen
40
Infomaterial bereitlegen
2 Personen
41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

42
Aussteller empfangen
3 Personen
43
Besucher registrieren
4 Personen
44
Namensschilder ausgeben
2 Personen
45
Programme ausgeben
2 Personen
46
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
47
Vorführungen betreuen
2 Personen
48
Präsentationen ankündigen
49
Präsentationsbereich betreuen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Bestände an den Ständen auffüllen
2 Personen
56
Kontaktdaten der Besucher erfassen
2 Personen
57
Letzte Runde bei den Ausstellern
2 Personen
58
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
59
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

60
Verpackungsmaterialien abbauen
4 Personen
61
Standwände abbauen
4 Personen
62
Mobiliar zusammensuchen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Reste sortieren
2 Personen
65
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
66
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
67
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
70
Dankeschön an Aussteller versenden
71
Besucher-Nachverfolgung versenden
72
Rechnungen und Kaution prüfen
73
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 24
StehtischeAnz. 8
Besucher-StühleAnz. 80
AusstellerstühleAnz. 48
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10
StandwändeAnz. 24
TischwäscheAnz. 30

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
USB-LadegeräteAnz. 8
Etikettendrucker
Barcode-ScannerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierplattenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

FirmenbannerAnz. 12
PflanzenAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
StoffrückwändeAnz. 12
AusstellungsregaleAnz. 24
ProspekthalterAnz. 30
ProduktständerAnz. 30

Beleuchtung

LED-SpotlightsAnz. 16
SchreibtischlampenAnz. 12
Verlängerungskabel für LichtAnz. 8

Catering

Einkäufe

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 200
AusstellerbadgesAnz. 60
BadgehalterAnz. 260
LanyardsAnz. 260
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
AnmeldeformulareAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250

Kommunikation

Walkie-TalkiesAnz. 8
TelefonladegeräteAnz. 6
NotizblöckeAnz. 20
InformationsbroschürenAnz. 250
AusstellerordnerAnz. 30
ProgrammhefteAnz. 250
VisitenkartenhalterAnz. 24

Beschilderung

EingangsschilderAnz. 3
StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
ToilettenschilderAnz. 4
AusgangsschilderAnz. 4
KegelAnz. 12

Präsentation

FlipchartsAnz. 3
Flipchart-PapierAnz. 6
WhiteboardmarkerAnz. 12
LaserpointerAnz. 2
Klick-FernbedienungenAnz. 2

Verpackungsmaterial

KartonsAnz. 40
WellpappplattenAnz. 20
PapiertütenAnz. 100
KraftbeutelAnz. 100
PapphülsenAnz. 30
PapierwickelAnz. 100
GeschenkbandAnz. 10
SeilrollenAnz. 6
PapierfüllmaterialAnz. 10
LuftpolsterfolieAnz. 4
VersandetikettenAnz. 200
PalettenwickelfolieAnz. 2

Werkzeug

ScherenAnz. 12
CuttermesserAnz. 8
MessbänderAnz. 4
HeißklebepistolenAnz. 4
TackerpistolenAnz. 4
HammerAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
KabelbinderAnz. 200
Gaffer TapeAnz. 8
KleberAnz. 12

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 2
PapierhandtücherAnz. 12

Lagerung

PlastikkistenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AbdeckplanenAnz. 8
TransportwagenAnz. 4

Tipps

Bestätigen Sie Termin, Öffnungszeiten und Raumaufteilung, bevor Sie Einladungen versenden. Für Aufbau, Registrierung und Abbau sollten Sie zusätzlich eigene Zeitfenster einplanen, nicht nur die Besucheröffnungszeit.
Veröffentlichen Sie das Anmeldeformular frühzeitig und halten Sie Ausstellerbedingungen schriftlich fest. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche und benötigte Technik, damit Änderungen nicht erst in der letzten Woche auffallen.
Erstellen Sie den Standplan erst, wenn die Ausstellerliste weitgehend feststeht. Vergeben Sie eindeutige Standnummern und schicken Sie Parkinformationen, Anlieferhinweise und Aufbauzeiten spätestens 7 Tage vor der Messe.
Planen Sie Vorführungen und Präsentationen mit festen Uhrzeiten und testen Sie Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationslaptop mindestens einen Tag vorher. Verlängerungskabel und USB-Ladegeräte werden besonders leicht übersehen.
Bereiten Sie Registrierungstisch, Besucherausweise, Ausstellerbadges und Infomappen vor dem Aufbau vor. Drucken Sie Programm und Ausstellerinformationen mit einem Puffer von mindestens 2 Werktagen und prüfen Sie die Einkaufsliste abschließend gegen die erwartete Besucherzahl.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Verpackungsmesse organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. So bleibt genügend Zeit für Raumplanung, Ausstellerakquise, Standvergabe, Catering, Technik und den Druck der Unterlagen.
Wann sollte der Standplan für eine Verpackungsmesse fertig sein?: Planen Sie den Standplan spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Messetermin. Die endgültigen Standnummern und Aufbauinformationen sollten die Aussteller mindestens 7 Tage vorher erhalten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Verpackungsmesse?: Rechnen Sie je nach Größe mit mindestens 4 bis 6 Stunden für Möbel, Standwände, Beschilderung, Technik und Registrierung. Planen Sie zusätzlich 30 bis 60 Minuten für einen vollständigen Funktionstest ein.
Wann muss man Catering und Technik für eine Verpackungsmesse buchen?: Reservieren Sie Catering, Möbel und Technik mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Bei stark belegten Terminen oder vielen Ausstellern ist eine Vorlaufzeit von 3 Monaten sicherer.

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