Checklist voor een verpakkingsbeurs organiseren

Een verpakkingsbeurs vraagt om meer dan tafels en exposanten uitnodigen. Je moet de standindeling, bezoekersregistratie, demonstraties, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en exposantenlijst en werk daarna toe naar een duidelijke beursdag met standnummers, badges en bewegwijzering. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt en welke praktische details vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Exposantenvoorwaarden versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenstands toewijzen
2 personen
Standplattegrond maken
2 personen
Standnummers vastleggen
Parkeerinformatie versturen
Programma voor bezoekers maken
2 personen
Presentaties en demonstraties plannen
2 personen
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Techniek reserveren
Bewegwijzering ontwerpen
Naamkaartjes ontwerpen
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
Exposantenbadges voorbereiden
Infomappen samenstellen
2 personen
Programma laten drukken
Exposanteninformatie drukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Materialen per stand klaarzetten
3 personen
Zaal schoon en leeg opleveren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opbouwen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Exposantentafels inrichten
4 personen
Verpakkingsvoorbeelden uitstallen
4 personen
Registratiesysteem testen
2 personen
Techniek en presentaties testen
2 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Infomateriaal klaarleggen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Programma's verstrekken
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Demonstraties begeleiden
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentatieruimte bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Voorraad bij de stands aanvullen
2 personen
Contactgegevens van bezoekers verzamelen
2 personen
Laatste ronde langs exposanten
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Verpakkingsmaterialen afbreken
4 personen
Standwanden demonteren
4 personen
Meubilair verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten sorteren
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Exposantenbedankingen versturen
Bezoekersopvolging versturen
Facturen en borg controleren
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Statafelsaantal 8
Bezoekersstoelenaantal 80
Exposantenstoelenaantal 48
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Standwandenaantal 24
Tafellinnenaantal 30

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
USB-ladersaantal 8
Labelprinter
Barcode scannersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 12
Plantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12
Stoffen achterwandenaantal 12
Displayrekkenaantal 24
Folderhoudersaantal 30
Productstandaardsaantal 30

Verlichting

LED-spotlightsaantal 16
Bureaulampenaantal 12
Lichtverlengkabelsaantal 8

Catering

Boodschappen

Registratie

Bezoekersbadgesaantal 200
Exposantenbadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 260
Lanyardsaantal 260
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 40
Aanmeldformulierenaantal 250
Naamstickersaantal 250

Communicatie

Walkietalkiesaantal 8
Telefoonladersaantal 6
Notitieblokkenaantal 20
Informatiebrochuresaantal 250
Exposantenmappenaantal 30
Programmafoldersaantal 250
Visitekaartjesbakjesaantal 24

Bewegwijzering

Entreebordenaantal 3
Standnummerbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Toiletbordenaantal 4
Uitgangsbordenaantal 4
Pionnenaantal 12

Presentatie

Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Whiteboardstiftenaantal 12
Laserpointersaantal 2
Klikafstandsbedieningenaantal 2

Verpakkingsmateriaal

Kartonnen dozenaantal 40
Golfkartonnen platenaantal 20
Papieren zakkenaantal 100
Kraftzakkenaantal 100
Kartonnen kokersaantal 30
Papieren wikkelsaantal 100
Cadeaulintaantal 10
Touwrollenaantal 6
Papieren vulmateriaalaantal 10
Bubbelfolieaantal 4
Verzendlabelsaantal 200
Palletwikkelfolieaantal 2

Gereedschap

Scharenaantal 12
Stanleymessenaantal 8
Meetlintenaantal 4
Lijmpistolenaantal 4
Tackerpistolenaantal 4
Hameraantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Kabelbindersaantal 200
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Plakgumaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 2
Papieren handdoekenaantal 12

Opslag

Plastic krattenaantal 20
Opbergbakkenaantal 12
Dekkledenaantal 8
Transportkarrenaantal 4

Tips

Leg de standplattegrond pas definitief vast nadat alle exposanten zijn verwerkt. Reserveer per stand ruimte voor een tafel, stoel, standwand en eventuele demonstratieapparatuur, zodat doorgangen niet te smal worden.
Plan presentaties en demonstraties in blokken en controleer per onderdeel de benodigde beamer, projectiescherm, presentatielaptop, microfoons en speakers. Test alle techniek uiterlijk één dag vooraf op de plek waar die wordt gebruikt.
Stuur parkeerinformatie, standnummer en opbouwinstructies uiterlijk een week voor de beurs naar exposanten. Vermeld ook het tijdstip waarop zij kunnen opbouwen; zonder die informatie ontstaan opstoppingen bij de ingang.
Maak bezoekers- en exposantenbadges afzonderlijk en houd extra exemplaren achter de registratietafel. Leg daarnaast laptops, tablets, een labelprinter en barcode scanners klaar, zodat je aanmeldingen ook op locatie kunt verwerken.
Controleer catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en de verzamelde dieetwensen. Zet koffie, water, glazen en servies klaar vóór de eerste exposanten arriveren; koffiekannen en thermoskannen worden vaak te laat uit de opslag gehaald.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verpakkingsbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, zaalindeling en exposantenwerving. Verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier daarna direct, zodat je uiterlijk 4 weken voor de beurs de standindeling en catering kunt bijwerken.
Wanneer moet ik de exposantenlijst en standindeling definitief maken?: Maak de exposantenlijst ongeveer 4 weken vooraf definitief en wijs daarna de stands toe. Stuur standnummers, parkeerinformatie en opbouwtijden uiterlijk 7 dagen voor de beurs door.
Hoeveel badges moet ik voor een verpakkingsbeurs voorbereiden?: Maak voor iedere aangemelde bezoeker en exposant één badge en druk daarnaast minstens 10 procent extra exemplaren. Houd extra blanco badges bij de registratietafel voor last-minute aanmeldingen en typefouten.
Wanneer moet de techniek voor presentaties en demonstraties worden getest?: Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, microfoons en speakers uiterlijk één dag vooraf. Controleer op de beursdag nogmaals alle aansluitingen en leg verlengkabels, stekkerdozen en USB-laders klaar voordat de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.