Cómo organizar una feria de embalaje paso a paso

Organizar una feria de embalaje requiere cerrar primero la fecha, el espacio y el número previsto de expositores. Después se ordenan las inscripciones, la distribución de los stands y el programa de demostraciones. La parte que más se retrasa suele ser la información final: condiciones para expositores, aparcamiento, acreditaciones y horarios. Si la sala tiene presentaciones, reserva la técnica y prueba los equipos antes del montaje.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
2
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar las condiciones para expositores
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar stands a los expositores
2 personas
10
Hacer el plano de los stands
2 personas
11
Fijar los números de stand
12
Enviar la información de aparcamiento
13
Crear el programa para los visitantes
2 personas
14
Planificar presentaciones y demostraciones
2 personas
15
Reservar el catering
16
Reservar mobiliario
17
Reservar técnica
18
Diseñar la señalización
19
Diseñar tarjetas de nombre
20
Preparar las acreditaciones de visitantes
2 personas
21
Preparar las acreditaciones de los expositores
22
Preparar carpetas informativas
2 personas
23
Imprimir el programa
24
Imprimir información para expositores
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Guardar el catering en frío
2 personas
28
Preparar la mesa de registro
2 personas
29
Preparar los materiales por puesto
3 personas
30
Dejar la sala limpia y vacía
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar las paredes del stand
4 personas
33
Colgar los números de stand
2 personas
34
Montar las mesas de los expositores
4 personas
35
Exponer muestras de embalaje
4 personas
36
Probar el sistema de registro
2 personas
37
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
38
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Dejar listo el material informativo
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

42
Recibir a los expositores
3 personas
43
Registrar a los visitantes
4 personas
44
Repartir acreditaciones
2 personas
45
Distribuir los programas
2 personas
46
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
47
Coordinar demostraciones
2 personas
48
Anunciar presentaciones
49
Gestionar el espacio de presentación
2 personas
50
Servir café y té
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Reponer el stock en los puestos
2 personas
56
Recopilar los datos de contacto de los visitantes
2 personas
57
Última ronda por los expositores
2 personas
58
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
59
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

60
Desmontar los materiales de embalaje
4 personas
61
Desmontar los paneles del stand
4 personas
62
Recoger el mobiliario
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Clasificar sobrantes
2 personas
65
Retirar los residuos por separado
2 personas
66
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
67
Comprobar el material prestado
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
70
Enviar agradecimientos a los expositores
71
Enviar seguimiento a los visitantes
72
Comprobar facturas y depósito
73
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas para visitantescant. 80
Sillas para expositorescant. 48
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Papeleracant. 10
Paredes para standscant. 24
Manteleríacant. 30

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 16
Cargadores USBcant. 8
Impresora de etiquetas
Escáneres de códigos de barrascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas para servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Banners de empresacant. 12
Plantascant. 12
Decoración de mesacant. 12
Fondos de telacant. 12
Estanterías expositorascant. 24
Portafolletoscant. 30
Soportes para productoscant. 30

Iluminación

Focos LEDcant. 16
Lámparas de escritoriocant. 12
Cables alargadores de luzcant. 8

Catering

Compras

Registro

Credenciales para visitantescant. 200
Credenciales de expositorcant. 60
Portabadgescant. 260
Lanyardscant. 260
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Formularios de inscripcióncant. 250
Pegatinas con nombrecant. 250

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Cargadores de teléfonocant. 6
Bloc de notascant. 20
Folletos informativoscant. 250
Carpetas de expositorescant. 30
Folletos del programacant. 250
Portatarjetas de visitacant. 24

Señalización

Carteles de entradacant. 3
Carteles con número de standcant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Carteles para el bañocant. 4
Señales de salidacant. 4
Conoscant. 12

Presentación

Pizarras de rotafoliocant. 3
Papel para rotafoliocant. 6
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Punteros lásercant. 2
Mandos de cliccant. 2

Material de embalaje

Cajas de cartóncant. 40
Planchas de cartón onduladocant. 20
Bolsas de papelcant. 100
Sacos Kraftcant. 100
Tubos de cartóncant. 30
Envolturas de papelcant. 100
Cinta de regalocant. 10
Rollos de cuerdacant. 6
Material de relleno de papelcant. 10
Plástico de burbujascant. 4
Etiquetas de envíocant. 200
Film estirable para paletscant. 2

Herramientas

Tijerascant. 12
Cúterescant. 8
Cintas métricascant. 4
Pistolas de pegamentocant. 4
Pistolas de grapascant. 4
Martillocant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Bridascant. 200
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8
Masilla adhesivacant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Papelelerascant. 10
Pinzas para residuoscant. 2
Toallas de papelcant. 12

Almacenamiento

Cajas de plásticocant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12
Mantelescant. 8
Carros de transportecant. 4

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: fija la fecha y el horario, confirma la sala y calcula cuántos stands caben con mesas, paredes y zonas de paso.
Cierra las inscripciones con al menos 3 semanas de margen. Así puedes asignar los stands, numerarlos y enviar a cada expositor su ubicación, condiciones e información de aparcamiento.
Prepara el plano antes de reservar el mobiliario definitivo: además de las mesas de exposición, cuenta las sillas, la mesa de registro, las mesas de buffet, los percheros y las papeleras.
Programa las demostraciones con horas concretas y prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los portátiles, los cables y las regletas como mínimo el día anterior.
Imprime el programa, las acreditaciones y la información para expositores 2 o 3 días antes. Comprueba también las preferencias dietéticas y calcula vajilla, café, té, vasos y cubiertos según el número confirmado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de embalaje?: Trabaja con un margen de 8 a 12 semanas. Las inscripciones deberían quedar cerradas unas 3 semanas antes, para disponer de tiempo para el plano, las acreditaciones y la información final.
¿Cuándo hay que asignar los stands a los expositores?: Haz la asignación después de cerrar las inscripciones y, preferiblemente, entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Envía entonces el número de stand, el plano, las condiciones y los datos de aparcamiento.
¿Cuándo se debe probar la técnica de las presentaciones?: Haz una prueba completa como mínimo el día anterior y otra revisión 60 minutos antes de abrir. Comprueba el portátil de presentación, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y todas las conexiones.
¿Cuándo se imprimen las acreditaciones y el programa?: Imprímelos entre 2 y 3 días antes, cuando el programa y la lista de participantes estén prácticamente cerrados. Reserva el último día para corregir nombres, horarios o cambios de stand.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.