Zo organiseer je een vakbond open dag

Begin met een helder programma en leg meteen de datum, ruimte en benodigde vergunningen vast. Open daarna het aanmeldformulier, bevestig sprekers en deel vrijwilligers in per infostand, registratie en catering. Werk uiterlijk een week vooraf de deelnemersinformatie, presentaties, naambadges en route uit. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, geteste techniek en voldoende tijd voor opbouw, boodschappen en transport.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimte reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma publiceren
10
Sprekers bevestigen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Infostands toewijzen
2 personen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Materiaal controleren
2 personen
15
Promotiemateriaal drukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Bewegwijzering maken
2 personen
18
Presentaties verzamelen
19
Techniek testen
2 personen
20
Route naar locatie controleren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Materialen transporteren
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes nalopen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Infostands inrichten
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Podiumruimte inrichten
3 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
34
Presentaties klaarzetten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Sanitaire voorzieningen controleren
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
42
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen registreren
3 personen
45
Naambadges uitdelen
2 personen
46
Infostands bemannen
8 personen
47
Rondleidingen begeleiden
2 personen
48
Presentaties begeleiden
2 personen
49
Microfoon bedienen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet netjes houden
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
57
Fotomomenten begeleiden
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Catering afbouwen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Ruimtes schoonmaken
4 personen
66
Materialen inpakken
3 personen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen bewaren
69
Locatiesleutels inleveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 14

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Tafelbordjesaantal 14
Rolbannersaantal 4
Posterpresentatierekkenaantal 4
Naambadgehoudersaantal 120
Pennenbakjesaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Lantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersstroom vóór je de ruimte indeelt. Reserveer een registratietafel bij de ingang, plaats informatietafels op logische punten en hang bewegwijzering op vanaf de route naar de locatie.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de open dag af als je catering en naambadges op aantallen baseert. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen en verwerk die direct in de bestelling.
Maak per onderdeel één vrijwilliger verantwoordelijk en geef elke vrijwilliger minstens 30 minuten overdracht vóór de start. Leg ook vast wie late bezoekers opvangt en wie de sprekers begeleidt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en draadloze microfoons minimaal 2 uur vóór ontvangst van bezoekers. Neem verlengsnoeren en stekkerdozen mee; een passende aansluiting ontbreekt vaker dan verwacht.
Koel dranken en zet koffie- en buffettafels klaar vóór de eerste spreker arriveert. Controleer tegelijk kopjes, glazen, borden, bestek, serveerplateaus en thermoskannen, zodat je niet tijdens het programma hoeft bij te vullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakbond open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en ruimte. Regel vergunningen, sprekers en catering uiterlijk 4 weken van tevoren; sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de open dag.
Hoe deel je vrijwilligers in voor een vakbond open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor registratie, één per infostand en één voor techniek en programma. Voeg bij een doorlopend programma minstens twee mensen toe voor catering, opbouw en onverwachte vragen.
Wanneer test je de techniek voor een vakbond open dag?: Test alle apparatuur op de locatie uiterlijk 2 uur vóór de opening. Controleer niet alleen de beamer en microfoons, maar ook kabels, stekkerdozen, geluidsniveau en de presentaties van alle sprekers.
Wanneer bestel je catering voor een vakbond open dag?: Bestel de catering zodra het aanmeldformulier sluit, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Houd de definitieve aantallen, dieetwensen en het gewenste tijdstip voor levering bij elkaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.