Einen Tag der offenen Tür der Gewerkschaft organisieren
Bei einem Tag der offenen Tür der Gewerkschaft müssen Information, Gespräche und ein klarer Ablauf zusammenpassen. Beginne mit Datum, Programm und Raum und kläre danach Genehmigungen, Referenten und Infostände. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Ernährungswünsche und den Bedarf an Sitzplätzen kennst. Plane außerdem Zeit für Techniktests, Beschilderung, Materialtransport und den Aufbau ein – diese Punkte werden häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Raum reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Einladungen gestalten
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Programm veröffentlichen
- 10
Referenten bestätigen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Infostände zuweisen
2 Personen
- 13
Catering bestellen
2 Personen
- 14
Material prüfen
2 Personen
- 15
Werbematerial drucken
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Beschilderung erstellen
2 Personen
- 18
Präsentationen sammeln
- 19
Technik testen
2 Personen
- 20
Route zum Veranstaltungsort überprüfen
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Materialien transportieren
3 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Räumlichkeiten kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Infostände einrichten
4 Personen
- 31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 32
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 33
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 34
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 37
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 39
Sanitäre Anlagen kontrollieren
- 40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 42
Abschließende Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Anmeldungen erfassen
3 Personen
- 45
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 46
Infostände besetzen
8 Personen
- 47
Führungen begleiten
2 Personen
- 48
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 49
Mikrofon bedienen
- 50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten kontrollieren
- 56
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 57
Fotomomente begleiten
- 58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Catering abbauen
3 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Räume reinigen
4 Personen
- 66
Materialien einpacken
3 Personen
- 67
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 68
Fundgegenstände aufbewahren
- 69
Locationschlüssel abgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationstischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- StühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- KlappischeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 14
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierplattenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- EislöffelAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonbögenAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischschilderAnz. 14
- Roll-Up-BannerAnz. 4
- Poster-PräsentationsständerAnz. 4
- NamensschildhalterAnz. 120
- StiftehalterAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
- LaternenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- ScherenAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 20
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere den Raum anschließend schriftlich. Prüfe sofort, ob für Vorträge, Bewirtung oder Besucherführung zusätzliche Genehmigungen nötig sind.
- Veröffentliche das Programm erst, wenn Referenten und Infostände bestätigt sind. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher und halte das Anmeldeformular bis wenige Tage vor dem Termin offen.
- Teile Freiwillige nach festen Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für die Registrierung, je eine Ansprechperson pro Infostand und zusätzliche Hilfe für Aufbau und Materialtransport. Eine Liste mit Namen, Aufgaben und Mobilnummern verhindert Lücken.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ladestationen und die Stromwege im Raum.
- Bestelle Catering erst nach einer ersten Anmeldezahl und ergänze eine Reserve von etwa 10 Prozent. Getränke solltest du am Vortag kühlen; Snacks, Geschirr, Namensschilder und Wegweiser werden sonst leicht erst beim Einlass gesucht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür der Gewerkschaft planen?
- Starte mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Raum. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wann sollte man die Technik für den Tag der offenen Tür testen?
- Teste Präsentationen und die komplette Ton- und Bildtechnik spätestens am Vortag. Plane zusätzlich 60 bis 90 Minuten am Veranstaltungstag für Aufbau, Kabelwege und einen kurzen Funktionstest ein.
- Wie viele Helfer braucht man für einen gewerkschaftlichen Tag der offenen Tür?
- Rechne mindestens mit einer Person an der Registrierung, einer Ansprechperson je Infostand und 2 bis 3 Personen für Aufbau, Catering und Transport. Bei mehreren parallel laufenden Programmpunkten brauchst du pro Raum zusätzlich eine betreuende Person.
- Wann sollte man Catering und Getränke bestellen?
- Bestelle das Catering ungefähr 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Plane rund 10 Prozent Reserve ein und kühle die Getränke am Vortag, damit am Einlass nichts vorbereitet werden muss.
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