Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del sindicato
Empieza por fijar la fecha, el programa y el espacio antes de abrir las inscripciones. Después coordina permisos, ponentes, voluntariado, stands informativos y necesidades de alimentación. La parte que suele retrasarse es la técnica: presentaciones, micrófonos, proyector, cables y pruebas deben quedar cerrados antes del día del evento. También conviene preparar con antelación las acreditaciones, la señalización y el recorrido hasta el lugar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el espacio
- 3
Comprobar permisos
- 4
Diseñar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Publicar el programa
- 10
Confirmar ponentes
- 11
Asignar voluntarios
2 personas
- 12
Asignar los stands de información
2 personas
- 13
Pedir el catering
2 personas
- 14
Comprobar el material
2 personas
- 15
Imprimir material promocional
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Crear la señalización
2 personas
- 18
Recopilar las presentaciones
- 19
Probar la técnica
2 personas
- 20
Comprobar la ruta al lugar
- 21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 22
Hacer la compra
3 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Transportar los materiales
3 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Revisar los espacios
2 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Montar los puestos de información
4 personas
- 31
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 32
Montar el espacio del escenario
3 personas
- 33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 34
Preparar las presentaciones
2 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Colocar la señalización
2 personas
- 37
Montar el bufé de catering
3 personas
- 38
Montar el punto de café
2 personas
- 39
Comprobar las instalaciones sanitarias
- 40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 41
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 42
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 43
Recibir a los visitantes
4 personas
- 44
Registrar inscripciones
3 personas
- 45
Repartir acreditaciones
2 personas
- 46
Atender los puestos de información
8 personas
- 47
Guiar visitas
2 personas
- 48
Coordinar presentaciones
2 personas
- 49
Manejar el micrófono
- 50
Servir café y té
3 personas
- 51
Servir aperitivos
3 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 55
Comprobar los baños
- 56
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 57
Coordinar los momentos fotográficos
- 58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 59
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 60
Desmontar el catering
3 personas
- 61
Apagar el equipo
2 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Limpiar espacios
4 personas
- 66
Empaquetar materiales
3 personas
- 67
Devolver los materiales
2 personas
- 68
Guardar los objetos perdidos
- 69
Entregar las llaves del lugar
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas informativascant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Sillascant. 100
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas plegablescant. 2
- Mantelescant. 14
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras de servircant. 6
- Termoscant. 4
- Cucharillas para heladocant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles de mesacant. 14
- Banners enrollablescant. 4
- Expositores para pósterescant. 4
- Portanombrescant. 120
- Portalápicescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LEDcant. 4
- Farolescant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cucharonescant. 8
- Tijerascant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el programa antes de diseñar las invitaciones. Deja al menos 3 semanas para enviar invitaciones, recibir inscripciones y publicar los cambios del programa.
- Abre el formulario de inscripción cuando el espacio y el programa estén confirmados. Incluye una pregunta sobre preferencias dietéticas y fija una fecha límite 5 días antes para comunicar el número final al catering.
- Asigna a los voluntarios por turnos de 2 a 3 horas, con una persona en el registro y otra responsable de cada stand informativo. Entrega las acreditaciones y las instrucciones antes de la apertura.
- Haz una prueba técnica completa 1 día antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos inalámbricos, cables alargadores y regletas. Recopila las presentaciones como máximo 48 horas antes para probarlas en el mismo equipo.
- Prepara la logística de entrada y descanso con tiempo: coloca la mesa de registro, la señalización, los percheros y las estaciones de carga. Enfría las bebidas la noche anterior y transporta los materiales agrupados por zona para no buscar cables o carteles durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas sindical?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el espacio, comprobar los permisos, confirmar ponentes, abrir las inscripciones y pedir el catering con datos más fiables.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para el catering?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas aproximadamente 5 días antes. Así puedes confirmar las raciones, las bebidas y los aperitivos sin comprar cantidades a ciegas.
- ¿Cuándo se debe probar la técnica del evento?
- Haz una prueba completa el día anterior y revisa de nuevo las conexiones 60 minutos antes de recibir al público. Prueba cada micrófono, la presentación, el proyector, los altavoces y las regletas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Como referencia, asigna al menos 1 persona al registro, 1 por cada stand informativo y 1 responsable técnico por turno. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir descansos y evitar que los puestos queden vacíos.
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