Organiser une journée portes ouvertes du syndicat, étape par étape

Une journée portes ouvertes syndicale se prépare d’abord comme un parcours visiteur : pourquoi venir, qui accueillir et quelles informations transmettre. Commencez par fixer la date, le programme et la salle, puis vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner le catering, les badges, les stands et les bénévoles. Gardez les derniers jours pour les tests techniques, la signalisation et la logistique sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Vérifier les autorisations
4
Concevoir les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Publier le programme
10
Confirmer les intervenants
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Attribuer les stands d’information
2 personnes
13
Commander le catering
2 personnes
14
Vérifier le matériel
2 personnes
15
Imprimer le matériel promotionnel
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Créer la signalisation
2 personnes
18
Rassembler les présentations
19
Tester la technique
2 personnes
20
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Transporter le matériel
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Faire le tour des espaces
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Aménager les stands d'information
4 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Aménager l’espace de scène
3 personnes
33
Raccorder la sonorisation
2 personnes
34
Préparer les présentations
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Monter le buffet traiteur
3 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Vérifier les installations sanitaires
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
45
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
46
Tenir les stands d'information
8 personnes
47
Accompagner les visites guidées
2 personnes
48
Animer les présentations
2 personnes
49
Gérer le micro
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
57
Encadrer les séances photo
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Démonter le catering
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer les espaces
4 personnes
66
Emballer le matériel
3 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Conserver les objets trouvés
69
Restituer les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Tables pliantesqté 2
Nappesqté 14

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Pancartes de tableqté 14
Bannières enroulablesqté 4
Présentoirs pour affichesqté 4
Supports de badges nominatifsqté 120
Pots à stylosqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lanternesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Ciseauxqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et vérifiez les autorisations avant de publier le programme : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour corriger un changement sans refaire toutes les invitations.
Ouvrez les inscriptions dès que la date et le programme sont stabilisés. Demandez les besoins alimentaires au même moment et arrêtez les chiffres du catering 5 à 7 jours avant l’accueil.
Attribuez chaque stand d’information à une personne ou une équipe, avec un créneau précis. Prévoyez au minimum un bénévole à l’accueil et un responsable pour les changements de dernière minute.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones au moins 48 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : elles manquent souvent au moment du branchement.
Préparez les badges, la signalisation, les présentations et le matériel transporté la veille. Refroidissez les boissons et regroupez la vaisselle, les thermos et les plateaux par zone pour réduire les allers-retours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes du syndicat ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les premières semaines servent à réserver la salle, vérifier les autorisations, confirmer les intervenants et lancer les invitations ; la dernière semaine est consacrée aux inscriptions et à la logistique.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et le programme sont suffisamment fiables, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant afin d’ajuster le catering et les badges.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les stands ?: Prévoyez au moins une personne par stand et une personne référente pour l’accueil ou les imprévus. Pour une présence continue de plusieurs heures, organisez deux créneaux afin qu’aucun bénévole ne reste seul sans pause.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un test complet 48 heures avant, puis un contrôle rapide le jour même avant l’arrivée du public. Vérifiez les présentations, les câbles, l’alimentation, le son et le fonctionnement des microphones sans fil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.