Zo organiseer je een overzichtelijke vakantiebeurs

Een vakantiebeurs organiseren begint niet bij de aankleding, maar bij de bezoekersroute en de indeling van de reisregio’s. Bevestig eerst de exposanten, leg vast welke informatie zij nodig hebben en bouw daarna het programma rond presentaties en reserveringen. Zodra de plattegrond staat, kun je uitnodigingen, aanmeldingen, catering en drukwerk daarop afstemmen. De laatste controle draait vooral om techniek, bewegwijzering en een vlotte ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Exposanten bevestigen
2 personen
7
Reisregio's indelen
2 personen
8
Standhoudersinformatie versturen
9
Plattegrond van stands maken
2 personen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Presentatoren vastleggen
12
Presentatietijden publiceren
13
Bezoekersroute controleren
2 personen
14
Reserveringen bevestigen
15
Catering bestellen
16
Drukwerk controleren
2 personen
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Bezoekersmappen vullen
3 personen
19
Routeborden maken
2 personen
20
Presentaties testen
2 personen
21
Exposantenlijst afdrukken
22
Vrijwilligersrooster afdrukken
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
27
Standwanden plaatsen
4 personen
28
Stands nummeren
2 personen
29
Standtafels aankleden
4 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Reisposters ophangen
3 personen
32
Informatietafels vullen
3 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Presentatiehoek inrichten
3 personen
35
Techniek aansluiten
2 personen
36
Geluidsniveau testen
2 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Hapjes uitstallen
2 personen
39
Briefing voor vrijwilligers geven
3 personen
40
Exposanten ontvangen
3 personen

Event

41
Registratiebalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Bezoekersmappen uitdelen
2 personen
44
Exposanten ondersteunen
2 personen
45
Presentaties aankondigen
46
Presentaties begeleiden
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet aanvullen
2 personen
51
Servies ophalen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Routeborden controleren
55
Techniek tijdens presentaties bedienen
56
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
57
Laatste presentatie afsluiten
58
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Exposanten laten afbouwen
4 personen
60
Standmaterialen verzamelen
4 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Koelboxen leegmaken
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Zaal vegen en dweilen
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Bedankbericht versturen
74
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 18
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Standwandenaantal 18
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 10
Tafelkledenaantal 26

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Laptopspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 4
Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Wereldkaartenaantal 6
Reispostersaantal 24
Vlaggenaantal 20
Wimpelslingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Decoratieve globesaantal 4
Plantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 18

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Koffielepelsaantal 100
Vorkenaantal 150
Servettenhoudersaantal 18

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Catering

Bezoekersmappenaantal 180
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Baliepennenaantal 20
Routebordenaantal 18
Standnummerbordjesaantal 18
Informatiebrochuresaantal 500
Notitieblokkenaantal 100
Balie-organizersaantal 4
Boodschappen
Menustandaardsaantal 8
Serveerschalenaantal 18
Buffetlepelsaantal 12
Drankenkoelersaantal 4
Thermosbekersaantal 24
Waterkaraffenaantal 12
Krijtbordenaantal 10
Whiteboardaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Inschrijfformulierenaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Kassaboxaantal 2
Pinapparaat
Rekenmachinesaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Prikbordenaantal 8
Flip-overblokkenaantal 2
Plakbandrollenaantal 12
Dubbelzijdig tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Kabelbindersaantal 100
Etikettenaantal 300
Markerstiftenaantal 24
Baliepennenaantal 30
Klembordenaantal 10

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Maak de standindeling voordat je de bezoekersroute publiceert. Controleer met een proefronde of bezoekers langs alle reisregio’s komen zonder dat stands of presentaties elkaar blokkeren.
Vraag dieetwensen direct bij het aanmelden uit en geef het totaal uiterlijk bij de cateringbestelling door. Zo hoef je op de beursdag niet meer per deelnemer uit te zoeken wat beschikbaar is.
Stuur standhoudersinformatie ruim vóór de opbouw, met hun standplaats, aankomsttijd en technische afspraken. Controleer daarna of alle presentatoren, presentatietijden en reserveringen definitief zijn.
Test presentaties met de laptop, projector, projectiescherm, speakers en draadloze microfoons op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een USB-stick met reservebestanden klaar.
Bereid naambadges, bezoekersmappen, exposantenlijsten en routeborden vóór de openingsdag voor. Plan bovendien tijd om dranken te koelen en de locatie rustig te openen; die laatste taken worden vaak te laat gestart.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik exposanten voor een vakantiebeurs bevestigen?: Bevestig exposanten bij voorkeur minimaal 6 weken voor de beurs. Dan is er nog tijd om reisregio’s in te delen, standhoudersinformatie te versturen en de plattegrond te maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een vakantiebeurs op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van standtafels, standwanden, stoelen, bewegwijzering en decoratie. Reserveer daarnaast minstens 1 uur voor techniek, presentaties en een controle van de bezoekersroute.
Wanneer moet ik uitnodigingen en het aanmeldformulier versturen?: Open het aanmeldformulier ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en verstuur de uitnodigingen tegelijk. Sluit de registratie enkele dagen voor de beurs, zodat aantallen, dieetwensen, bezoekersmappen en catering definitief kunnen worden gemaakt.
Hoe voorkom ik problemen met presentaties op een vakantiebeurs?: Test alle presentaties uiterlijk 1 dag vooraf met de gebruikte laptop, projector, speakers en microfoons. Bewaar de bestanden ook op een USB-stick en controleer vóór opening nog één keer geluid, beeld en aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.