Eine Urlaubsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Urlaubsmesse müssen Aussteller, Reisegebiete, Besucherführung und Programm ineinandergreifen. Starte deshalb mit Datum, Öffnungszeiten und Anmeldeprozess, bevor du Stände oder Catering planst. Teile die Aussteller nach Reisezielen ein und veröffentliche Präsentationszeiten frühzeitig. In den letzten Tagen entscheiden ein getesteter Technikaufbau, klare Wegweiser und vollständig gepackte Besuchermappen darüber, ob der Messetag ruhig abläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Aussteller bestätigen
2 Personen
7
Reisegebiete einteilen
2 Personen
8
Informationen für Aussteller senden
9
Standplan erstellen
2 Personen
10
Programm zusammenstellen
2 Personen
11
Moderatoren festlegen
12
Präsentationszeiten veröffentlichen
13
Besucherroute kontrollieren
2 Personen
14
Reservierungen bestätigen
15
Catering bestellen
16
Drucksachen prüfen
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Besuchermappen füllen
3 Personen
19
Wegweiser erstellen
2 Personen
20
Präsentationen testen
2 Personen
21
Ausstellerliste drucken
22
Freiwilligenplan ausdrucken
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
27
Standwände aufstellen
4 Personen
28
Stände nummerieren
2 Personen
29
Standtische dekorieren
4 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Reiseposter aufhängen
3 Personen
32
Infotische bestücken
3 Personen
33
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
34
Präsentationsecke einrichten
3 Personen
35
Technik anschließen
2 Personen
36
Lautstärke testen
2 Personen
37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
38
Snacks auslegen
2 Personen
39
Einweisung für Freiwillige geben
3 Personen
40
Aussteller empfangen
3 Personen

Event

41
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
42
Besucher begrüßen
3 Personen
43
Besuchermappen verteilen
2 Personen
44
Aussteller unterstützen
2 Personen
45
Präsentationen ankündigen
46
Präsentationen betreuen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Buffet auffüllen
2 Personen
51
Geschirr abholen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Wegweiser prüfen
55
Technik bei Präsentationen bedienen
56
Besucherfragen beantworten
2 Personen
57
Letzte Präsentation abschließen
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Aussteller den Abbau durchführen lassen
4 Personen
60
Standmaterial sammeln
4 Personen
61
Technik ausschalten
2 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Kühlboxen leeren
2 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Saal fegen und wischen
3 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
2 Personen
69
Materialien inventarisieren
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Dankesnachricht versenden
74
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 18
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
StandwändeAnz. 18
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 10
TischdeckenAnz. 26

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LaptoplautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 4
LadestationenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

WeltkartenAnz. 6
ReiseposterAnz. 24
FahnenAnz. 20
WimpelgirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
Dekorative KugelnAnz. 4
PflanzenAnz. 12
TischdekorationAnz. 18

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 100
GabelnAnz. 150
ServiettenhalterAnz. 18

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ScherenAnz. 6
ServierzangenAnz. 6

Catering

BesuchermappenAnz. 180
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
TresenstifteAnz. 20
WegweiserAnz. 18
StandnummernschilderAnz. 18
InformationsbroschürenAnz. 500
NotizblöckeAnz. 100
EmpfangsorganizerAnz. 4
Einkäufe
MenükartenständerAnz. 8
ServierschalenAnz. 18
BuffetlöffelAnz. 12
GetränkekühlerAnz. 4
ThermobecherAnz. 24
WasserkaraffenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 10
WhiteboardAnz. 2
WhiteboardmarkerAnz. 12
AnmeldeformulareAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
KassaboxAnz. 2
Kartenterminal
TaschenrechnerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
PinnwändeAnz. 8
Flipchart-BlöckeAnz. 2
KlebebandrollenAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
KabelbinderAnz. 100
EtikettenAnz. 300
PermanentmarkerAnz. 24
TresenstifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 10

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Tipps

Lege Anmeldung und Ausstellerkommunikation früh fest: Bestätige Aussteller erst, wenn Ernährungswünsche, benötigte Standflächen und Präsentationszeiten abgefragt sind. So vermeidest du kurzfristige Änderungen im Standplan.
Erstelle den Standplan nach Reisegebieten und prüfe die Besucherroute anschließend vor Ort. Stelle sicher, dass Stehtische, Klapptische, Standwände und Absperrpfosten keine Engstellen vor Eingängen oder Ausgängen bilden.
Veröffentliche das Programm mit Moderatoren und Präsentationszeiten spätestens einige Tage vor der Messe. Teste jede Präsentation mit Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprechern und Funkmikrofonen, statt dich auf den Aufbau am Veranstaltungstag zu verlassen.
Bereite Drucksachen nicht erst am Vorabend vor: Fülle Besuchermappen, drucke Ausstellerliste und Freiwilligenplan und kontrolliere Namensschilder mindestens 24 Stunden vorher. Zusätzliche Wegweiser helfen besonders dort, wo sich Route, Catering und Präsentationsbereich trennen.
Plane den Messetag rückwärts. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein, Verlängerungskabel und Ladestationen an den vorgesehenen Technikpunkten liegen und die Location so früh öffnen, dass ein vollständiger Funktionstest vor dem ersten Besucher möglich ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Urlaubsmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und Ausstelleransprache. Anmeldung, Standplan und Programm brauchen anschließend mehrere Korrekturrunden.
Wann sollte man die Aussteller einer Urlaubsmesse bestätigen?: Bestätige Aussteller, sobald Anmeldungen, Reisegebiete und Standflächen geprüft sind, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Danach kannst du gezielt Informationen, Präsentationszeiten und den Standplan verschicken.
Wie viele Präsentationen passen in das Programm einer Urlaubsmesse?: Plane pro Präsentation etwa 20 bis 30 Minuten plus mindestens 10 Minuten Wechselzeit ein. Bei einem vierstündigen Programm sind dadurch ungefähr 6 bis 8 Slots realistisch, ohne dass die Besucherroute blockiert wird.
Wann muss Technik für eine Urlaubsmesse getestet werden?: Teste Präsentationen und Mikrofone spätestens am Vortag und wiederhole den kompletten Funktionstest am Veranstaltungstag. Rechne für Laptop, Projektor, Lautsprecher, Funkmikrofone und Kabel mit mindestens 60 Minuten Aufbauzeit.

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