Organiser un salon des vacances, étape par étape

Un salon des vacances se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une succession de rendez-vous. Commencez par fixer la date, les horaires et les inscriptions avant de confirmer les exposants et leurs besoins. Ensuite, construisez le plan des stands, le programme des présentations et les informations pratiques. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les tests techniques, les badges et la signalétique, souvent traités trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires d'ouverture
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les exposants
2 personnes
7
Répartir les régions de voyage
2 personnes
8
Envoyer les informations aux exposants
9
Créer le plan des stands
2 personnes
10
Établir le programme
2 personnes
11
Confirmer les présentateurs
12
Publier les horaires des présentations
13
Vérifier le parcours des visiteurs
2 personnes
14
Confirmer les réservations
15
Commander le catering
16
Vérifier les imprimés
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer les dossiers des visiteurs
3 personnes
19
Créer les panneaux de direction
2 personnes
20
Tester les présentations
2 personnes
21
Imprimer la liste des exposants
22
Imprimer le planning des bénévoles
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Installer les parois des stands
4 personnes
28
Numéroter les stands
2 personnes
29
Décorer les tables des stands
4 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Accrocher les affiches de voyage
3 personnes
32
Garnir les tables d'information
3 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Aménager le coin présentation
3 personnes
35
Brancher la technique
2 personnes
36
Tester le niveau sonore
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
39
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
40
Accueillir les exposants
3 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les dossiers des visiteurs
2 personnes
44
Aider les exposants
2 personnes
45
Annoncer les présentations
46
Animer les présentations
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Récupérer la vaisselle
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Vérifier les panneaux de signalisation
55
Gérer la technique pendant les présentations
56
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
57
Clore la dernière présentation
58
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Démonter les stands des exposants
4 personnes
60
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Vider les glacières
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Balayer et laver la salle
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement
74
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 18
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Panneaux de standqté 18
Tabourets de barqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 10
Nappesqté 26

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Stations de rechargeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Cartes du mondeqté 6
Affiches de voyageqté 24
Drapeauxqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Globes décoratifsqté 4
Plantesqté 12
Décoration de tableqté 18

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 150
Porte-serviettesqté 18

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Ciseauxqté 6
Pinces de serviceqté 6

Catering

Dossiers visiteursqté 180
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylos de comptoirqté 20
Panneaux de directionqté 18
Panneaux numéros de standqté 18
Brochures d’informationqté 500
Blocs-notesqté 100
Organisateurs de comptoirqté 4
Courses
Supports de menuqté 8
Plateaux de serviceqté 18
Cuillères de serviceqté 12
Glacières pour boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 24
Carafes d'eauqté 12
Panneaux en ardoiseqté 10
Tableau blancqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Formulaires d'inscriptionqté 250
Braceletsqté 250
Caisseqté 2
Terminal de paiement
Calculatricesqté 2
Cliques de présentationqté 2
Panneaux d’affichageqté 8
Blocs pour chevaletqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 6
Attaches-câblesqté 100
Serre-câblesqté 100
Étiquettesqté 300
Marqueursqté 24
Stylos de comptoirqté 30
Presse-papiersqté 10

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 4 à 6 semaines avant le salon et prévoyez un délai précis pour traiter les demandes alimentaires. Sans ce délai, la commande du catering risque de ne pas correspondre au nombre réel de visiteurs.
Confirmez les exposants avant de dessiner le plan des stands. Répartissez ensuite les régions de voyage et transmettez à chaque exposant ses horaires, son emplacement et les informations d’installation.
Publiez le programme des présentations dès que les intervenants sont confirmés, idéalement 2 semaines avant l’ouverture. Testez chaque présentation avec l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones.
Faites un parcours visiteur complet avant le jour J : entrée, accueil, stands, présentations, espace boissons et sortie. Vérifiez que les panneaux de direction sont visibles et que les rallonges, multiprises et stations de recharge ne gênent pas la circulation.
Préparez les badges, dossiers visiteurs, liste des exposants et planning des bénévoles au plus tard la veille. Refroidissez les boissons et ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, chaises, panneaux et décorations sans empiéter sur l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des vacances ?: Prévoyez au minimum 6 semaines pour gérer les inscriptions, confirmer les exposants, répartir les régions et établir le programme. Comptez davantage si le nombre de stands ou de présentations est élevé.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon des vacances ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec les horaires d’ouverture et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant le salon pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand confirmer les exposants et le plan des stands ?: Confirmez les exposants environ 3 semaines avant l’événement, puis finalisez le plan des stands dans la semaine qui suit. Envoyez les emplacements et les consignes pratiques au plus tard 10 jours avant l’ouverture.
Quand tester le matériel des présentations ?: Effectuez un premier test 2 à 3 jours avant le salon et un contrôle rapide le matin même. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones sans fil, les câbles et les multiprises.

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