Cómo organizar una feria de vacaciones sin perder el control

Una feria de vacaciones combina expositores, presentaciones y un recorrido claro para los visitantes. Empieza por fijar la fecha, el horario y el sistema de inscripción; después confirma regiones, stands y necesidades de cada participante. El plano y el programa deben estar cerrados antes de imprimir acreditaciones, carpetas y señales. Reserva los últimos días para probar el proyector, los micrófonos y la ruta de visitantes, porque esos detalles suelen fallar cuando se dejan para la apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y el horario de apertura
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar expositores
2 personas
7
Asignar las regiones de viaje
2 personas
8
Enviar información a los expositores
9
Hacer el plano de los stands
2 personas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Contratar a los presentadores
12
Publicar los horarios de presentación
13
Comprobar la ruta de visitantes
2 personas
14
Confirmar las reservas
15
Pedir el catering
16
Revisar el material impreso
2 personas
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Rellenar carpetas para visitantes
3 personas
19
Crear señales de ruta
2 personas
20
Probar presentaciones
2 personas
21
Imprimir la lista de expositores
22
Imprimir el horario de voluntarios
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Montar mesas y sillas
5 personas
27
Instalar los paneles del stand
4 personas
28
Numerar los stands
2 personas
29
Decorar las mesas altas
4 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colgar pósteres de viaje
3 personas
32
Surtir las mesas de información
3 personas
33
Montar el mostrador de registro
2 personas
34
Montar el rincón de presentación
3 personas
35
Conectar la técnica
2 personas
36
Probar el nivel de sonido
2 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Montar aperitivos
2 personas
39
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
40
Recibir a los expositores
3 personas

Evento

41
Atender la mesa de registro
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Entregar las carpetas de visitantes
2 personas
44
Apoyar a los expositores
2 personas
45
Anunciar presentaciones
46
Coordinar presentaciones
2 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer el bufé
2 personas
51
Recoger la vajilla
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Comprobar los carteles de ruta
55
Operar la técnica durante las presentaciones
56
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
57
Cerrar la última presentación
58
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

59
Permitir que los expositores desmonten
4 personas
60
Reunir materiales del stand
4 personas
61
Apagar la técnica
2 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Guardar la catering sobrante
2 personas
72
Registrar objetos perdidos
73
Enviar mensaje de agradecimiento
74
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 18
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 120
Paredes para standscant. 18
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 10
Mantelescant. 26

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces para portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 4
Estaciones de cargacant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Mapas del mundocant. 6
Pósteres de viajecant. 24
Banderascant. 20
Guirnaldas de banderinescant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Globos decorativoscant. 4
Plantascant. 12
Decoración de mesacant. 18

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 150
Porta-servilletascant. 18

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Tijerascant. 6
Pinzas de servircant. 6

Catering

Carpetas para visitantescant. 180
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Bolígrafos para la recepcióncant. 20
Señales de rutacant. 18
Carteles con números de puestocant. 18
Folletos informativoscant. 500
Bloc de notascant. 100
Organizadores de mostradorcant. 4
Compras
Atriles para menúcant. 8
Bandejas de servircant. 18
Cucharones para buffetcant. 12
Enfriadores de bebidascant. 4
Vasos térmicoscant. 24
Jarras de aguacant. 12
Pizarrascant. 10
Pizarra blancacant. 2
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Formularios de inscripcióncant. 250
Pulserascant. 250
Caja registradoracant. 2
Máquina de sellado
Calculadorascant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Tableros de corchocant. 8
Bloc de rotafoliocant. 2
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Bridascant. 100
Bridascant. 100
Etiquetascant. 300
Rotuladorescant. 24
Bolígrafos para la recepcióncant. 30
Portapapelescant. 10

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Publica la fecha y abre el formulario de inscripción al menos 4 semanas antes. Pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario para no tener que perseguir respuestas por separado.
Confirma a los expositores entre 3 y 4 semanas antes y asigna las regiones de viaje antes de dibujar el plano. Así evitas cambiar mesas, paredes de stand y señales cuando ya están impresas.
Cierra el programa de presentaciones como mínimo 10 días antes. Prueba cada presentación con el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos inalámbricos entre 24 y 48 horas antes.
Comprueba la ruta completa de visitantes 1 o 2 días antes: entrada, acreditaciones, stands, presentaciones y salida. Coloca las señales donde una persona que llega por primera vez tendría que decidir hacia dónde ir.
Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior, y prepara las carpetas, acreditaciones y listas impresas con tiempo. El día de la feria deja al menos 60 minutos para abrir el espacio, montar la iluminación y comprobar cables, regletas y estaciones de carga.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de vacaciones?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si habrá varios expositores y presentaciones. Las inscripciones pueden abrirse unas 4 semanas antes, pero el plano y el programa deberían quedar cerrados al menos 10 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?: Confírmalos entre 3 y 4 semanas antes de la feria. Envía entonces el horario, la región asignada, las medidas del stand y la información sobre montaje para que puedan detectar problemas con tiempo.
¿Cuándo se prueban las presentaciones y el equipo?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos, los soportes, los cables alargadores y las regletas con el programa real.
¿Cuánto tiempo hace falta para preparar el lugar el mismo día?: Reserva al menos 60 minutos antes de la apertura para montar mesas, sillas, paredes de stand, señalización e iluminación. Añade otros 30 minutos si hay muchas presentaciones o si el espacio necesita una ruta de visitantes nueva.

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