Een tienerweek organiseren: zo pak je het aan

Een tienerweek organiseren begint niet met spellen inkopen, maar met een vast programma, een passende locatie en duidelijkheid over slaapplaatsen. Leg daarna de begroting, deelnemersprijs en toestemming voor minderjarigen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel vroeg dieetwensen, noodcontacten en vervoersinformatie. In de laatste week draait alles om controleren: boodschappen, materialen, medicatie, toegang, slaapruimtes en het weer. Zo voorkom je dat je op aankomstdag nog ontbrekende sleutels, bagage of keukenvoorraad moet oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Locatie en slaapplaatsen reserveren
2 personen
3
Begroting en deelnemersprijs bepalen
2 personen
4
Toestemmingsformulier opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Noodcontacten controleren
2 personen
9
Deelnemerslijsten afdrukken
10
Activiteiten en spellen inkopen
2 personen
11
Boodschappen bestellen
2 personen
12
Vervoer voor bagage regelen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Sleutels en toegang regelen
2 personen
15
Boodschappen doen
4 personen
16
Boodschappen sorteren
3 personen
17
Materialen controleren
3 personen
18
EHBO en medicatie klaarzetten
2 personen
19
Slaapruimtes indelen
3 personen
20
Keukenvoorraad klaarzetten
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Inschrijftafel inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Geluid en muziek testen
2 personen
25
Lunch en dranken klaarzetten
3 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
4 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Bagage naar slaapruimtes brengen
4 personen
29
Huisregels en programma uitleggen
3 personen
30
Kennismakingsspellen begeleiden
4 personen
31
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
32
Avondmaaltijd serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Avondprogramma begeleiden
5 personen
35
Slaapronde uitvoeren
3 personen
36
Ontbijt voorbereiden
3 personen
37
Ontbijt serveren
4 personen
38
Ochtendspellen begeleiden
5 personen
39
Lunch voorbereiden
3 personen
40
Lunch serveren
3 personen
41
Sporttoernooi begeleiden
6 personen
42
Diner bereiden
4 personen
43
Diner serveren
4 personen
44
Quizavond begeleiden
4 personen
45
Ochtendwandeling begeleiden
4 personen
46
Creatieve workshops begeleiden
6 personen
47
Barbecue voorbereiden
5 personen
48
Barbecue serveren
5 personen
49
Kampvuuravond begeleiden
5 personen
50
Speurtocht uitzetten
4 personen
51
Speurtocht begeleiden
6 personen
52
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
53
Vrije middag begeleiden
4 personen
54
Filmavond voorbereiden
3 personen
55
Filmavond begeleiden
4 personen
56
Teamopdrachten uitleggen
5 personen
57
Teamopdrachten begeleiden
6 personen
58
Picknicklunch serveren
4 personen
59
Wateractiviteiten begeleiden
6 personen
60
Diner bereiden
4 personen
61
Bonte avond begeleiden
6 personen
62
Rustige ochtend begeleiden
3 personen
63
Brunch voorbereiden
4 personen
64
Brunch serveren
4 personen
65
Workshops begeleiden
6 personen
66
Slotdiner voorbereiden
5 personen
67
Slotdiner serveren
5 personen
68
Bonte avond opruimen
5 personen
69
Ontbijt en vertrek uitleggen
3 personen
70
Bagage verzamelen
4 personen
71
Laatste groepsactiviteit begeleiden
5 personen
72
Lunch serveren
3 personen
73
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

74
Materialen sorteren
4 personen
75
Slaapruimtes leegruimen
5 personen
76
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
77
Keuken schoonmaken
4 personen
78
Afval verzamelen
3 personen
79
Sanitair schoonmaken
3 personen
80
Locatie eindinspecteren
2 personen
81
Geleende materialen retourneren
2 personen
82
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
83
Verloren voorwerpen registreren
2 personen
84
Ouders informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 6
Tafelbankenaantal 12
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Drinkbekersaantal 70
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Koekenpannenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Ovenschalenaantal 6
Vergietenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Houten lepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Kernthermometersaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Laptop

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 3
Basketballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Rugbyballenaantal 2
Hesjesaantal 40
Pionnenaantal 30
Springtouwenaantal 10
Waterballonnenaantal 300
Buitenspellenaantal 4
Kompassetsaantal 8
Zaklampenaantal 12
Puzzelsaantal 6
Spelkaartenaantal 8
Gezelschapsspellenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 60
Stiftenaantal 30
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Knutselpapieraantal 10
Verfsetsaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Afwasteilenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Wasmandenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zakverbandenaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 10
Branddekensaantal 2
Rookmeldersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie en slaapplaatsen voordat je een deelnemersaantal belooft. Tel per slaapruimte hoeveel bedden beschikbaar zijn en houd een aparte indeling bij voor begeleiders en deelnemers.
Stuur het toestemmingsformulier tegelijk met de uitnodiging en geef een uiterste aanmelddatum. Controleer daarna per deelnemer naam, noodcontact, dieetwens en toestemming; druk de actuele deelnemerslijsten pas na die controle af.
Plan het programma per dagdeel en zet activiteiten, eetmomenten en rustmomenten naast elkaar. Test geluid, Bluetoothspeakers, microfoon en verlengkabels uiterlijk één dag vooraf, zodat een spel of avondprogramma niet van een lege accu afhangt.
Bestel houdbare boodschappen eerder en doe verse boodschappen kort voor vertrek. Sorteer alles bij aankomst per maaltijd of keukenactiviteit; zet herbruikbare borden, kommen, bekers, bestek en serveerschalen apart klaar.
Maak op de laatste controledag één lijst voor veiligheid en toegang: EHBO, medicatie, noodcontacten, sleutels, weersverwachting en bagagevervoer. Controleer ook of er genoeg koelboxen, thermoskannen en keukenmateriaal zijn voor het geplande aantal deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tienerweek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en slaapplaatsen. Leg uiterlijk 4 weken voor vertrek de deelnemersprijs, toestemming en vervoersafspraken vast.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren voor een tienerweek verzamelen?: Vraag het formulier direct bij de aanmelding op en geef ongeveer 2 weken als uiterste termijn. Controleer 7 dagen voor vertrek of iedere deelnemer een compleet formulier en een bereikbaar noodcontact heeft.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een tienerweek op locatie?: Reken op minimaal 3 uur voor toegang, slaapruimtes, tafels, stoelen, keukenvoorraad, inschrijftafel en materialen. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor geluid en muziek en ongeveer 1 uur voor boodschappen sorteren.
Wanneer moet ik boodschappen en dieetwensen regelen voor een tienerweek?: Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf en verwerk ze in de boodschappenlijst. Bestel houdbare producten 5 tot 7 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.