Organiser une semaine des ados sans rien laisser au dernier moment

Une semaine des ados se prépare d’abord comme un séjour encadré, puis comme un programme d’activités. Commencez par fixer les dates, le lieu, les couchages et le budget avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires doivent être recueillis assez tôt pour éviter les urgences de dernière minute. Prévoyez ensuite les transports, les repas, le matériel et l’installation des espaces, avec une vérification finale la veille de l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Réserver le lieu et les couchages
2 personnes
3
Définir le budget et le prix par participant
2 personnes
4
Rédiger le formulaire de consentement
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
9
Imprimer les listes de participants
10
Acheter les activités et les jeux
2 personnes
11
Commander les courses
2 personnes
12
Organiser le transport des bagages
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
15
Faire les courses
4 personnes
16
Trier les courses
3 personnes
17
Vérifier le matériel
3 personnes
18
Préparer les premiers secours et les médicaments
2 personnes
19
Aménager les espaces de couchage
3 personnes
20
Préparer les provisions de cuisine
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Tester le son et la musique
2 personnes
25
Préparer le déjeuner et les boissons
3 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
4 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Transporter les bagages vers les dortoirs
4 personnes
29
Expliquer le règlement intérieur et le programme
3 personnes
30
Animer les jeux de знакомства
4 personnes
31
Préparer le repas du soir
4 personnes
32
Servir le dîner
4 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Encadrer le programme du soir
5 personnes
35
Effectuer la ronde de nuit
3 personnes
36
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
37
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
38
Animer les jeux du matin
5 personnes
39
Préparer le déjeuner
3 personnes
40
Servir le déjeuner
3 personnes
41
Encadrer le tournoi sportif
6 personnes
42
Préparer le dîner
4 personnes
43
Servir le dîner
4 personnes
44
Encadrer la soirée quiz
4 personnes
45
Accompagner la promenade du matin
4 personnes
46
Animer les ateliers créatifs
6 personnes
47
Préparer le barbecue
5 personnes
48
Servir le barbecue
5 personnes
49
Animer la soirée feu de camp
5 personnes
50
Mettre en place la chasse au trésor
4 personnes
51
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
52
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
53
Animer l’après-midi libre
4 personnes
54
Préparer la soirée cinéma
3 personnes
55
Encadrer la soirée cinéma
4 personnes
56
Expliquer les missions de l’équipe
5 personnes
57
Encadrer les missions d'équipe
6 personnes
58
Servir le déjeuner de pique-nique
4 personnes
59
Encadrer les activités nautiques
6 personnes
60
Préparer le dîner
4 personnes
61
Animer la soirée variée
6 personnes
62
Animer une matinée calme
3 personnes
63
Préparer le brunch
4 personnes
64
Servir le brunch
4 personnes
65
Encadrer les ateliers
6 personnes
66
Préparer le dîner de clôture
5 personnes
67
Servir le dîner de clôture
5 personnes
68
Ranger la soirée variée
5 personnes
69
Expliquer le petit-déjeuner et le départ
3 personnes
70
Rassembler les bagages
4 personnes
71
Animer la dernière activité de groupe
5 personnes
72
Servir le déjeuner
3 personnes
73
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

74
Trier les matériaux
4 personnes
75
Vider les dortoirs
5 personnes
76
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
77
Nettoyer la cuisine
4 personnes
78
Rassembler les déchets
3 personnes
79
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
80
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
81
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
82
Ranger le stock restant
2 personnes
83
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
84
Informer les parents des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Bancs de tableqté 12
Porte-manteauxqté 4
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobeletsqté 70
Tassesqté 50
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Ciseauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Poêlesqté 4
Grandes marmitesqté 4
Plats à gratinqté 6
Passoiresqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Cuillères en boisqté 8
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Thermomètres à sondeqté 2

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 3
Ballons de basketqté 3
Frisbeesqté 6
Ballons de rugbyqté 2
Giletsqté 40
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 10
Balles d'eauqté 300
Jeux en plein airqté 4
Sets de boussolesqté 8
Lampes de pocheqté 12
Puzzlesqté 6
Cartes de jeuqté 8
Jeux de sociétéqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Guirlandes en papierqté 10
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 60
Marqueursqté 30
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Papier de bricolageqté 10
Sets de peintureqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 12
Gants de nettoyageqté 12
Paniers à lingeqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bandages tubulairesqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Couvertures anti-feuqté 2
Détecteurs de fuméeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’arrivée, de départ, de repas et de coucher afin que les familles sachent exactement ce qui est prévu.
Demandez les autorisations, allergies et contacts d’urgence au moment de l’inscription, puis imprimez une liste à jour avant le début du séjour. Une vérification 48 heures avant l’arrivée permet de repérer les informations manquantes.
Réservez le lieu et les couchages avant d’annoncer le nombre de participants. Comptez séparément les places pour les adolescents et celles nécessaires aux responsables, et gardez une solution si une arrivée est retardée.
Organisez les courses en deux temps : commandez les produits non périssables à l’avance, puis achetez le frais après avoir confirmé les effectifs et les besoins alimentaires. Triez les provisions par repas dès leur réception.
Ne gardez pas l’installation pour le jour de l’arrivée : préparez les couchages, le comptoir d’inscription, les tables, le son et les espaces d’activités la veille. Testez aussi les rallonges, les haut-parleurs et le microphone avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une semaine des ados ?: Commencez au moins 8 semaines avant le séjour pour réserver le lieu, fixer le programme et établir le budget. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les repas, la météo et le transport.
Combien de temps laisser pour les inscriptions ?: Prévoyez une période d’inscription de 3 à 4 semaines. Fermez les inscriptions environ 10 jours avant le départ afin d’avoir le temps de vérifier les autorisations, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires.
Quand acheter les courses pour une semaine des ados ?: Commandez les produits secs 7 à 10 jours avant l’arrivée. Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant, après avoir confirmé le nombre définitif de participants.
Que vérifier la veille de l’arrivée des ados ?: Contrôlez les couchages, les clés, les listes imprimées, les premiers secours, les médicaments, les repas et le matériel audio. Réservez au moins 2 heures la veille pour installer les tables, le comptoir d’inscription et les espaces communs.

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