Eine Teenagerwoche Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Teenagerwoche müssen Programm, Übernachtung, Betreuung und Verpflegung früh zusammenpassen. Beginne mit Zeitraum, Ort und Budget, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Einwilligungen, Ernährungswünsche und Notfallkontakte. In der letzten Woche geht es vor allem um Einkäufe, Schlafräume, Material, Zugang und einen belastbaren Tagesablauf. So erkennst du rechtzeitig, was noch fehlt und wo der Ablauf am ehesten ins Stocken gerät.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Ort und Übernachtungsmöglichkeiten reservieren
2 Personen
3
Budget und Teilnehmerpreis festlegen
2 Personen
4
Einwilligungsformular erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
8
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
9
Teilnehmerlisten ausdrucken
10
Aktivitäten und Spiele beschaffen
2 Personen
11
Einkäufe bestellen
2 Personen
12
Transport für Gepäck organisieren
2 Personen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Schlüssel und Zugang organisieren
2 Personen
15
Einkaufen gehen
4 Personen
16
Einkäufe sortieren
3 Personen
17
Materialien prüfen
3 Personen
18
Erste Hilfe und Medikamente bereitstellen
2 Personen
19
Schlafräume einteilen
3 Personen
20
Küchenvorräte bereitstellen
3 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
3 Personen
24
Ton und Musik testen
2 Personen
25
Mittagessen und Getränke bereitstellen
3 Personen

Event

26
Teilnehmende empfangen
4 Personen
27
Anwesenheit erfassen
2 Personen
28
Gepäck zu den Schlafräumen bringen
4 Personen
29
Hausregeln und Programm erklären
3 Personen
30
Kennenlernspiele anleiten
4 Personen
31
Abendessen zubereiten
4 Personen
32
Abendessen servieren
4 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Abendprogramm betreuen
5 Personen
35
Schlafrunde durchführen
3 Personen
36
Frühstück vorbereiten
3 Personen
37
Frühstück servieren
4 Personen
38
Morgenspiele betreuen
5 Personen
39
Mittagessen vorbereiten
3 Personen
40
Mittagessen servieren
3 Personen
41
Sportturnier betreuen
6 Personen
42
Abendessen zubereiten
4 Personen
43
Abendessen servieren
4 Personen
44
Quizabend betreuen
4 Personen
45
Morgenwanderung begleiten
4 Personen
46
Kreative Workshops begleiten
6 Personen
47
Grill vorbereiten
5 Personen
48
Barbecue servieren
5 Personen
49
Lagerfeuerabend begleiten
5 Personen
50
Schnitzeljagd ausstecken
4 Personen
51
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
52
Lunchpakete verteilen
3 Personen
53
Freien Nachmittag begleiten
4 Personen
54
Filmabend vorbereiten
3 Personen
55
Filmabend betreuen
4 Personen
56
Teamaufgaben erklären
5 Personen
57
Teamaufgaben begleiten
6 Personen
58
Picknick-Lunch servieren
4 Personen
59
Wasseraktivitäten begleiten
6 Personen
60
Abendessen zubereiten
4 Personen
61
Bunter Abend moderieren
6 Personen
62
Ruhigen Morgen begleiten
3 Personen
63
Brunch vorbereiten
4 Personen
64
Brunch servieren
4 Personen
65
Workshops betreuen
6 Personen
66
Abendessen zum Abschluss vorbereiten
5 Personen
67
Abschlussdinner servieren
5 Personen
68
Bunter Abend aufräumen
5 Personen
69
Frühstück und Abfahrt erklären
3 Personen
70
Gepäck sammeln
4 Personen
71
Letzte Gruppenaktivität begleiten
5 Personen
72
Mittagessen servieren
3 Personen
73
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

74
Materialien sortieren
4 Personen
75
Schlafräume leerräumen
5 Personen
76
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
77
Küche reinigen
4 Personen
78
Abfall sammeln
3 Personen
79
Sanitäranlagen reinigen
3 Personen
80
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Restbestand einlagern
2 Personen
83
Verlorene Gegenstände erfassen
2 Personen
84
Eltern über Fundstücke informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BiertischeAnz. 6
TischbänkeAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
TrinkbecherAnz. 70
TassenAnz. 50
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 8
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
PfannenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
SiebAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
HolzlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KerntemperaturmesserAnz. 2

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Beamer
Projektionsleinwand
Laptop

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 3
BasketbälleAnz. 3
FrisbeesAnz. 6
RugbybälleAnz. 2
WarnwestenAnz. 40
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 10
WasserballonsAnz. 300
Spiele im FreienAnz. 4
KompasssetsAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12
PuzzlesAnz. 6
SpielkartenAnz. 8
GesellschaftsspieleAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
PapiergirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 100
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 30
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
BastelpapierAnz. 10
MaltsetsAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
MülleimerAnz. 8
SpülwannenAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 12
WäschekörbeAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SchlauchverbändeAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 10
LöschdeckenAnz. 2
RauchmelderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm fest, bevor du den Teilnehmerpreis berechnest. Plane für jeden Tag feste Programmpunkte und freie Zeit ein, damit Einkäufe, Betreuung und Transport darauf abgestimmt werden können.
Reserviere Ort und Übernachtungsmöglichkeiten früh und kläre spätestens zwei Wochen vorher Schlüssel, Zugang und Schlafraumaufteilung. Gerade bei Gruppen wird oft übersehen, wer am Anreisetag tatsächlich aufschließt.
Verschicke die Einladungen erst mit Einwilligungsformular und Anmeldefrist. Erfasse anschließend Ernährungswünsche und Notfallkontakte in einer Liste; drucke die Teilnehmerlisten zusätzlich für den Anmeldetisch aus.
Bestelle Einkäufe und Aktivitäten nicht erst am Vortag. Sortiere Lebensmittel, Küchenvorräte und Materialien getrennt, prüfe Kühlboxen, Thermoskannen, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel und markiere, was wohin muss.
Bereite am Veranstaltungstag zuerst Anmeldetisch, Sitzplätze und Schlafräume vor. Stelle Mittagessen und Getränke erst nach einer kurzen Material- und Wetterkontrolle bereit, damit fehlende Dinge noch ersetzt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Teenagerwoche organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Unterkunft und Budget. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vorher verschickt werden, damit Anmeldungen, Einwilligungen und Notfallkontakte rechtzeitig vorliegen.
Wann müssen die Einwilligungen und Notfallkontakte vorliegen?: Setze die Frist auf spätestens 2 Wochen vor Beginn. Prüfe danach jede Anmeldung einzeln und nimm nur Teilnehmer in die endgültige Liste auf, deren Einwilligungsformular und Notfallkontakt vollständig sind.
Wie plant man die Verpflegung für eine Teenagerwoche?: Lege den Speiseplan mindestens 2 Wochen vorher fest und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung. Bestelle haltbare Küchenvorräte früh; frische Lebensmittel kaufst du idealerweise 1 bis 2 Tage vor der Abreise.
Was sollte man am Tag vor der Teenagerwoche kontrollieren?: Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Zugang, Schlüssel, Transport, Einkäufe, Erste Hilfe und alle Materialien. Sortiere außerdem die Schlafräume und stelle die Teilnehmerlisten, Ernährungsinformationen sowie Notfallkontakte für das Betreuungsteam bereit.

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