Cómo organizar una Semana de adolescentes sin improvisar

Una Semana de adolescentes necesita más que un programa de actividades. Primero se cierran las fechas, el alojamiento y el presupuesto; después se controlan inscripciones, consentimientos, dietas y contactos de emergencia. En los últimos días, el trabajo se concentra en compras, transporte, llaves, materiales y la preparación de las zonas de descanso. Este orden ayuda a detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último momento.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Reservar el lugar y las plazas para dormir
2 personas
3
Definir el presupuesto y el precio por participante
2 personas
4
Redactar el formulario de consentimiento
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
8
Comprobar los contactos de emergencia
2 personas
9
Imprimir listas de participantes
10
Adquirir actividades y juegos
2 personas
11
Pedir la compra
2 personas
12
Organizar transporte para el equipaje
2 personas
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Gestionar llaves y acceso
2 personas
15
Hacer la compra
4 personas
16
Clasificar las compras
3 personas
17
Comprobar los materiales
3 personas
18
Preparar el botiquín y la medicación
2 personas
19
Organizar las zonas de descanso
3 personas
20
Preparar las provisiones de cocina
3 personas
21
Colocar mesas y sillas
4 personas
22
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
23
Colgar la decoración
3 personas
24
Probar sonido y música
2 personas
25
Preparar el almuerzo y las bebidas
3 personas

Evento

26
Recepción de participantes
4 personas
27
Registrar la asistencia
2 personas
28
Llevar el equipaje a los dormitorios
4 personas
29
Explicar las normas de la casa y el programa
3 personas
30
Dirigir juegos de presentación
4 personas
31
Preparar la cena
4 personas
32
Servir la cena
4 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Coordinar el programa de la noche
5 personas
35
Realizar ronda de sueño
3 personas
36
Preparar el desayuno
3 personas
37
Servir el desayuno
4 personas
38
Guiar los juegos de la mañana
5 personas
39
Preparar el almuerzo
3 personas
40
Servir el almuerzo
3 personas
41
Acompañar el torneo deportivo
6 personas
42
Preparar la cena
4 personas
43
Servir la cena
4 personas
44
Dirigir la noche de preguntas
4 personas
45
Guiar el paseo matutino
4 personas
46
Coordinar talleres creativos
6 personas
47
Preparar la barbacoa
5 personas
48
Servir la barbacoa
5 personas
49
Guiar la velada de la hoguera
5 personas
50
Organizar la búsqueda del tesoro
4 personas
51
Guiar la búsqueda del tesoro
6 personas
52
Repartir los almuerzos
3 personas
53
Acompañar la tarde libre
4 personas
54
Preparar la noche de cine
3 personas
55
Coordinar la noche de cine
4 personas
56
Explicar las tareas del equipo
5 personas
57
Coordinar las tareas del equipo
6 personas
58
Servir el almuerzo tipo picnic
4 personas
59
Guiar las actividades acuáticas
6 personas
60
Preparar la cena
4 personas
61
Presentar la velada variada
6 personas
62
Coordinar una mañana tranquila
3 personas
63
Preparar el brunch
4 personas
64
Servir brunch
4 personas
65
Guiar talleres
6 personas
66
Preparar la cena de clausura
5 personas
67
Servir la cena de clausura
5 personas
68
Recoger la velada variada
5 personas
69
Explicar el desayuno y la salida
3 personas
70
Recoger el equipaje
4 personas
71
Acompañar la última actividad grupal
5 personas
72
Servir el almuerzo
3 personas
73
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

74
Clasificar los materiales
4 personas
75
Vaciar los dormitorios
5 personas
76
Recoger mesas y sillas
4 personas
77
Limpiar la cocina
4 personas
78
Recoger la basura
3 personas
79
Limpiar los sanitarios
3 personas
80
Inspección final del recinto
2 personas
81
Devolver el material prestado
2 personas
82
Guardar el stock restante
2 personas
83
Registrar objetos perdidos
2 personas
84
Informar a los padres sobre los objetos encontrados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 50
Mesas de cervezacant. 6
Bancos para mesascant. 12
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Platos reutilizablescant. 60
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos para bebidascant. 70
Tazascant. 50
Cubiertoscant. 60
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Sartenescant. 4
Ollas grandescant. 4
Fuentes para hornocant. 6
Coladorescant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Cucharas de maderacant. 8
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termómetros de sondacant. 2

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 4
Voleibolcant. 3
Balones de baloncestocant. 3
Frisbeescant. 6
Balones de rugbycant. 2
Chalecoscant. 40
Conoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 10
Globos de aguacant. 300
Juegos al aire librecant. 4
Juegos de brújulascant. 8
Linternascant. 12
Puzlescant. 6
Cartas de juegocant. 8
Juegos de mesacant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 12
Guirnaldas de papelcant. 10
Globoscant. 100
Tarjetas de nombrecant. 60
Rotuladorescant. 30
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4
Papel para manualidadescant. 10
Juegos de pinturacant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Faroles LEDcant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 8
Cubetas para lavarcant. 12
Guantes de limpiezacant. 12
Cestos para la ropacant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Vendas elásticascant. 2
Chalecos reflectantescant. 10
Mantas ignífugascant. 2
Detectores de humocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el alojamiento antes de enviar invitaciones. Si hay plazas para dormir, confirma la capacidad y las condiciones de acceso con varias semanas de margen.
Define el presupuesto por participante antes de abrir las inscripciones. El formulario debe incluir consentimiento, preferencias dietéticas y un contacto de emergencia comprobable para cada adolescente.
Haz una revisión operativa 48 horas antes: pronóstico, transporte del equipaje, llaves, materiales, botiquín y medicación. Imprime la lista de participantes para no depender del móvil al recibir al grupo.
Organiza las compras por uso y momento, no solo por tienda. Separa lo que va a la cocina, las bebidas, los juegos y el material común para que cada caja pueda localizarse en menos de un minuto.
Prepara el espacio antes de la llegada: mesa de inscripciones, zonas de descanso, mesas y sillas, decoración y sonido. Reserva tiempo para probar los altavoces, el micrófono y los cables alargadores antes de que empiece el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Semana de adolescentes?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar alojamiento y transporte. Deja cerrados los consentimientos, las inscripciones y los contactos de emergencia al menos 10 días antes.
¿Cuándo hay que pedir las preferencias alimentarias?: Inclúyelas en el formulario de inscripción y fija una fecha límite de 10 a 14 días antes. Así puedes ajustar la compra y preparar las comidas sin resolver dietas especiales el mismo día.
¿Qué se revisa el día antes de una Semana de adolescentes?: Comprueba las llaves, el acceso, el pronóstico, el transporte del equipaje, los materiales, el botiquín y la medicación. También conviene clasificar las compras y dejar listas las zonas de descanso y la mesa de inscripciones.
¿Cómo organizar la llegada de los adolescentes?: Prepara una mesa de inscripciones con la lista impresa y verifica cada contacto de emergencia antes de asignar plazas para dormir. Calcula entre 15 y 20 minutos para esta recepción por cada 20 participantes, según la cantidad de documentación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.