Zo organiseer je een soulconcert zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en artiesten; daarna leg je de technische en praktische randvoorwaarden vast. Een soulconcert staat of valt met een duidelijk optredenstijden, een passende geluidsset en een podium dat op tijd klaarstaat. Werk vervolgens toe naar bezoekersinformatie, catering en een ingedeelde ploeg voor ontvangst en veiligheid. Plan de opbouw niet alleen rond het podium: leveringen, kabels, garderobe, nooduitgangen en gekoelde dranken zorgen op de dag zelf vaak voor vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Reserveringen vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Artiesten bevestigen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Optredenstijden vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Promotieposters ophangen
2 personen
11
Programma publiceren
12
Artiesteninformatie versturen
13
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
14
Apparatuur reserveren
15
Meubilair reserveren
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Toegangscontrole voorbereiden
2 personen
18
Nooduitgangen controleren
2 personen
19
Laatste aanmeldingen verwerken
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Catering voorbereiden
3 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Leveringen aannemen
2 personen
25
Podium opbouwen
4 personen
26
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
27
Lichtapparatuur installeren
3 personen
28
Stroompunten beveiligen
2 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen opstellen
3 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Podium aankleden
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Bar inrichten
2 personen
35
Garderobe inrichten
2 personen
36
Ingang bewegwijzeren
2 personen
37
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Artiestenruimte inrichten
2 personen
40
Soundcheck uitvoeren
4 personen
41
Microfoons testen
2 personen
42
Lichttest uitvoeren
2 personen
43
Entreebalie bemannen
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Eerste optreden begeleiden
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Pauze aankondigen
52
Tweede optreden begeleiden
3 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Tafels afruimen
2 personen
55
Derde optreden begeleiden
3 personen
56
Avondmaaltijd serveren
4 personen
57
Dansvloer vrijmaken
2 personen
58
Hoofdoptreden begeleiden
4 personen
59
Publieksvragen afhandelen
2 personen
60
Laatste optreden begeleiden
3 personen
61
Afscheid aankondigen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

64
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
65
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Meubilair afbreken
4 personen
69
Podium afbreken
4 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Sanitair schoonmaken
2 personen
72
Artiestenruimte opruimen
2 personen
73
Apparatuur verpakken
3 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Cocktailtafelsaantal 8
Stoelenaantal 110
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Muziekinstrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20
Laptop voor muziek
Podiumverlichtingaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12
Ledlichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 10
Podiumachterdoek
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Catering

Drankdispensersaantal 4
Buffetwarmersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Koelelementenaantal 24
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Naamstickersaantal 30

Tips

Leg de technische wensen van de artiesten vroeg vast. Controleer per optreden hoeveel microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers en instrumentkabels nodig zijn en reserveer een mengpaneel, luidsprekers en subwoofers die daarop aansluiten.
Maak een tijdschema met afzonderlijke tijden voor levering, locatie-opening, podiumopbouw, soundcheck en publieksontvangst. Houd minimaal 60 minuten tussen het geplande einde van de opbouw en de eerste bezoekers voor kabelcontrole en een korte test.
Regel de publieksindeling voordat je meubilair bestelt. Bepaal waar stoelen, cocktailtafels, garderoberekken en afzetpalen komen en houd doorgangen naar de nooduitgangen volledig vrij.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Zet waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en borden per uitgiftepunt klaar; zo voorkom je dat servies tijdens het optreden moet worden aangevuld.
Wijs op de dag zelf aparte mensen aan voor toegangscontrole, leveringen en techniek. Controleer vóór opening alle verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten en zet losse kabels vast met kabelbinders, zodat bezoekers niet over de aansluitingen struikelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een soulconcert organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en artiesten. Reserveer techniek en meubilair zodra de optredenstijden en technische wensen zijn bevestigd, bij voorkeur uiterlijk 8 weken voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een soulconcert?: Plan minimaal 4 uur voor podium, geluid, licht en inrichting, plus minstens 60 minuten voor controle en soundcheck. Bij meerdere artiesten of veel leveringen is een extra uur buffer verstandig.
Hoeveel drank heb je nodig voor een soulconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast voldoende water en stem de aantallen af op de duur van het programma en de catering.
Wanneer controleer je vergunningen en nooduitgangen voor een soulconcert?: Controleer vergunningen direct nadat datum en locatie zijn bevestigd, dus idealiter 12 weken vooraf. Loop de nooduitgangen opnieuw na tijdens de opbouw en nogmaals vlak vóór de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.