Organiser un concert soul, étape par étape

Un concert soul se prépare d’abord comme une production technique, puis comme un accueil du public. Commencez par confirmer la date, le lieu et les artistes, avant de verrouiller les besoins de scène, les horaires et les autorisations. Travaillez ensuite les inscriptions, le catering et la répartition des bénévoles. Les dernières heures servent surtout au montage, aux tests audio, au contrôle des accès et à la vérification des sorties de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Enregistrer les réservations
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer les artistes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Fixer les horaires des performances
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
11
Publier le programme
12
Envoyer les informations sur les artistes
13
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
14
Réserver l’équipement
15
Réserver le mobilier
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Préparer le contrôle des accès
2 personnes
18
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
19
Traiter les dernières inscriptions
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Recevoir les livraisons
2 personnes
25
Monter la scène
4 personnes
26
Installer le matériel sonore
4 personnes
27
Installer l'équipement d'éclairage
3 personnes
28
Sécuriser les points d'alimentation électrique
2 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer la décoration
2 personnes
32
Décorer la scène
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Aménager le bar
2 personnes
35
Aménager le vestiaire
2 personnes
36
Signaler l’entrée
2 personnes
37
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Aménager la loge des artistes
2 personnes
40
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
41
Tester les microphones
2 personnes
42
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
43
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Encadrer la première prestation
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Annoncer la pause
52
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Dégager les tables
2 personnes
55
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
56
Servir le dîner
4 personnes
57
Dégager la piste de danse
2 personnes
58
Encadrer la prestation principale
4 personnes
59
Gérer les questions du public
2 personnes
60
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
61
Annoncer le départ
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
63
Rassembler les objets trouvés

Suivi

64
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
65
Éteindre l'éclairage
2 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Démonter le mobilier
4 personnes
69
Démonter la scène
4 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
72
Ranger l’espace artistes
2 personnes
73
Emballer le matériel
3 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Tables de bièreqté 6
Tables cocktailqté 8
Chaisesqté 110
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instruments de musiqueqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Ordinateur portable pour la musique
Éclairage de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 10
Fond de scène
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Chauffe-platsqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Gilets réfléchissantsqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Étiquettes nominativesqté 30

Conseils

Bloquez les horaires des performances plusieurs semaines à l’avance et demandez aux artistes leurs besoins techniques détaillés : microphones, retours, boîtiers DI, câbles et alimentation ne doivent pas être supposés.
Prévoyez le montage de la scène avant l’arrivée du public. Réservez assez tôt la table de mixage, les haut-parleurs, les subwoofers, les retours et l’éclairage ; un câble ou une multiprise manquante peut retarder toute la balance.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires jusqu’à une date limite claire, puis calculez le catering sur les confirmations reçues. Gardez une petite marge pour les artistes, les bénévoles et les dernières inscriptions.
Organisez les accès avec des poteaux de balisage et attribuez les rôles des bénévoles avant le jour J. Une personne doit savoir qui accueille, qui contrôle les entrées et qui appelle le responsable technique en cas de problème.
Ne gardez pas les vérifications de sécurité pour l’ouverture du lieu : contrôlez les sorties de secours pendant l’installation, puis refaites un tour juste avant l’arrivée du public. Refroidissez les boissons et préparez les verres, tasses et assiettes avant le premier set.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert soul ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les artistes, les autorisations et le matériel technique. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le programme, le catering et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il réserver le matériel pour un concert soul ?: Réservez la sonorisation, les microphones, les retours, les câbles et l’éclairage dès que les artistes ont confirmé leurs besoins, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Faites une vérification complète des quantités au plus tard 7 jours avant.
Quand faire la balance son d’un concert soul ?: Prévoyez la balance après le montage de la scène et avant l’ouverture des portes, avec au moins 60 à 90 minutes disponibles. Chaque artiste doit pouvoir tester son microphone, son retour et ses branchements instrumentaux.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert soul ?: Pour un concert de petite ou moyenne taille, prévoyez au moins 1 personne à l’accueil, 1 au contrôle des accès et 1 référent technique, puis ajoutez des bénévoles selon le nombre d’entrées et de services. Confirmez les rôles et les horaires au moins 7 jours avant.

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