Cómo organizar un concierto de soul sin improvisar

Un concierto de soul necesita más que contratar a una banda: el sonido, los horarios y la circulación del público deben encajar desde el principio. Empieza confirmando fecha, ubicación, reservas y permisos; después cierra las necesidades de los artistas y del equipo técnico. En la última semana se concentran las inscripciones, la compra y la preparación del catering. El día del concierto, reserva tiempo para recibir entregas, montar el escenario y comprobar accesos y salidas antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Registrar las reservas
3
Comprobar permisos
4
Confirmar a los artistas
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Fijar los horarios de la actuación
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Colgar los carteles promocionales
2 personas
11
Publicar el programa
12
Enviar la información de los artistas
13
Determinar las cantidades del catering
2 personas
14
Reservar equipo
15
Reservar mobiliario
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Preparar el control de acceso
2 personas
18
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
19
Procesar las últimas inscripciones
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar el catering
3 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Recibir las entregas
2 personas
25
Montar el escenario
4 personas
26
Montar el equipo de sonido
4 personas
27
Instalar equipos de iluminación
3 personas
28
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Colgar la decoración
2 personas
32
Decoración del escenario
2 personas
33
Montar el buffet de catering
3 personas
34
Montar la barra
2 personas
35
Montar el guardarropa
2 personas
36
Señalizar la entrada
2 personas
37
Comprobar las instalaciones sanitarias
2 personas
38
Recibir a los artistas
2 personas
39
Montar la zona de artistas
2 personas
40
Hacer la prueba de sonido
4 personas
41
Probar los micrófonos
2 personas
42
Realizar la prueba de luces
2 personas
43
Atender la entrada
2 personas
44
Recibir a los visitantes
3 personas
45
Repartir el programa
2 personas
46
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
47
Dar el discurso de apertura
48
Acompañar la primera actuación
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Anunciar el descanso
52
Acompañar la segunda actuación
3 personas
53
Reponer el bufé
3 personas
54
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
55
Acompañar la tercera actuación
3 personas
56
Servir la cena
4 personas
57
Despejar la pista de baile
2 personas
58
Coordinar la actuación principal
4 personas
59
Atender las preguntas del público
2 personas
60
Coordinar la última actuación
3 personas
61
Anunciar la despedida
62
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
63
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

64
Apagar el equipo de sonido
3 personas
65
Apagar la iluminación
2 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Desmontar el mobiliario
4 personas
69
Desmontar el escenario
4 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Limpiar los sanitarios
2 personas
72
Limpiar la sala de artistas
2 personas
73
Empaquetar el equipo
3 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Mesas de cervezacant. 6
Mesas altascant. 8
Sillascant. 110
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Postes separadorescant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables para instrumentos musicalescant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Portátil para música
Iluminación del escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Bridascant. 100

Iluminación

Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 14
Arreglos floralescant. 10
Telón de fondo del escenario
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Calientaplatoscant. 4
Bandejas de servircant. 16
Acumuladores de fríocant. 24
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Comunicación

Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Pegatinas con nombrecant. 30

Consejos

Cierra las necesidades técnicas con los artistas antes de reservar el equipo. Pide el listado de instrumentos, entradas DI, micrófonos, monitores y conexiones eléctricas para no descubrir faltantes durante el montaje.
Fija los horarios de actuación con margen real para las pruebas de sonido y los cambios. Comparte el programa con artistas, voluntarios y público con varios días de antelación.
No dejes el control de acceso para la última hora: prepara la lista de inscripciones, el procedimiento de entrada y los postes separadores antes de abrir la ubicación.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de comprar. Enfría las bebidas con tiempo y separa el material de servicio del montaje del escenario.
Haz una revisión técnica antes de recibir al público: prueba mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, iluminación y cables, y cubre los cables de paso con canaletas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de soul?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, artistas, permisos y reservas. Deja la última semana para cerrar inscripciones, publicar la información definitiva y preparar compras y catering.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo de sonido para un concierto?: Confirma la mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos y cableado cuando los artistas hayan enviado sus necesidades técnicas, idealmente 4 semanas antes. Así todavía tendrás margen para sustituir material incompatible o faltante.
¿Cuánto tiempo antes se monta el escenario?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura para montar las piezas del escenario, escaleras, sonido e iluminación. Añade tiempo para la prueba de sonido y para corregir problemas de cables o alimentación.
¿Cuándo se prepara el catering y se enfrían las bebidas?: Haz la compra y enfría las bebidas el mismo día, con varias horas de margen antes de la llegada del público. Prepara el catering después de confirmar las últimas inscripciones y las necesidades dietéticas.

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