Ein Soulkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Soulkonzert hängt der Ablauf an drei Dingen: bestätigten Künstlern, sauber geplanten Auftrittszeiten und einer funktionierenden Technik. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Genehmigungen, Reservierungen und die Anforderungen der Band. Erst wenn Bühne, Ton, Licht, Catering und Einlass zusammenpassen, veröffentlichst du das Programm. Plane die letzten Stunden nicht zu knapp: Lieferungen, Soundcheck, Bühnenaufbau und gekühlte Getränke brauchen Zeit, bevor die ersten Gäste kommen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Reservierungen festhalten
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Künstler bestätigen
- 5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 6
Auftrittszeiten festlegen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
- 11
Programm veröffentlichen
- 12
Künstlerinformationen versenden
- 13
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 14
Ausrüstung reservieren
- 15
Möbel reservieren
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Einlasskontrolle vorbereiten
2 Personen
- 18
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 19
Letzte Anmeldungen bearbeiten
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Catering vorbereiten
3 Personen
Event
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 25
Bühne aufbauen
4 Personen
- 26
Tonanlage aufbauen
4 Personen
- 27
Lichtanlage installieren
3 Personen
- 28
Stromanschlüsse sichern
2 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 32
Bühne dekorieren
2 Personen
- 33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 34
Bar einrichten
2 Personen
- 35
Garderobe einrichten
2 Personen
- 36
Eingang ausschildern
2 Personen
- 37
Sanitäre Anlagen kontrollieren
2 Personen
- 38
Künstler empfangen
2 Personen
- 39
Künstlerraum einrichten
2 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 41
Mikrofone testen
2 Personen
- 42
Lichttest durchführen
2 Personen
- 43
Eingangstheke besetzen
2 Personen
- 44
Besucher empfangen
3 Personen
- 45
Programm verteilen
2 Personen
- 46
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 47
Eröffnungsrede halten
- 48
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Pause ankündigen
- 52
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
- 53
Buffet auffüllen
3 Personen
- 54
Tische abräumen
2 Personen
- 55
Dritten Auftritt begleiten
3 Personen
- 56
Abendessen servieren
4 Personen
- 57
Tanzfläche freiräumen
2 Personen
- 58
Hauptauftritt begleiten
4 Personen
- 59
Publikumsfragen bearbeiten
2 Personen
- 60
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
- 61
Abschied ankündigen
- 62
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 63
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 64
Tonanlage ausschalten
3 Personen
- 65
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
- 66
Geschirr sammeln
3 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Möbel abbauen
4 Personen
- 69
Bühne abbauen
4 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
- 72
Künstlerraum aufräumen
2 Personen
- 73
Ausrüstung verpacken
3 Personen
- 74
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 76
Abfall entsorgen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
- BiertischeAnz. 6
- CocktailtischeAnz. 8
- StühleAnz. 110
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- MonitorspeakerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MusikinstrumentenkabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 20
- Laptop für Musik
- BühnenbeleuchtungAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- KabelbinderAnz. 100
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 12
- SchälchenAnz. 20
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
Dekoration
- TischläuferAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 10
- Bühnenhintergrund
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Catering
- GetränkespenderAnz. 4
- BuffetwärmerAnz. 4
- ServierschalenAnz. 16
- KühlelementeAnz. 24
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Sicherheit
- FeuerlöscherAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
- WarnwestenAnz. 8
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Kommunikation
- FunkgeräteAnz. 6
- LadestationenAnz. 2
- NamensaufkleberAnz. 30
Tipps
- Bestätige Künstler und Auftrittszeiten frühzeitig und sammle die technischen Anforderungen schriftlich. Frage nach benötigten Anschlüssen, DI-Boxen, Monitoren und Mikrofonen, statt die Ausstattung erst beim Aufbau zu prüfen.
- Lege den Aufbau rückwärts vom Einlass fest. Für Bühnenelemente, Treppen, Mischpult, Lautsprecher, Lichtstative und Kabelkanäle brauchst du am Veranstaltungstag einen festen Zeitplan mit einer zusätzlichen Pufferstunde.
- Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst beim Catering. Erfasse die letzten Rückmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher und lege danach Mengen für Essen, Wasser, Wein und weitere Getränke fest.
- Bereite den Einlass vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Teile mindestens 2 Personen für Kontrolle und Orientierung ein, stelle Absperrpfosten bereit und kontrolliere Notausgänge vor dem Öffnen der Location.
- Denke an die kleinen Dinge beim Technik- und Serviceaufbau: Verlängerungskabel, Kabelbinder, Kabelkanäle, Mikrofonständer, Gläser und Kleiderbügel fehlen sonst oft trotz vollständiger Hauptausstattung. Prüfe alles anhand einer gemeinsamen Liste, bevor der Soundcheck beginnt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Soulkonzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Technik, Genehmigungen, Catering und Werbung lassen sich danach in einer festen Reihenfolge koordinieren.
- Wann sollte die Technik für ein Soulkonzert gebucht werden?
- Reserviere Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitorspeaker, Mikrofone und Licht spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Die technischen Anforderungen der Künstler sollten vorher schriftlich vorliegen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Soulkonzert?
- Plane für Bühne, Ton und Licht mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass ein. Zusätzlich sollte mindestens 1 Stunde für Soundcheck, Korrekturen und eine verspätete Lieferung frei bleiben.
- Wann muss man Catering und Getränke für ein Soulkonzert planen?
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Getränke sollten am Veranstaltungstag rechtzeitig gekühlt werden, damit sie vor dem Einlass servierbereit sind.
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