Zo organiseer je een rallywedstrijd van start tot finish

Een rallywedstrijd organiseren begint niet met de startnummers, maar met een haalbare route en duidelijke afspraken. Leg eerst datum, start- en finishlocatie, vergunningen en verzekering vast. Daarna werk je het reglement, de puntenverdeling en de routebeschrijving uit, zodat deelnemers en vrijwilligers precies weten wat er gebeurt. In de laatste weken regel je inschrijvingen, posten, materialen en catering. Deze volgorde voorkomt dat je routekaarten moet aanpassen nadat de starttijden al zijn ingedeeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
5
Deelnemersformulier opstellen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Rallyreglement schrijven
2 personen
11
Puntenverdeling bepalen
2 personen
12
Route vooraf verkennen
2 personen
13
Routeveiligheid controleren
2 personen
14
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
15
Rallykaarten maken
2 personen
16
Antwoordformulieren maken
17
Deelnemersnummers toewijzen
18
Starttijden indelen
19
Vrijwilligers voor posten regelen
2 personen
20
Postinstructies maken
21
Catering bestellen
22
Prijzen en medailles bestellen
23
Weersverwachting controleren
24
Deelnemers laatste briefing sturen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Rallymateriaal controleren
2 personen
27
Routepakketten sorteren
2 personen
28
Startlocatie afzetten
3 personen
29
Finishlocatie afzetten
3 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Startboog en bewegwijzering plaatsen
3 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Postmateriaal per post verdelen
3 personen
37
Postbemanning instrueren
2 personen
38
Techniek en portofoons testen
2 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Deelnemers inschrijven
3 personen
41
Rallypakketten uitdelen
2 personen
42
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
43
Startvolgorde afroepen
2 personen
44
Teams laten starten
3 personen
45
Rallyposten bemannen
8 personen
46
Tussentijdse scores registreren
2 personen
47
Routecontrole uitvoeren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Finishende teams registreren
3 personen
51
Antwoordformulieren innemen
2 personen
52
Scores nakijken
3 personen
53
Buffet serveren
4 personen
54
Winnaars bekendmaken
2 personen
55
Prijzen en medailles uitreiken
2 personen
56
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

57
Rallyborden en linten verwijderen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
61
Servies en materiaal afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Resterende dranken opslaan
2 personen
64
Rallymateriaal inventariseren
2 personen
65
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
66
Routeborden verwijderen
3 personen
67
Scorelijst digitaal archiveren
68
Gevonden voorwerpen afhandelen
69
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Portofoonsaantal 10
Mobiele opladersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele luidspreker

Rallymateriaal

Startnummersaantal 35
Rallykaartenaantal 35
Antwoordformulierenaantal 40
Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 60
Markeerstiftenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Rekenmachinesaantal 3
Enveloppenaantal 40
Plastic documentenbakkenaantal 10
Routekaarthoudersaantal 35
Startvlaggenaantal 2
Megafonenaantal 2
Prijzentafel
Bekers voor winnaarsaantal 3
Medaillesaantal 12
Certificatenaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Brandblussersaantal 2
Nooddekensaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koffiefiltersaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Blikkenaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route minimaal één keer met de auto en controleer daarna alle kruisingen, routepijlen en routeborden. Noteer plekken waar verkeerskegels, afzetlint of extra uitleg nodig zijn.
Stuur het rallyreglement en de laatste briefing uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Vermeld daarin de starttijd, route, puntenverdeling, verplichte spullen en een telefoonnummer voor noodgevallen.
Plan starttijden met voldoende ruimte tussen equipes, bijvoorbeeld 2 tot 3 minuten. Zo ontstaat er minder opstopping bij de start en kunnen posten de deelnemers beter registreren met stopwatches of formulieren.
Geef elke post een korte schriftelijke instructie en test vooraf de portofoons. Leg per post vast wie deelnemers controleert, welke antwoorden worden genoteerd en wanneer problemen aan de organisatie worden doorgegeven.
Maak op de wedstrijddag aparte bakken voor startmateriaal, routekaarten en antwoordformulieren. Neem naast pennen ook reserve-exemplaren, mobiele opladers en een rekenmachine mee; juist die kleine benodigdheden raken snel zoek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een rallywedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een kleinschalige rallywedstrijd. In die periode kun je route, vergunningen, verzekering, inschrijvingen, vrijwilligers en materialen nog gecontroleerd regelen.
Hoeveel tijd moet er tussen de starttijden zitten?: Begin met 2 tot 3 minuten tussen equipes en pas dat aan op de lengte van de route en het aantal posten. Bij drukke kruisingen of een smalle startlocatie heb je vaak meer ruimte nodig.
Wanneer moet ik de route van een rallywedstrijd controleren?: Controleer de route eerst bij het uitwerken en nogmaals 1 tot 2 weken voor de wedstrijd. Rijd de route daarna kort voor de start opnieuw als er wegwerkzaamheden, omleidingen of veranderde verkeerssituaties kunnen zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een rallywedstrijd?: Plan minimaal één vrijwilliger per controlepost en daarnaast 2 tot 3 mensen voor start, finish en algemene organisatie. Bij een route met 5 posten kom je dus al snel uit op 7 tot 9 vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.