Rallywedstrijd organiseren: checklist en planning

Een rallywedstrijd organiseren begint niet bij de startvlag, maar bij een haalbare route en duidelijke afspraken. Leg eerst datum, start- en finishlocatie, vergunningen en verzekering vast. Werk daarna het reglement, de puntenverdeling, rallykaarten en antwoordformulieren uit. In de laatste weken regel je deelnemers, vrijwilligers, catering en materiaal zoals portofoons, routeborden en verkeerskegels. Gebruik deze checklist om niets over het hoofd te zien en om de wedstrijddag beheersbaar te houden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
Deelnemersformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Rallyreglement schrijven
2 personen
Puntenverdeling bepalen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Routeveiligheid controleren
2 personen
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
Rallykaarten maken
2 personen
Antwoordformulieren maken
Deelnemersnummers toewijzen
Starttijden indelen
Vrijwilligers voor posten regelen
2 personen
Postinstructies maken
Catering bestellen
Prijzen en medailles bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste briefing sturen
Boodschappen doen
2 personen
Rallymateriaal controleren
2 personen
Routepakketten sorteren
2 personen
Startlocatie afzetten
3 personen
Finishlocatie afzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Startboog en bewegwijzering plaatsen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Postmateriaal per post verdelen
3 personen
Postbemanning instrueren
2 personen
Techniek en portofoons testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers inschrijven
3 personen
Rallypakketten uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Startvolgorde afroepen
2 personen
Teams laten starten
3 personen
Rallyposten bemannen
8 personen
Tussentijdse scores registreren
2 personen
Routecontrole uitvoeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishende teams registreren
3 personen
Antwoordformulieren innemen
2 personen
Scores nakijken
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen en medailles uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Rallyborden en linten verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Resterende dranken opslaan
2 personen
Rallymateriaal inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Scorelijst digitaal archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Portofoonsaantal 10
Mobiele opladersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele luidspreker

Rallymateriaal

Startnummersaantal 35
Rallykaartenaantal 35
Antwoordformulierenaantal 40
Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 60
Markeerstiftenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Rekenmachinesaantal 3
Enveloppenaantal 40
Plastic documentenbakkenaantal 10
Routekaarthoudersaantal 35
Startvlaggenaantal 2
Megafonenaantal 2
Prijzentafel
Bekers voor winnaarsaantal 3
Medaillesaantal 12
Certificatenaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Brandblussersaantal 2
Nooddekensaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koffiefiltersaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handvegersaantal 2
Blikkenaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route minstens één keer volledig en controleer daarna kruisingen, wegwerkzaamheden en onduidelijke punten opnieuw. Plan per routepost een korte, schriftelijke instructie zodat vrijwilligers niet zelf regels hoeven te interpreteren.
Maak het rallyreglement en de puntenverdeling uiterlijk 2 weken voor de start definitief. Vermeld ook hoe je omgaat met gelijke scores, te late aankomst en een ongeldig antwoordformulier.
Geef vrijwilligers per post een portofoon of duidelijke contactmogelijkheid en test alle apparaten vóór de briefing. Leg routepijlen, routeborden, afzetlint en verkeerskegels per post apart klaar in gemarkeerde bakken of enveloppen.
Stuur deelnemers de laatste briefing uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, locatie, route-instructies, benodigdheden, parkeerinformatie en een telefoonnummer voor problemen onderweg.
Maak voor de start een controlelijst voor de wedstrijdtafel: deelnemersnummers, rallykaarten, antwoordformulieren, pennen, klemborden, enveloppen, stopwatches en rekenmachines. Neem reserve-exemplaren mee; ontbrekende formulieren zijn lastiger op de route te vervangen dan vooraf aan de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rallywedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, route, locaties, vergunningen en verzekering; gebruik de laatste 2 weken voor definitieve deelnemersinformatie, materiaal en vrijwilligersinstructies.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een rallywedstrijd?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 persoon bij de start en finish en 1 vrijwilliger per bemande routepost. Tel daarnaast 1 à 2 reservisten mee, zodat ziekte of vertraging niet direct een probleem wordt.
Wanneer moet de route van een rallywedstrijd definitief zijn?: Maak de route uiterlijk 3 weken voor de wedstrijd definitief. Verken hem daarna nog één keer in de laatste week en controleer op wegwerkzaamheden, ontbrekende bewegwijzering en gewijzigde verkeerssituaties.
Hoeveel drank en eten moet ik regelen voor deelnemers?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van het weer en de duur van de rally. Bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en houd een kleine reserve aan voor vrijwilligers en onverwachte extra deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.