Rallye-Wettkampf organisieren: Schritt für Schritt zum reibungslosen Ablauf
Ein Rallye-Wettkampf steht und fällt mit einer getesteten Route, klaren Regeln und einem Zeitplan, den alle verstehen. Beginne mit Datum, Start- und Zielort sowie der Strecke, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Haftung, Anmeldung und die Einteilung der Stationen. Plane außerdem genug Zeit für Materialkontrolle, Briefing und einen Wetterplan ein – gerade Wegweiser, Antwortformulare und Funkgeräte werden sonst oft erst am Veranstaltungstag vermisst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
- 3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 4
Versicherung und Haftung regeln
- 5
Teilnehmerformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Teilnehmerliste aktualisieren
- 10
Rallye-Regeln schreiben
2 Personen
- 11
Punkteverteilung festlegen
2 Personen
- 12
Route vorab erkunden
2 Personen
- 13
Streckensicherheit kontrollieren
2 Personen
- 14
Wegbeschreibung ausarbeiten
2 Personen
- 15
Rallyekarten erstellen
2 Personen
- 16
Antwortformulare erstellen
- 17
Teilnehmernummern zuweisen
- 18
Startzeiten einteilen
- 19
Freiwillige für die Stationen organisieren
2 Personen
- 20
Postanweisungen erstellen
- 21
Catering bestellen
- 22
Preise und Medaillen bestellen
- 23
Wettervorhersage prüfen
- 24
Letztes Briefing an die Teilnehmer senden
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Rallye-Material prüfen
2 Personen
- 27
Routenpakete sortieren
2 Personen
- 28
Startort absperren
3 Personen
- 29
Zielort absperren
3 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 32
Startbogen und Beschilderung anbringen
3 Personen
- 33
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 34
Catering bereitstellen
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Postmaterial pro Posten verteilen
3 Personen
- 37
Briefing für das Postenteam
2 Personen
- 38
Technik und Funkgeräte testen
2 Personen
Event
- 39
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 40
Teilnehmer anmelden
3 Personen
- 41
Rallye-Pakete verteilen
2 Personen
- 42
Sicherheitsbriefing geben
2 Personen
- 43
Startreihenfolge ausrufen
2 Personen
- 44
Teams starten lassen
3 Personen
- 45
Rallye-Stationen besetzen
8 Personen
- 46
Zwischenstände erfassen
2 Personen
- 47
Streckenkontrolle durchführen
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Im Ziel ankommende Teams registrieren
3 Personen
- 51
Antwortformulare einsammeln
2 Personen
- 52
Punkte nachprüfen
3 Personen
- 53
Buffet servieren
4 Personen
- 54
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 55
Preise und Medaillen überreichen
2 Personen
- 56
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Rallyeschilder und Bänder entfernen
3 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 60
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 61
Geschirr und Material spülen
3 Personen
- 62
Location reinigen
3 Personen
- 63
Übrige Getränke lagern
2 Personen
- 64
Rallye-Material inventarisieren
2 Personen
- 65
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Wegweiser entfernen
3 Personen
- 67
Scoreliste digital archivieren
- 68
Fundsachen bearbeiten
- 69
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 20
- BiertischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 10
- Mobile LadegeräteAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mobiler Lautsprecher
Rallye-Material
- StartnummernAnz. 35
- RallyekartenAnz. 35
- AntwortformulareAnz. 40
- WegweiserAnz. 80
- WegweiserAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 6
- VerkehrskegelAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 60
- MarkerAnz. 12
- StoppuhrenAnz. 6
- TaschenrechnerAnz. 3
- UmschlägeAnz. 40
- Plastik-DokumentenablagenAnz. 10
- StreckenkaartenhalterAnz. 35
- StartflaggenAnz. 2
- MegafoneAnz. 2
- Preisetisch
- Becher für GewinnerAnz. 3
- MedaillenAnz. 12
- ZertifikateAnz. 40
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 12
- FeuerlöscherAnz. 2
- NotfalldeckenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeefilterAnz. 100
Reinigung
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
- DosenAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Erkunde die komplette Route mindestens einmal vorab und notiere Fahrzeiten, schwierige Abzweigungen sowie Stellen, an denen zusätzliche Wegweiser, Absperrband oder Verkehrskegel nötig sind.
- Lege die Punkteverteilung und die Rallye-Regeln schriftlich fest, bevor die Anmeldung startet. Teilnehmernummern, Startzeiten, Rallyekarten und Antwortformulare sollten spätestens am Vortag vollständig vorbereitet sein.
- Teile die Startzeiten in festen Abständen ein und besetze jede Station mit einer verantwortlichen Person. Plane zusätzlich mindestens eine Reservekraft ein, falls jemand kurzfristig ausfällt.
- Schicke das letzte Teilnehmerbriefing spätestens 48 Stunden vor dem Start. Darin gehören Treffpunkt, Startzeit, Dauer, Regeln, Wetterhinweise und der Hinweis auf Ernährungswünsche oder offene Anmeldedaten.
- Prüfe drei bis fünf Tage vorher Wetter, Genehmigungen, Versicherung und die technische Ausrüstung. Funkgeräte, mobile Ladegeräte, Stoppuhren, Megafone und Lautsprecher müssen geladen und auf der gesamten Strecke getestet sein.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung für einen Rallye-Wettkampf?
- Plane mindestens vier bis sechs Wochen ein. Route, Start- und Zielort, Genehmigungen und Versicherung sollten zuerst geklärt werden; Einladungen und Anmeldungen folgen danach.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Rallye-Wettkampf?
- Rechne mit mindestens einer verantwortlichen Person pro Station plus einer Reservekraft. Für die Ausgabe am Start, die Auswertung und das Ziel brauchst du zusätzlich jeweils mindestens eine Person.
- Wann sollte man die Rallye-Strecke testen?
- Fahre die Strecke mindestens einmal vollständig vorab ab, idealerweise zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Eine zweite Kontrolle innerhalb der letzten sieben Tage zeigt, ob Baustellen, Sperrungen oder fehlende Wegweiser den Ablauf verändern.
- Wann verschickt man das letzte Briefing an die Teilnehmer?
- Versende es spätestens 48 Stunden vor dem Start. So bleiben noch zwei Tage, um fehlende Anmeldedaten zu klären oder Änderungen an Route, Wetter und Startzeiten mitzuteilen.
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