Checklist voor een 100 kilometerloop organiseren

Een 100 kilometerloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Je regelt vergunningen, medische ondersteuning, verkeersmaatregelen en een parcours dat ook ’s nachts duidelijk en veilig blijft. Daarnaast moeten bevoorradingspunten, vrijwilligers, tijdregistratie en deelnemerscommunicatie op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist om eerst de randvoorwaarden vast te leggen, daarna de deelnemers en vrijwilligers te organiseren en ten slotte alle materialen per post en per zone klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
2 personen
Wedstrijdvergunning aanvragen
2 personen
Parcours uitzetten
3 personen
Parcoursvergunning controleren
2 personen
Start- en finishgebied reserveren
2 personen
Medische ondersteuning vastleggen
2 personen
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Inschrijfformulier publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Bevoorradingspunten bepalen
3 personen
Routekaart afdrukken
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Medaillelinten bevestigen
2 personen
Voorraad per post verdelen
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Parcoursborden klaarzetten
3 personen
Routepijlen voorbereiden
3 personen

Event

Startboog opbouwen
4 personen
Finishgebied opbouwen
5 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Bevoorradingsposten opbouwen
8 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
EHBO-post inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Bagage in ontvangst nemen
3 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startprocedure uitvoeren
4 personen
Rondepassages registreren
6 personen
Water bijvullen
8 personen
Sportdrank bijvullen
6 personen
Fruit en snacks serveren
8 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Afvalbakken legen
4 personen
Parcours vrijhouden
4 personen
Deelnemers naar medische post begeleiden
2 personen
Finishers afmelden
3 personen
Medaljes uitdelen
2 personen
Finishers van eten voorzien
5 personen
Bagage teruggeven
3 personen
Eindtijden controleren
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

Finishgebied afbreken
5 personen
Bevoorradingsposten afbreken
6 personen
Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen schoonmaken
4 personen
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemersfoto's versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 30
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Opbergboxenaantal 20

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Stopwatchesaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 220
Veiligheidsspeldenaantal 500
Deelnemerspolsbandjesaantal 220
Finishermedaillesaantal 220
Routepijlenaantal 180
Kilometerbordenaantal 25
Start- en finishboog
Tijdregistratiemattenaantal 2
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Reflecterende hesjesaantal 30
Kleedruimtezakkenaantal 220
Krattenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Kommetjesaantal 250
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 16
Waterkannenaantal 20
Schenkkannenaantal 16
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 30
Wegwerphandschoenenaantal 200
Zaklampenaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en controleer daarna of voor elk deel de juiste vergunning geldt. Markeer niet alleen de start en finish, maar plan ook routepijlen, kilometerborden, afzetlint en verkeerskegels per routevak.
Maak per bevoorradingspunt een eigen voorraadverdeling. Zet drank, herbruikbare bekers, kommetjes, borden, besteksets en eventuele kratten apart klaar, zodat vrijwilligers niet op de wedstrijddag hoeven uit te zoeken wat naar welke post moet.
Plan medische ondersteuning en verkeersmaatregelen voordat je de inschrijving opent. Deelnemers willen bij hun informatie weten waar ze starten, hoe het parcours loopt en welke veiligheidsregels gelden.
Geef vrijwilligers een concrete postindeling met tijden en telefoonnummers. Voor een lange wedstrijd heb je niet alleen mensen bij de start en finish nodig, maar ook bij bevoorrading, routecontrole en verkeerspunten.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk de dag vóór de loop. Test tijdregistratiematten, stopwatches, geluidsinstallatie en microfoons, laad mobiele telefoons en powerbanks op en leg startnummers, polsbandjes en medaillelinten gesorteerd klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 100 kilometerloop organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met de locatie, vergunningen, verzekering en medische ondersteuning. Leg daarna het parcours en de verkeersmaatregelen vast voordat je de inschrijving publiceert.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een 100 kilometerloop?: Dat hangt af van de route en de betrokken gemeenten, maar controleer minimaal de wedstrijdvergunning, de parcoursvergunning en eventuele verkeersmaatregelen. Start deze aanvragen bij voorkeur 4 tot 6 maanden vóór de wedstrijddatum.
Hoeveel bevoorradingspunten heeft een 100 kilometerloop nodig?: Plan meestal elke 5 tot 10 kilometer een bevoorradingspunt en voeg extra ondersteuning toe op geïsoleerde of zware delen van het parcours. Het exacte aantal hangt af van de route, weersomstandigheden en de maximale looptijd.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een 100 kilometerloop?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 2 weken voor de start en herhaal de belangrijkste punten 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld startlocatie, routekaart, startnummer, bevoorradingspunten, tijdslimieten en bereikbaarheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.