Cómo organizar una prueba de rally sin perder el control

Una prueba de rally necesita más que una ruta y varios equipos: hay que coordinar permisos, salidas escalonadas, puestos, respuestas y puntuaciones. Empieza cerrando la fecha, la ruta y los puntos de salida y meta antes de abrir las inscripciones. Después prepara el reglamento, los materiales y los voluntarios con instrucciones claras. Los problemas suelen aparecer cuando se comprueba tarde la seguridad del recorrido o faltan copias de tarjetas, formularios y horarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Reservar la salida y la meta
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Gestionar el seguro y la responsabilidad
5
Preparar el formulario de participantes
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Actualizar la lista de participantes
10
Redactar el reglamento del rally
2 personas
11
Definir la distribución de puntos
2 personas
12
Explorar la ruta con antelación
2 personas
13
Comprobar la seguridad de la ruta
2 personas
14
Desarrollar la ruta
2 personas
15
Hacer tarjetas de rally
2 personas
16
Hacer formularios de respuesta
17
Asignar números de participante
18
Distribuir los horarios de salida
19
Organizar voluntarios para los puestos
2 personas
20
Crear instrucciones de puesto
21
Pedir el catering
22
Encargar premios y medallas
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Enviar la última sesión informativa a los participantes
25
Hacer la compra
2 personas
26
Comprobar el material del rally
2 personas
27
Clasificar paquetes de ruta
2 personas
28
Delimitar la zona de salida
3 personas
29
Delimitar la zona de llegada
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar las carpas
4 personas
32
Colocar el arco de salida y la señalización
3 personas
33
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
34
Preparar la restauración
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Distribuir el material postal por correo
3 personas
37
Instruir al equipo de puesto
2 personas
38
Probar la técnica y los walkie-talkies
2 personas

Evento

39
Recepción de participantes
3 personas
40
Inscribir a los participantes
3 personas
41
Distribuir los paquetes del rally
2 personas
42
Dar la charla de seguridad
2 personas
43
Anunciar el orden de salida
2 personas
44
Hacer que los equipos empiecen
3 personas
45
Poner personal en los puestos del rally
8 personas
46
Registrar puntuaciones intermedias
2 personas
47
Realizar el control de ruta
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Registrar a los equipos que llegan a meta
3 personas
51
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
52
Revisar los resultados
3 personas
53
Servir el bufé
4 personas
54
Anunciar a los ganadores
2 personas
55
Entregar premios y medallas
2 personas
56
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

57
Retirar los carteles y cintas del rally
3 personas
58
Recoger mesas y sillas
4 personas
59
Desmontar las carpas
4 personas
60
Recoger y separar la basura
3 personas
61
Lavar la vajilla y el material
3 personas
62
Limpiar el lugar
3 personas
63
Guardar las bebidas restantes
2 personas
64
Inventariar el material del rally
2 personas
65
Devolver el material alquilado
2 personas
66
Retirar los carteles de ruta
3 personas
67
Archivar la lista de puntuación digitalmente
68
Gestionar objetos perdidos
69
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 20
Mesas de cervezacant. 4
Papeleracant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Walkie-talkiescant. 10
Cargadores móvilescant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoz móvil

Material de rally

Dorsalescant. 35
Tarjetas del rallycant. 35
Hojas de respuestacant. 40
Flechas de rutacant. 80
Señales de rutacant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 60
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cronómetroscant. 6
Calculadorascant. 3
Sobrescant. 40
Bandejas de documentos de plásticocant. 10
Portamapascant. 35
Banderas de salidacant. 2
Megáfonoscant. 2
Mesa de premios
Tazas para los ganadorescant. 3
Medallascant. 12
Certificadoscant. 40

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Extintorescant. 2
Mantas de emergenciacant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 8
Teterascant. 2
Filtros de cafécant. 100

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Escobas de manocant. 2
Latascant. 2
Fregonascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y explórala con antelación suficiente para comprobar cruces, zonas peligrosas y puntos donde colocar flechas, conos o cinta de balizamiento. No des por válida una ruta solo porque funciona sobre el mapa.
Prepara una ficha por participante y una hoja de respuestas para cada equipo, más copias de reserva. Asigna los dorsales y los horarios de salida después de actualizar la lista de inscritos y sus preferencias dietéticas.
Da a cada voluntario instrucciones del puesto por escrito: ubicación, hora de llegada, material que debe recoger y qué hacer ante una respuesta dudosa. Reserva walkie-talkies o teléfonos cargados para coordinar salida, puestos y meta.
Define la puntuación antes de imprimir las tarjetas del rally. Explica en el reglamento cuánto vale cada prueba, cómo se resuelven los empates y hasta qué hora se aceptan las hojas de respuesta.
Envía la última sesión informativa cuando la previsión del tiempo esté revisada, idealmente entre 24 y 48 horas antes. Incluye horarios, normas, punto de encuentro, ropa recomendada y un contacto para incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una prueba de rally?: Empieza al menos 6 semanas antes si necesitas permisos, seguro, catering y voluntarios. Reserva la salida y la meta en la primera semana, y deja la última semana para imprimir materiales, revisar la ruta y confirmar participantes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una prueba de rally?: Calcula al menos 1 persona por puesto y añade 2 personas para salida y meta, además de 1 responsable general. Si hay varios equipos saliendo a la vez, incorpora una persona adicional por cada 10 equipos para controlar horarios y consultas.
¿Cuándo se deben enviar los horarios de salida?: Envíalos entre 3 y 5 días antes, cuando la lista de participantes esté actualizada. El día anterior confirma cambios y entrega al equipo de salida una copia impresa con dorsales, horarios y teléfonos de contacto.
¿Cuántas copias de las tarjetas y hojas de respuesta preparo?: Prepara una tarjeta del rally y una hoja de respuestas por equipo, más un 10-15 % de copias adicionales. Lleva también bolígrafos, portapapeles y sobres o bandejas para separar las respuestas por puesto y evitar pérdidas.

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