Organiser une course de rallye, étape par étape

Une course de rallye se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer l’itinéraire, les lieux de départ et d’arrivée, avant de vérifier les autorisations, l’assurance et la sécurité du parcours. Les inscriptions, les cartes, les postes et les horaires doivent ensuite être coordonnés avec précision. Ce sont surtout le balisage, les bénévoles et les consignes de dernière minute qui demandent le plus d’anticipation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Gérer l’assurance et la responsabilité
5
Créer le formulaire des participants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Rédiger le règlement du rallye
2 personnes
11
Définir la répartition des points
2 personnes
12
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
13
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
14
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
2 personnes
15
Créer les cartes de rallye
2 personnes
16
Créer les formulaires de réponse
17
Attribuer les numéros des participants
18
Répartir les heures de départ
19
Organiser les bénévoles pour les postes
2 personnes
20
Rédiger les consignes des postes
21
Commander le catering
22
Commander les prix et médailles
23
Vérifier les prévisions météo
24
Envoyer le dernier briefing aux participants
25
Faire les courses
2 personnes
26
Vérifier le matériel de rallye
2 personnes
27
Trier les packs de parcours
2 personnes
28
Balisage du point de départ
3 personnes
29
Balisage du site d’arrivée
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer l’arche de départ et la signalétique
3 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Distribuer le matériel postal par courrier
3 personnes
37
Instruire l’équipe de poste
2 personnes
38
Tester la technique et les talkies-walkies
2 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
3 personnes
40
Inscrire les participants
3 personnes
41
Distribuer les packs du rallye
2 personnes
42
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
43
Annoncer l'ordre de départ
2 personnes
44
Faire partir les équipes
3 personnes
45
Tenir les postes de rallye
8 personnes
46
Enregistrer les scores intermédiaires
2 personnes
47
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Enregistrer les équipes arrivant à l’arrivée
3 personnes
51
Récupérer les formulaires de réponse
2 personnes
52
Vérifier les scores
3 personnes
53
Servir le buffet
4 personnes
54
Annonce des gagnants
2 personnes
55
Remettre les prix et les médailles
2 personnes
56
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

57
Retirer les panneaux et les rubans du rallye
3 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Collecter et trier les déchets
3 personnes
61
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Ranger les boissons restantes
2 personnes
64
Inventorier le matériel de rallye
2 personnes
65
Rendre le matériel loué
2 personnes
66
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
67
Archiver la liste de score numériquement
68
Gérer les objets trouvés
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 20
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable

Matériel de rallye

Numéros de départqté 35
Cartes de rallyeqté 35
Formulaires de réponseqté 40
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 60
Marqueursqté 12
Chronomètresqté 6
Calculatricesqté 3
Enveloppesqté 40
Bacs à documents en plastiqueqté 10
Supports de cartes de parcoursqté 35
Drapeaux de départqté 2
Mégaphonesqté 2
Table des prix
Trophées pour les gagnantsqté 3
Médaillesqté 12
Certificatsqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Extincteursqté 2
Couvertures de survieqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Bouilloiresqté 2
Filtres à caféqté 100

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balais à mainqté 2
Boîtes de conserveqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire à l’avance et chronométrez chaque tronçon. Vérifiez les croisements, les zones sans réseau et les endroits où des flèches, des panneaux ou du ruban de balisage seront nécessaires.
Répartissez les départs sur des créneaux précis plutôt que de faire partir tout le monde en même temps. Prévoyez pour chaque participant un numéro, une carte de rallye et un formulaire de réponse.
Donnez à chaque poste une consigne écrite, un responsable et un moyen de communication. Les talkies-walkies, chronomètres, presse-papiers et stylos évitent de dépendre d’un seul téléphone.
Préparez les documents en plusieurs exemplaires et rangez-les dans des bacs distincts. Gardez les cartes, formulaires, enveloppes et feuilles de résultats au départ, à chaque poste et à l’arrivée.
Envoyez le dernier briefing au plus tard 48 heures avant le rallye. Ajoutez l’heure de convocation, le créneau de départ, les règles, la météo prévue et ce que les participants doivent faire en cas de problème.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de rallye ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux, vérifier les autorisations et l’assurance, repérer le parcours, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand faut-il repérer l’itinéraire d’un rallye ?: Faites un premier repérage au moins 4 semaines avant l’événement, puis une vérification finale 3 à 5 jours avant. Contrôlez à nouveau les travaux, déviations, accès et conditions de sécurité.
Combien de temps avant faut-il envoyer le briefing aux participants ?: Envoyez-le 48 heures avant le départ. Rappelez les horaires, les numéros attribués, le lieu de rendez-vous, les règles et la procédure à suivre en cas de retard ou d’incident.
Comment organiser les départs d’une course de rallye ?: Attribuez un numéro à chaque participant et regroupez les départs par créneaux de 5 à 10 minutes. Gardez une liste à jour au départ afin de noter les absences, les retards et les changements de dernière minute.

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