Zo organiseer je een platenbeurs

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte. Pas daarna nodig je standhouders uit, zodat je weet hoeveel tafels en standplaatsen je moet indelen. Werk vervolgens aan promotie, aanmeldingen en een duidelijke plattegrond. Regel de entree, betaalwijze, catering en vrijwilligers uiterlijk in de laatste week. Op de dag zelf draait alles om een snelle opbouw, herkenbare nummerbordjes en duidelijke informatie voor bezoekers en verkopers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Standhouders uitnodigen
2 personen
3
Promotietekst opstellen
4
Evenement online publiceren
5
Posters ontwerpen
6
Posters laten drukken
7
Posters ophangen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Standhouders bevestigen
10
Standhouderslijst bijwerken
11
Tafelformaat afstemmen
12
Standplaatsen indelen
2 personen
13
Standhouders informeren
14
Plattegrond maken
15
Entreeprijs bepalen
2 personen
16
Entreebord ontwerpen
17
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Dieetwensen verzamelen
20
Catering bestellen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
23
Muziekselectie samenstellen
24
Bewegwijzering voorbereiden
25
Nummerbordjes maken
26
Bezoekersinformatie printen
27
Voorraad controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Materialen verzamelen
2 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Vloer en entree controleren
2 personen
33
Tafels naar de zaal brengen
4 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen opstellen
3 personen
36
Standplaatsen nummeren
2 personen
37
Standhouders ontvangen
3 personen
38
Standhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
39
Verkooptafels inrichten
6 personen
40
Entreebalie opbouwen
2 personen
41
Garderobe inrichten
2 personen
42
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
43
Muziek testen
2 personen
44
Koffiepunt inrichten
2 personen
45
Koelboxen vullen
2 personen
46
Hapjes klaarzetten
2 personen
47
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
48
Entreebord plaatsen
49
Toiletten controleren

Event

50
Kassa bemannen
2 personen
51
Bezoekers ontvangen
2 personen
52
Garderobe bemannen
53
Informatiepunt bemannen
54
Standhouders ondersteunen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Hapjes serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
58
Afval verzamelen
59
Toiletten tussentijds controleren
60
Muziekvolume controleren
61
Laatste bezoekers informeren
2 personen
62
Kassa afsluiten
2 personen
63
Garderobe afsluiten
64
Standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

65
Verkooptafels leegmaken
6 personen
66
Tafels inklappen
4 personen
67
Stoelen stapelen
3 personen
68
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
69
Catering afbreken
2 personen
70
Servies afwassen
2 personen
71
Koelboxen legen
72
Afval verzamelen
2 personen
73
Zaal vegen
2 personen
74
Zaal dweilen
2 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
77
Decoratie verwijderen
2 personen
78
Materialen sorteren
2 personen
79
Voorraad inpakken
2 personen
80
Gevonden voorwerpen verzamelen
81
Locatie-eindcontrole uitvoeren
2 personen
82
Locatie afsluiten
2 personen
83
Materialen retourneren
2 personen
84
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
85
Overgebleven catering verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 42
Stoelenaantal 24
Klaptafel entree
Klaptafel cateringaantal 2
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6
Kassabox
Pinapparaat
Rekenmachineaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Steekwagensaantal 2
Laptop
USB-sticksaantal 2
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 4
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Scharenaantal 4
Keukenmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Krattenaantal 12
Opbergbakkenaantal 8
Koelmattenaantal 8
Thermometer

Decoratie

Tafelkledenaantal 42
Wegwerp tafelrokkenaantal 4
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Nummerbordjesaantal 42
Pijlbordenaantal 12
Entreebord
Informatiebordenaantal 4
Prikbordenaantal 4
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Tafelnummersaantal 42
Wasknijpersaantal 50
Touwaantal 2
Stiftenaantal 2
Permanentmarkersaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Balpennenaantal 20

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalbakken voor statiegeldaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Stofzuiger
Rubberhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Tips

Vraag standhouders bij hun aanmelding naar het gewenste tafelformaat en aantal tafels. Deel de standplaatsen pas definitief in nadat de aanmeldingen zijn verwerkt; zo voorkom je lege vakken en last-minute verschuivingen.
Plan promotie in twee rondes: publiceer het evenement zodra datum en locatie vaststaan en hang gedrukte posters minimaal 2 tot 3 weken vooraf op. Vermeld entreeprijs, openingstijd en aanmeldinformatie duidelijk.
Maak uiterlijk een week voor de platenbeurs een plattegrond met genummerde standplaatsen. Stuur die samen met de praktische informatie naar alle bevestigde standhouders, inclusief opbouwtijd en route naar hun tafel.
Regel entree en betalingen niet pas op de ochtend zelf. Test het pinapparaat, leg wisselgeld in de kassabox en houd een rekenmachine achter de klaptafel bij de entree; noteer ook wie de kassa beheert.
Controleer de stroom en catering tijdens de laatste voorbereidingsronde. Tel verlengkabels en stekkerdozen, laad de lampen op en zet koffiezetapparaten, thermoskannen, bekers en water klaar voordat de eerste standhouders binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een platenbeurs?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Zet promotie uiterlijk 3 weken voor de beurs online en hang posters daarna verspreid op.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een platenbeurs?: Dat hangt af van het aantal bevestigde standhouders en hun afgesproken tafelformaat. Vraag dit bij de aanmelding uit en maak 1 week vooraf een definitieve indeling met genummerde plaatsen.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een platenbeurs?: Nodig standhouders uit zodra datum, locatie en beschikbare ruimte bevestigd zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Bevestig hun plaats nadat de aanmelding en het tafelformaat zijn gecontroleerd.
Wat moet je op de dag van een platenbeurs als eerste doen?: Zet eerst de tafels, stoelen en nummerbordjes volgens de plattegrond klaar en controleer daarna stroom, entree en bewegwijzering. Begin idealiter 2 tot 3 uur voor opening, zodat standhouders rustig kunnen opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.