Organiser un salon du disque, étape par étape

Un salon du disque repose sur une organisation précise des exposants, des tables et de l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis fixe rapidement le format des tables et le nombre d’emplacements disponibles. Les inscriptions, le plan de salle et la communication doivent avancer ensemble, car chaque exposant confirmé modifie la répartition. Termine par la caisse, la signalétique, les branchements et la restauration : ce sont les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Rédiger le texte promotionnel
4
Publier l’événement en ligne
5
Concevoir les affiches
6
Faire imprimer les affiches
7
Accrocher les affiches
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Confirmer les exposants
10
Mettre à jour la liste des exposants
11
Harmoniser le format des tables
12
Répartir les emplacements
2 personnes
13
Informer les exposants
14
Créer le plan
15
Déterminer le prix d’entrée
2 personnes
16
Concevoir le panneau d'entrée
17
Préparer le mode de paiement
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Recueillir les besoins alimentaires
20
Commander le catering
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Prévoir la caisse et la monnaie
2 personnes
23
Composer la sélection musicale
24
Préparer la signalétique
25
Créer les numéros de table
26
Imprimer les informations visiteurs
27
Vérifier les stocks
2 personnes
28
Faire les courses
2 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Rassembler le matériel
2 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
33
Apporter les tables dans la salle
4 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Numéroter les emplacements
2 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
39
Installer les tables de vente
6 personnes
40
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
41
Aménager le vestiaire
2 personnes
42
Raccorder la sonorisation
2 personnes
43
Tester la musique
2 personnes
44
Mettre en place le point café
2 personnes
45
Remplir les glacières
2 personnes
46
Préparer les en-cas
2 personnes
47
Installer la signalisation
2 personnes
48
Installer le panneau d’entrée
49
Vérifier les toilettes

Événement

50
Tenir la caisse
2 personnes
51
Accueillir les visiteurs
2 personnes
52
Tenir le vestiaire
53
Tenir le point d'information
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir des amuse-bouches
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
58
Rassembler les déchets
59
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
60
Vérifier le volume de la musique
61
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Fermer le vestiaire
64
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

65
Vider les tables de vente
6 personnes
66
Replier les tables
4 personnes
67
Empiler les chaises
3 personnes
68
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
69
Démonter le service traiteur
2 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Vider les glacières
72
Rassembler les déchets
2 personnes
73
Balayer la salle
2 personnes
74
Passer la serpillière dans la salle
2 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Retirer la signalétique
2 personnes
77
Retirer la décoration
2 personnes
78
Trier les matériaux
2 personnes
79
Emballer le matériel
2 personnes
80
Rassembler les objets trouvés
81
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes
82
Fermer le lieu
2 personnes
83
Retourner les matériels
2 personnes
84
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
85
Traiter les restes de restauration

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 42
Chaisesqté 24
Table pliante d’entrée
Table pliante cateringqté 2
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 80
Tabouretsqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Calculatriceqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloireqté 2
Machines à caféqté 2
Diablesqté 2
Ordinateur portable
Clés USBqté 2
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 4
Petits bolsqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 4
Couteaux de cuisineqté 2
Verres doseursqté 2
Caissesqté 12
Bacs de rangementqté 8
Tapis rafraîchissantsqté 8
Thermomètre

Décoration

Nappesqté 42
Nappes jetablesqté 4
Guirlandesqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Numéros de tableqté 42
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’entrée
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux d’affichageqté 4
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100
Numéros de tableqté 42
Pinces à lingeqté 50
Cordeqté 2
Marqueursqté 2
Marqueurs permanentsqté 6
Blocs-notesqté 6
Stylos à billeqté 20

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles pour les consignesqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Aspirateur
Gants en caoutchoucqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Pilesqté 24

Conseils

Confirme la date, le lieu et le format des tables avant d’inviter les exposants. Garde une liste à jour avec, pour chacun, le nombre de tables demandé et ses besoins particuliers.
Lance les invitations au moins 8 à 10 semaines avant le salon. Demande une confirmation ferme avec une date limite, puis relance les exposants non-répondants 7 jours avant cette échéance.
Établis le plan de salle dès que 80 % des emplacements sont attribués. Numérote chaque table et envoie le plan final aux exposants au plus tard 5 jours avant l’ouverture.
Prépare la caisse avec suffisamment de monnaie et teste le terminal de paiement la veille. Compte aussi une personne dédiée à l’entrée pendant les 30 premières minutes, quand les files sont généralement les plus longues.
Prévois l’installation technique avant l’arrivée des exposants : rallonges, multiprises, éclairage, haut-parleurs et microphone doivent être testés au moins 2 heures avant l’ouverture. Réserve également un espace clairement identifié pour le catering et les boissons chaudes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du disque ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les exposants, imprimer les affiches et finaliser le plan de salle au moins 5 jours avant l’événement.
Quand faut-il inviter les exposants pour un salon du disque ?: Envoie les invitations 8 à 10 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse environ 6 semaines avant le salon, puis confirme les emplacements une fois les inscriptions vérifiées.
Comment répartir les tables dans un salon du disque ?: Attribue les tables après avoir fixé leur format et la circulation nécessaire entre les rangées. Finalise le plan quand environ 80 % des exposants sont confirmés et communique les numéros de table au moins 5 jours à l’avance.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un salon du disque ?: Pour un salon de taille moyenne, prévois au moins 4 bénévoles : deux à l’accueil et à la caisse, un pour orienter les exposants et un pour l’installation et les imprévus. Ajoute une personne si l’ouverture attire plus de 100 visiteurs en même temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.