Cómo organizar una feria de discos sin perder el control

Una feria de discos funciona cuando la logística de los expositores queda cerrada antes de empezar a promocionar. Primero confirma la fecha y el espacio; después reúne a los vendedores, define sus puestos y dibuja el plano. En paralelo, prepara la entrada, los cobros, la comida y el sonido. El día del evento, la numeración de las mesas, los carros de mano y la señalización evitan atascos y preguntas repetidas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Invitar a los expositores
2 personas
3
Redactar texto promocional
4
Publicar el evento en línea
5
Diseñar carteles
6
Mandar imprimir los carteles
7
Colgar pósters
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Fijar los soportes de los puestos
10
Actualizar la lista de expositores
11
Ajustar el tamaño de las mesas
12
Asignar puestos
2 personas
13
Informar a los responsables de los stands
14
Hacer el plano
15
Determinar el precio de entrada
2 personas
16
Diseñar el cartel de entrada
17
Preparar el método de pago
2 personas
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Recoger preferencias dietéticas
20
Pedir el catering
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Gestionar la caja y el cambio
2 personas
23
Preparar la selección musical
24
Preparar la señalización
25
Hacer tarjetas con números
26
Imprimir información para visitantes
27
Comprobar el inventario
2 personas
28
Hacer la compra
2 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Reunir los materiales
2 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
33
Llevar las mesas al salón
4 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Numerar los puestos
2 personas
37
Recibir a los expositores
3 personas
38
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
39
Montar las mesas de venta
6 personas
40
Montar el mostrador de entrada
2 personas
41
Montar el guardarropa
2 personas
42
Conectar el equipo de sonido
2 personas
43
Probar la música
2 personas
44
Montar el punto de café
2 personas
45
Llenar las neveras portátiles
2 personas
46
Preparar los aperitivos
2 personas
47
Colocar la señalización
2 personas
48
Colocar el cartel de entrada
49
Comprobar los baños

Evento

50
Atender la caja
2 personas
51
Recibir a los visitantes
2 personas
52
Atender el guardarropa
53
Atender el punto de información
54
Apoyar a los expositores
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir aperitivos
2 personas
57
Rellenar las bebidas
58
Recoger la basura
59
Comprobar los baños periódicamente
60
Comprobar el volumen de la música
61
Informar a los últimos visitantes
2 personas
62
Cerrar la caja
2 personas
63
Cerrar el guardarropa
64
Despedir a los expositores
3 personas

Seguimiento

65
Vaciar las mesas de venta
6 personas
66
Plegar las mesas
4 personas
67
Apilar las sillas
3 personas
68
Apagar el sistema de sonido
2 personas
69
Desmontar el catering
2 personas
70
Lavar la vajilla
2 personas
71
Vaciar neveras portátiles
72
Recoger la basura
2 personas
73
Barrer la sala
2 personas
74
Fregar la sala
2 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Retirar la señalización
2 personas
77
Retirar la decoración
2 personas
78
Clasificar los materiales
2 personas
79
Empaquetar el material
2 personas
80
Recoger objetos perdidos
81
Realizar la inspección final del lugar
2 personas
82
Cerrar el recinto
2 personas
83
Devolver los materiales
2 personas
84
Guardar los ingresos de forma segura
2 personas
85
Gestionar el catering sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 42
Sillascant. 24
Mesa plegable de entrada
Catering de mesa plegablecant. 2
Percherocant. 2
Perchascant. 80
Taburetescant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas recargablescant. 6
Caja registradora
Máquina de sellado
Calculadoracant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Hervidor de aguacant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Carros de manocant. 2
Portátil
Memorias USBcant. 2
Estaciones de cargacant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Cucharonescant. 4
Cuencoscant. 8

Cocina

Bandejas de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Tijerascant. 4
Cuchillos de cocinacant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cajonescant. 12
Cajas de almacenamientocant. 8
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Termómetro

Decoración

Mantelescant. 42
Faldas de mesa desechablescant. 4
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Placas numeradascant. 42
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de entrada
Paneles informativoscant. 4
Tableros de corchocant. 4
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Números de mesacant. 42
Pinzas de la ropacant. 50
Cuerdacant. 2
Rotuladorescant. 2
Rotuladores permanentescant. 6
Bloc de notascant. 6
Bolígrafoscant. 20

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores para el sistema de depósitocant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Aspiradora
Guantes de gomacant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4
Bateríascant. 24

Consejos

Cierra las inscripciones antes de asignar las mesas. Actualiza una única lista de expositores con sus necesidades y comunica el número de puesto cuando el plano esté definido.
No esperes a la última semana para promocionar la feria: prepara el texto, publica el evento en línea e imprime los carteles con tiempo suficiente para colocarlos en distintos puntos.
Mide el espacio real de cada mesa antes de fijar los soportes. Deja pasillos utilizables y marca cada puesto con tarjetas numeradas para que los expositores sepan dónde descargar.
Separa la entrada de la zona de venta y prueba el método de pago antes de abrir. Ten preparada la caja registradora, la calculadora y el cambio para no detener la cola por una sola compra.
Comprueba el catering y las preferencias dietéticas varios días antes. Revisa también termos, máquinas de café, vasos reutilizables, altavoces, cables alargadores y regletas antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de discos?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero la fecha y la ubicación, y deja las últimas 2 semanas para cerrar expositores, plano, carteles, cobros y compras.
¿Cuándo debo asignar los puestos a los expositores?: Asígnalos cuando las inscripciones estén cerradas y hayas ajustado el tamaño de las mesas, normalmente entre 7 y 10 días antes. Envía el número de puesto y el plano en el mismo mensaje.
¿Cuánto cambio necesito preparar para la entrada?: Prepara cambio para cubrir como mínimo las primeras 30 entradas, mezclando monedas y billetes pequeños. Cuenta la caja antes de abrir y vuelve a cuadrarla al terminar.
¿Cuándo se prepara el catering de una feria de discos?: Recoge las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes y encarga el catering después de cerrar la cifra de asistentes. Revisa las cantidades y el material de servicio la víspera.

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