Schallplattenbörse organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Bei einer Schallplattenbörse entscheidet die Standplanung über den Ablauf am Veranstaltungstag. Kläre zuerst Datum, Ort und Tischformat, bevor du Aussteller einlädst. Danach folgen Werbung, Anmeldungen, Standplatzverteilung und die Vorbereitung von Eintritt, Kasse und Beschilderung. Plane außerdem früh, wer den Aufbau, die Einweisung und die Ausgabe von Getränken übernimmt. Gerade Lageplan, Wechselgeld, Strom und Nummernschilder werden häufig zu spät erledigt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Standbetreiber einladen
2 Personen
3
Werbetext erstellen
4
Veranstaltung online veröffentlichen
5
Poster gestalten
6
Poster drucken lassen
7
Poster aufhängen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Standbetreiber bestätigen
10
Ausstellerliste aktualisieren
11
Tischformat abstimmen
12
Standplätze einteilen
2 Personen
13
Standbetreiber informieren
14
Lageplan erstellen
15
Eintrittspreis festlegen
2 Personen
16
Eintrittsschild gestalten
17
Zahlungsart vorbereiten
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Ernährungswünsche erfassen
20
Catering bestellen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Kasse und Wechselgeld regeln
2 Personen
23
Musikauswahl zusammenstellen
24
Beschilderung vorbereiten
25
Nummernschilder machen
26
Besucherinformationen drucken
27
Bestand prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
2 Personen
29
Getränke kühlen
2 Personen
30
Materialien zusammenstellen
2 Personen
31
Location öffnen
2 Personen
32
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
33
Tische in den Saal bringen
4 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Standplätze nummerieren
2 Personen
37
Aussteller empfangen
3 Personen
38
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
39
Verkaufstische einrichten
6 Personen
40
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
41
Garderobe einrichten
2 Personen
42
Musikanlage anschließen
2 Personen
43
Musik testen
2 Personen
44
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
45
Kühlboxen füllen
2 Personen
46
Snacks bereitstellen
2 Personen
47
Beschilderung anbringen
2 Personen
48
Eingangsschild aufstellen
49
Toiletten kontrollieren

Event

50
Kasse bedienen
2 Personen
51
Besucher empfangen
2 Personen
52
Garderobe besetzen
53
Infostand besetzen
54
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Snacks servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
58
Abfall sammeln
59
Toiletten zwischendurch kontrollieren
60
Lautstärke der Musik kontrollieren
61
Letzte Besucher informieren
2 Personen
62
Kasse abschließen
2 Personen
63
Garderobe abschließen
64
Aussteller verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Verkaufstische leer räumen
6 Personen
66
Tische zusammenklappen
4 Personen
67
Stühle stapeln
3 Personen
68
Anlage ausschalten
2 Personen
69
Catering abbauen
2 Personen
70
Geschirr abwaschen
2 Personen
71
Kühlboxen leeren
72
Abfall sammeln
2 Personen
73
Saal kehren
2 Personen
74
Saal wischen
2 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Beschilderung entfernen
2 Personen
77
Dekoration entfernen
2 Personen
78
Materialien sortieren
2 Personen
79
Vorrat einpacken
2 Personen
80
Fundsachen sammeln
81
Abschlusskontrolle der Location durchführen
2 Personen
82
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
83
Materialien zurückgeben
2 Personen
84
Einnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
85
Übrig gebliebenes Catering verwerten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 42
StühleAnz. 24
Klapptafel Eingang
Catering-KlapptischAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
HockerAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
Kassabox
Kartenterminal
TaschenrechnerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
Laptop
USB-SticksAnz. 2
LadestationenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
ServierplattenAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 4
SchälchenAnz. 8

Küche

ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ScherenAnz. 4
KüchenmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
KistenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 8
KühlmattenAnz. 8
Thermometer

Dekoration

TischdeckenAnz. 42
Einweg-TischröckeAnz. 4
GirlandenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
NummerntafelnAnz. 42
WegweiserAnz. 12
Eingangsschild
InfotafelnAnz. 4
PinnwändeAnz. 4
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
TischnummernAnz. 42
WäscheklammernAnz. 50
SeilAnz. 2
StifteAnz. 2
PermanentmarkerAnz. 6
NotizblöckeAnz. 6
KugelschreiberAnz. 20

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Pfandflaschen-SammelbehälterAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
Staubsauger
GummihandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Tipps

Lege Tischformat und maximale Standgröße fest, bevor du Anmeldungen annimmst. So kannst du die Standplätze realistisch einteilen und vermeidest spätere Umzüge.
Lade Standbetreiber frühzeitig ein und setze eine klare Anmeldefrist. Aktualisiere die Ausstellerliste nach jeder Zu- oder Absage, nicht erst in der letzten Woche.
Erstelle den Lageplan und die Nummernschilder spätestens 3 bis 5 Tage vor der Börse. Informiere jeden Aussteller vorab über Standnummer, Anlieferung und Aufbauzeit.
Bereite Eintrittsschild, Kassabox, Kartenterminal und Wechselgeld gemeinsam vor. Prüfe am Vortag außerdem Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Mikrofon.
Bestelle Catering erst, wenn die Zahl der Aussteller und Helfer feststeht, und erfasse Ernährungswünsche vorher. Für Kaffee- und Getränkeservice brauchst du einen eigenen Tisch sowie Thermoskannen, Becher und Geschirr.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Schallplattenbörse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Suche nach Standbetreibern. Werbung und Anmeldungen können danach parallel laufen; die genaue Standaufteilung sollte spätestens 2 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte ich die Aussteller einer Schallplattenbörse einladen?: Lade Standbetreiber idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Börse ein und gib eine Anmeldefrist von mindestens 3 Wochen. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen und die Ausstellerliste zu bestätigen.
Wie plane ich die Stände bei einer Schallplattenbörse?: Sammle zuerst das gewünschte Tischformat und teile dann die Standplätze nach der tatsächlich verfügbaren Fläche ein. Erstelle den Lageplan spätestens 5 Tage vorher und schicke Standnummer und Aufbauhinweise an alle Aussteller.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für eine Schallplattenbörse?: Plane für die Kasse mindestens 10 bis 20 Wechselgeld-Einheiten pro erwarteten 100 Gästen ein, verteilt auf kleine Scheine und Münzen. Prüfe zusätzlich am Vortag, ob das Kartenterminal geladen und die Zahlungsart ausgeschildert ist.

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