Zo organiseer je een pitchavond zonder tijdverlies

Begin een pitchavond niet met de uitnodiging, maar met de randvoorwaarden: locatie, programma, pitchcategorieën en maximale spreektijd. Daarna bouw je de selectie op, leg je jurycriteria vast en geef je kandidaten duidelijke presentatierichtlijnen. Regel techniek en catering pas zodra het aantal deelnemers en pitches bekend is. Controleer presentaties vooraf en maak back-ups, want een pitchavond loopt snel uit wanneer bestanden of microfoons niet werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Pitchcategorieën bepalen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Pitchkandidaten benaderen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Pitchselectie afronden
3 personen
11
Pitchvolgorde vastleggen
2 personen
12
Sprekers bevestigen
13
Juryleden uitnodigen
14
Jurycriteria opstellen
2 personen
15
Scoreformulieren maken
16
Presentatierichtlijnen versturen
17
Presentaties verzamelen
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Back-ups van presentaties maken
20
Catering reserveren
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Programmaboekjes printen
24
Routebordjes maken
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Presentaties klaarzetten
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Ruimtes controleren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Podiumzone inrichten
3 personen
34
Presentatiesysteem aansluiten
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Presentaties testen
2 personen
37
Verlichting instellen
2 personen
38
Registratietafel inrichten
2 personen
39
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
41
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
42
Hapjes klaarzetten
3 personen
43
Jurytafel inrichten
2 personen
44
Briefing voor vrijwilligers
4 personen

Event

45
Sprekers ontvangen
2 personen
46
Gasten registreren
3 personen
47
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
48
Opening verzorgen
49
Pitchrondes begeleiden
2 personen
50
Pitchtijd bewaken
51
Microfoons beheren
52
Juryformulieren uitdelen
53
Vragenronde begeleiden
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dinerbuffet serveren
4 personen
57
Servies verzamelen
2 personen
58
Juryuitslag verwerken
3 personen
59
Winnaar bekendmaken
60
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
61
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Restanten veilig opbergen
2 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Ruimte schoonmaken
3 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Presentaties archiveren
71
Bedankbericht versturen
72
Prijs aan winnaar verzenden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Spreektafel
Jurytafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Waterglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Aluminium serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Digitale timersaantal 2

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerlampjesaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Routebordjesaantal 6
Prikbordenaantal 2
Afzetpalenaantal 4
Lintenaantal 2

Registratie

Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Registratieklembordenaantal 4
Balpennenaantal 30
Programmaboekjesaantal 80
Scoreformulierenaantal 20
Stembussenaantal 2
Stembriefjesaantal 100
Pennenbakjesaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekker
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de totale avondindeling en houd per pitch een vaste tijd aan, inclusief wisselen en vragen. Leg de pitchvolgorde uiterlijk enkele dagen vooraf vast en bevestig die aan alle sprekers.
Maak het aanmeldformulier meteen concreet met categorie, contactgegevens en dieetwensen. Sluit de aanmelding op een vaste datum, zodat je tijd houdt voor selectie, bevestiging en het programma.
Geef presentatierichtlijnen met een bestandsformaat, maximale duur en uiterste inleverdatum. Controleer alle bestanden vooraf op de laptop en bewaar minstens één back-up op een tweede medium.
Laat juryleden vóór de avond dezelfde criteria en scoreformulieren ontvangen. Gebruik bijvoorbeeld criteria zoals probleem, oplossing, onderbouwing en presentatie, zodat scores vergelijkbaar blijven.
Richt de ruimte in op de publieksbeweging: stoelen richting scherm, een aparte jurytafel en een duidelijke spreekplek. Test beamer, scherm, actieve speakers, microfoons en presentatieklikker vóór ontvangst van de gasten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een pitchavond?: Reken voor een pitchavond met 10 kandidaten op ongeveer 2,5 tot 3 uur, afhankelijk van de spreektijd en vragenronde. Reserveer per kandidaat naast de pitch ook 3 tot 5 minuten voor wisselen en feedback.
Wanneer moet ik kandidaten voor een pitchavond uitnodigen?: Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmelding uiterlijk 2 weken voor de avond, zodat je selectie, pitchvolgorde en bevestigingen nog rustig kunt afronden.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een pitchavond?: Plan minimaal 3 juryleden voor een betrouwbare beoordeling en wijs één persoon aan als voorzitter. Stuur de criteria en scoreformulieren ten minste 7 dagen vooraf, zodat iedereen dezelfde uitleg gebruikt.
Wanneer moet ik presentaties voor een pitchavond verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 48 uur vóór de pitchavond op. Controleer ze daarna op formaat, lettertypen, video en geluid, en maak direct een back-up voordat de bestanden op de presentatielaptop komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.