Cómo organizar una noche de pitch sin perder el control

Una noche de pitch funciona cuando la selección, el programa y la parte técnica se cierran en ese orden. Empieza reservando el lugar y definiendo las categorías; después abre las inscripciones y confirma quién presenta. El jurado necesita criterios y hojas de puntuación antes de recibir a los ponentes. En paralelo, revisa cada presentación, guarda una copia de seguridad y comprueba que portátil, proyector, pantalla, sonido y micrófonos sean compatibles en la sala.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar el programa
2 personas
3
Definir las categorías de pitch
2 personas
4
Crear formulario de inscripción
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
7
Contactar a los candidatos al pitch
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Cerrar la selección de pitches
3 personas
11
Fijar el orden de presentación
2 personas
12
Confirmar ponentes
13
Invitar a los miembros del jurado
14
Establecer criterios del jurado
2 personas
15
Preparar las hojas de puntuación
16
Enviar las pautas de presentación
17
Recopilar las presentaciones
18
Revisar las presentaciones
2 personas
19
Hacer copias de seguridad de las presentaciones
20
Reservar el catering
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
23
Imprimir los folletos del programa
24
Hacer carteles de ruta
25
Hacer la compra
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Preparar las presentaciones
2 personas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Comprobar los espacios
2 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Montar la zona del escenario
3 personas
34
Conectar el sistema de presentación
2 personas
35
Probar los micrófonos
2 personas
36
Probar presentaciones
2 personas
37
Configurar la iluminación
2 personas
38
Montar la mesa de registro
2 personas
39
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
40
Montar el bufé de catering
3 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Preparar los aperitivos
3 personas
43
Preparar la mesa del jurado
2 personas
44
Briefing para voluntarios
4 personas

Evento

45
Recibir a los ponentes
2 personas
46
Registrar a los invitados
3 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
48
Encargarse de la inauguración
49
Coordinar las rondas de pitch
2 personas
50
Controlar el tiempo de la presentación
51
Gestionar micrófonos
52
Repartir formularios del jurado
53
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Servir el bufé de cena
4 personas
57
Recoger la vajilla
2 personas
58
Procesar el veredicto del jurado
3 personas
59
Anunciar al ganador
60
Guiar el cóctel de networking
3 personas
61
Despedir a los últimos invitados
2 personas

Seguimiento

62
Apagar el equipo
2 personas
63
Guardar los restos de forma segura
2 personas
64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar el espacio
3 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Archivar presentaciones
71
Enviar mensaje de agradecimiento
72
Enviar el premio al ganador

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 10
Sillascant. 70
Mesas altascant. 4
Mesa de oradores
Mesa del jurado
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Vasos para aguacant. 90
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Bandejas de aluminio para servircant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentación
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Canaletas para cablescant. 8
Temporizadores digitalescant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Luces decorativascant. 8

Decoración

Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 6
Tableros de corchocant. 2
Postes separadorescant. 4
Cintascant. 2

Registro

Tarjetas de nombrecant. 80
Portabadgescant. 80
Portapapeles de registrocant. 4
Bolígrafoscant. 30
Programascant. 80
Hojas de puntuacióncant. 20
Urnas de votacióncant. 2
Papeletascant. 100
Portalápicescant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Limpiacristales
Cuboscant. 2
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Papeleracant. 6
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las categorías y el formulario de inscripción antes de enviar invitaciones. Pide también las preferencias dietéticas desde el primer registro para no tener que perseguir esa información al confirmar el catering.
Fija una fecha límite para las presentaciones y deja al menos 3 días para revisarlas. Guarda una copia en un segundo dispositivo y prueba los archivos en el portátil que se usará durante el evento.
Confirma el orden de presentación cuando termine la selección y envía las pautas con el tiempo asignado a cada ponente. Así puedes detectar a tiempo quién necesita adaptar el contenido o el formato.
Invita al jurado antes de cerrar el programa y envíale los criterios de evaluación junto con las hojas de puntuación. Tres o cuatro criterios concretos son más útiles que una valoración general sin instrucciones.
Haz una prueba técnica en la sala al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos inalámbricos y el clic de presentación; deja además una mesa del jurado y otra para los ponentes claramente identificadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de pitch?: Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva primero el lugar, define las categorías y prepara el formulario; deja los últimos 3 días para revisar presentaciones, confirmar ponentes y cerrar detalles técnicos.
¿Cuándo se debe cerrar la selección de los pitches?: Cierra la selección entre 7 y 10 días antes del evento. Después fija el orden, confirma a cada ponente y envía las pautas de presentación para evitar cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo hay que dejar para probar el equipo?: Reserva 2 horas antes de la llegada del público para la prueba técnica. Abre todos los archivos, comprueba imagen y sonido y prueba cada micrófono desde el lugar donde hablará el ponente.
¿Cuántas copias de las presentaciones conviene preparar?: Guarda al menos 2 copias: una en el portátil del evento y otra en un dispositivo o ubicación diferente. Reúne los archivos definitivos como máximo 3 días antes y evita sustituirlos sin volver a probarlos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.