Organiser une soirée de pitch sans perdre le fil

Une soirée de pitch réussie repose sur une séquence simple : cadrer les catégories, recueillir les candidatures, sélectionner les intervenants, puis verrouiller le passage et la technique. Commencez par le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à contrôler les présentations, les besoins alimentaires, le jury et le matériel de projection. Prévoyez aussi la circulation des invités : badges, panneaux, tables, chaises et espace dédié au jury évitent les improvisations à l’arrivée.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le programme
2 personnes
3
Définir les catégories du pitch
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Contacter les candidats au pitch
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Finaliser la sélection des pitches
3 personnes
11
Définir l’ordre de passage
2 personnes
12
Confirmer les intervenants
13
Inviter les membres du jury
14
Établir les critères du jury
2 personnes
15
Créer les feuilles de score
16
Envoyer les consignes de présentation
17
Rassembler les présentations
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Faire des copies de sauvegarde des présentations
20
Réserver le catering
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer les livrets du programme
24
Créer des panneaux de direction
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Préparer les présentations
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier les espaces
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Aménager la zone de scène
3 personnes
34
Brancher le système de présentation
2 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Tester les présentations
2 personnes
37
Régler l’éclairage
2 personnes
38
Installer la table d'inscription
2 personnes
39
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Installer la table du jury
2 personnes
44
Briefing pour les bénévoles
4 personnes

Événement

45
Accueillir les intervenants
2 personnes
46
Enregistrer les invités
3 personnes
47
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
48
Assurer l’ouverture
49
Animer les tours de pitch
2 personnes
50
Surveiller le temps de pitch
51
Gérer les micros
52
Distribuer les formulaires du jury
53
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir le buffet du dîner
4 personnes
57
Rassembler la vaisselle
2 personnes
58
Traiter les résultats du jury
3 personnes
59
Annoncer le vainqueur
60
Animer le cocktail networking
3 personnes
61
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer l’espace
3 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Archiver les présentations
71
Envoyer un message de remerciement
72
Remettre le prix au gagnant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Table de prise de parole
Table du jury
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 12
Louches à soupeqté 4
Plateaux de service en aluminiumqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Minuteurs numériquesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6
Panneaux d’affichageqté 2
Poteaux de balisageqté 4
Rubansqté 2

Inscription

Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Supports rigides d’inscriptionqté 4
Stylos à billeqté 30
Brochures du programmeqté 80
Feuilles de scoreqté 20
Urnes de voteqté 2
Bulletins de voteqté 100
Pots à stylosqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclette de sol
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Poubellesqté 6
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le lieu et le programme, puis fixez une date limite d’inscription au moins 2 semaines avant la soirée. Sans cette échéance, la sélection des pitches et l’ordre de passage restent instables jusqu’au dernier moment.
Dans le formulaire, demandez le titre du pitch, la durée, les besoins techniques et les contraintes alimentaires. Relancez les candidats 5 à 7 jours avant la clôture afin de ne pas découvrir un besoin de micro ou de projection le jour J.
Arrêtez la sélection et l’ordre de passage au moins 5 jours avant l’événement. Envoyez ensuite les consignes de présentation et récupérez chaque fichier dans un dossier unique, avec une copie de sauvegarde sur un second support.
Donnez au jury des critères écrits et des feuilles de score avant l’ouverture des portes. Une grille courte, avec 3 à 5 critères et une échelle identique pour tous, accélère la décision et limite les débats flous.
Faites une répétition technique 2 à 3 heures avant l’accueil : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, microphones sans fil et cliqueur. Installez séparément la table de prise de parole et la table du jury, puis vérifiez que chaque présentation s’affiche correctement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de pitch ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, la sélection, le jury, le catering et les vérifications techniques.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une soirée de pitch ?: Fermez les inscriptions au moins 2 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de sélectionner les pitches, confirmer les intervenants et établir l’ordre de passage.
Quand envoyer les présentations aux organisateurs ?: Demandez les fichiers 5 à 7 jours avant la soirée, puis contrôlez-les un par un. Conservez une copie de sauvegarde et prévoyez une dernière vérification technique le jour même.
Combien de temps avant faut-il réunir le jury ?: Invitez les membres du jury au moins 3 semaines à l’avance et envoyez les critères de notation 7 jours avant. Confirmez leur présence une dernière fois 48 heures avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.