Einen Pitch-Abend strukturiert organisieren
Bei einem Pitch-Abend entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob die Veranstaltung pünktlich und fair abläuft. Beginne mit Location, Programm und Pitch-Kategorien, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Jury, Bewertungskriterien und die technische Prüfung der Präsentationen. Plane außerdem feste Fristen für Referenten, Backups, Catering und den Aufbau ein – gerade bei Präsentationen und Technik entstehen sonst am Veranstaltungstag die größten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Programm festlegen
2 Personen
- 3
Pitch-Kategorien festlegen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Pitch-Kandidaten ansprechen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Pitch-Auswahl abschließen
3 Personen
- 11
Pitch-Reihenfolge festlegen
2 Personen
- 12
Referenten bestätigen
- 13
Jurymitglieder einladen
- 14
Jurykriterien festlegen
2 Personen
- 15
Wertungsbogen erstellen
- 16
Präsentationsrichtlinien versenden
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Präsentationen prüfen
2 Personen
- 19
Backups von Präsentationen erstellen
- 20
Catering reservieren
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 23
Programmhefte drucken
- 24
Wegweiser erstellen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Getränke kühlen
2 Personen
- 27
Catering vorbereiten
3 Personen
- 28
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Räume kontrollieren
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 34
Präsentationssystem anschließen
2 Personen
- 35
Mikrofone testen
2 Personen
- 36
Präsentationen testen
2 Personen
- 37
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 39
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 41
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 42
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 43
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 44
Briefing für Freiwillige
4 Personen
Event
- 45
Referenten empfangen
2 Personen
- 46
Gäste registrieren
3 Personen
- 47
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 48
Eröffnung betreuen
- 49
Pitchrunden betreuen
2 Personen
- 50
Pitch-Zeit überwachen
- 51
Mikrofone verwalten
- 52
Juryformulare austeilen
- 53
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Snacks servieren
3 Personen
- 56
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 57
Geschirr sammeln
2 Personen
- 58
Juryergebnis verarbeiten
3 Personen
- 59
Gewinner bekanntgeben
- 60
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 61
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 64
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Raum reinigen
3 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Präsentationen archivieren
- 71
Dankesnachricht versenden
- 72
Preis an den Gewinner senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 10
- StühleAnz. 70
- StehtischeAnz. 4
- Rednertisch
- Jurytisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- WassergläserAnz. 90
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierbretterAnz. 8
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- SuppenkellenAnz. 4
- Aluminium-ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 8
- Digitale TimerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- StimmungslichterAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- PinnwändeAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 4
- BänderAnz. 2
Registrierung
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- RegistrierklemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 30
- ProgrammhefteAnz. 80
- WertungsbögenAnz. 20
- WahlurnenAnz. 2
- StimmzettelAnz. 100
- StiftehalterAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Bodenabzieher
- EimerAnz. 2
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm, Pitch-Kategorien und Anmeldefrist gemeinsam fest, bevor die Einladungen rausgehen. So wissen Bewerber früh, welche Vorgaben gelten und wie viele Plätze tatsächlich verfügbar sind.
- Schließe die Pitch-Auswahl mindestens 10 bis 14 Tage vorher ab. Bestätige danach Referenten und Reihenfolge und verschicke die Präsentationsrichtlinien mit einem klaren Abgabetermin.
- Gib der Jury vor dem Abend schriftliche Kriterien und einen Wertungsbogen. Eine kurze Einweisung von 15 Minuten verhindert unterschiedliche Maßstäbe und fehlende Bewertungen zwischen den Pitches.
- Sammle alle Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn und prüfe jede Datei am vorgesehenen Laptop mit Beamer und Leinwand. Lege zusätzlich zwei Backups an, etwa auf einem USB-Stick und einem zweiten Gerät.
- Plane den Aufbau mit getrennten Bereichen für Redner, Jury und Gäste. Stelle Mikrofonständer, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker vor Einlass bereit und kontrolliere den ersten Pitch vollständig.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Pitch-Abend organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit der Location, dem Programm und den Pitch-Kategorien. Für Jury, Referenten, Catering und Technik solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verbindliche Zusagen haben.
- Wann sollte die Pitch-Auswahl abgeschlossen sein?
- Schließe die Auswahl idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Pitch-Abend ab. Danach bleiben genug Tage, um Absagen zu ersetzen, die Reihenfolge festzulegen und die Präsentationen einzusammeln.
- Wie viele Tage vorher müssen Präsentationen geprüft werden?
- Fordere die Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn an und prüfe sie auf dem tatsächlich verwendeten Laptop. Erstelle danach mindestens zwei Backups, damit ein defektes Gerät nicht den Ablauf stoppt.
- Was braucht die Jury für einen Pitch-Abend?
- Bereite pro Jurymitglied einen Wertungsbogen und die festgelegten Kriterien vor. Plane außerdem mindestens 15 Minuten für die Einweisung ein und stelle einen eigenen Jurytisch mit Schreibmaterial bereit.
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